Enge Vernetzung, funktionierende Kommunikationskanäle, regelmäßiger Austausch: Zwischen der IT-Abteilung und den Fachabteilungen in der öffentlichen Verwaltung sollte ein enger Kontakt bestehen, um die digitale Transformation meistern zu können. Für einen erfolgreichen Wandel gilt es, die technische Herausforderung als gemeinsame Aufgabe zu verstehen. Das bedeutet etwa, dass kleinere Konfigurationen an einer E-Akte-Lösung von Fachadministratoren vorgenommen werden, ohne dass dafür die Unterstützung der IT-Abteilung nötig ist.
Kennzeichenbildungsregeln, Rollenverwaltung, Aussonderungsregeln: Die Konfigurationen, die bei der Einführung einer E-Akte-Lösung vorgenommen werden müssen, betreffen unterschiedlichste Bereiche. Auch wenn die gewählte Standardlösung den Anforderungen voll und ganz entspricht, bleiben individuelle Anpassungen, die von den spezifischen Abläufen und Gegebenheiten einer Behörde abhängen. Nach welchen Regeln werden intern Aktenzeichen gebildet oder gemäß welcher Positionsbeschreibungen sollen Zugriffsberechtigungen gesteuert werden? Die Antworten auf diese Fragen unterscheiden sich teilweise von Abteilung zu Abteilung. Jede einzelne Konfiguration der IT-Abteilung zu überlassen, ist daher nicht nur umständlich und fehleranfällig, sondern vor allem zeitaufwändig.
Daher stehen bei nscale eGov zwei verschiedene Rollen zur Verfügung. Mitarbeitenden der IT-Abteilung wird in der Regel die Rolle des Administrators zugewiesen. Damit hat er die Berechtigung, Konfigurationen vorzunehmen, für die Vorwissen und ein hohes technisches Verständnis notwendig sind. Die zweite Rolle ist die des Fachadministrators, die Verantwortliche aus den einzelnen Fachabteilungen erhalten. Da hier weniger Know-how vorhanden ist, bietet das System weniger Konfigurationsmöglichkeiten, die einfacher gestaltet sind. So können Fachadministratoren ohne Unterstützung der IT-Abteilung kleinere Anpassungen umsetzen.
nscale Administrator – die gesamte Serverlandschaft im Blick
Mit der Rolle des Administrators geht also ein hohes Maß an Systemkenntnis und Wissen über das eingesetzte Betriebssystem einher. Daher kann er Anpassungen an allen Komponenten vornehmen, die zu nscale eGov gehören. Dies sind:
- nscale Storage Layer
- nscale Application Layer und nscale Application Layer Web
- Rendition Server
- nscale Pipeliner
- Monitoring Console
- CMIS Connector
- nscale Console
Alle diese Applikationen können auf separaten Maschinen laufen oder als Container bereitgestellt werden.
Einstellungen für Speicherung, Datenhaltung und Vorschau
Der nscale Storage Layer sorgt für die Speicherung aller physikalischen Dokumente sowie E-Mails und Dateien. Dafür ist beispielsweise einzustellen, welche Festplatten und Storage-System genutzt werden, und was passiert, wenn sich der Lebenszyklus eines Dokumentes verändert.
Das eigentliche Herz von nscale eGov bildet der Application Layer, der die Administration der Dokumentenbereiche mit der Erstellung von Objektklassen, Zugangskonten und Layouts beinhaltet. Für die Nutzung des Web-Clients steht zudem der Application Layer Web zur Verfügung, der die Informationen für den Anwender auf Browsersicht bereitstellt.
Eine der wohl wichtigsten Komponenten ist zudem der Rendition Server, der für die verschiedenen Vorschaufunktionen sorgt. Dank zahlreicher Plug-ins ist sowohl die Darstellung von Microsoft-Office-Dokumenten als auch die Erzeugung von durchsuchbaren PDF-Dateien möglich.
Massenimporte und umfassendes Monitoring
In Behörden ist es an der Tagesordnung, ganze Bescheidlaufe aus Fachanwendungen zu importieren. Der nscale Pipeliner überwacht Verzeichnisse und kann bis zu mehrere 100.000 Dateien in kurzer Zeit in nscale übertragen. Die Regeln hierfür legt der Administrator an zentraler Stelle fest.
Ähnlich ist es mit der Monitoring Console, die die mehreren 100 Sensoren von nscale eGov überwacht und automatisierte Meldungen bei Problemen sendet. Über standardisierte Schnittstellen können hieran weitere Monitoring Systeme zur Überwachung komplexer IT-Infrastrukturen angebunden werden.
Ebenfalls interessant sind der CMIS Connector, der einen Webservice bereitstellt, um Fachverfahren den Zugriff auf nscale zu erlauben, sowie die nscale Console. Letztere ermöglicht eine professionelle Gruppen- und Benutzerverwaltung. Der Administrator kann für jeden Bereich Gruppen anlegen, über die allen dort tätigen Mitarbeitenden eine bestimmte Rolle zugewiesen wird. Durch ein rollenbasiertes Rechtekonzept erhalten sie ausschließlich Zugriff auf Daten und Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen. Zudem können den Rollen Aufgaben zugeordnet werden. Über Sicherheits- und Geheimnisabstufungen können Informationen einem definierten Benutzerkreis zugänglich gemacht werden.
Smart Layouts für den Fachadministrator
Gerade der CMIS Connetor und die nsclae Console, sind auch für den Fachadministrator von Bedeutung, der unter anderem bei den Vergaben von Rollen für seine Bereich aktiv wird. Zwei weitere Funktionen, die nscale eGov dem Fachadminiatrator bietet, sind:
- smart Layout Designer
- Attributverwaltung
Mit dem smart Layout Designer, lassen sich einfach und schnell individuelle Such- sowie Ergebnismasken erstellen. Zwar stehen im Standard mehrere Masken zur Verfügung, doch für optimale Abläufe müssen diese zum Teil erweitert oder verändert werden. Per drag & drop können alle zur Verfügung stehenden Attribute oder Metadaten in eine Maske gezogen werden. Die Position des jeweiligen Attributs ist leicht veränderbar. Zudem ist es möglich, einzelne Felder als schreibgeschützt zu kennzeichnen, sodass sie von den Mitarbeitenden nicht bearbeitet werden können.
Metadaten bilden leicht gemacht
In den meisten Fällen stehen jedoch im Standard nicht alle Attribute zur Verfügung, die in der Verwaltung als Metadaten genutzt werden und auch in Suchmasken Anwendung finden sollen. Daher können Attribute neu gebildet werden. Beim Anlegen erhält das Attribut sowohl einen internen Namen als auch einen Anzeigennamen, den am Ende der Anwender sieht. Zudem wird der Datentyp ausgewählt, mit dem das jeweilige Feld zu füllen ist. Die gespeicherten Metadaten können nun problemlos auf ganze Vorgänge übertragen werden. Somit werden alle Daten, die unter diesem Vorgang gespeichert sind, automatisiert mit dem entsprechenden Attribut versehen.
Auch wenn smart Layouts und die Attributverwaltung die am häufigsten genutzten Funktionen von Fachadministratoren sind, können zahlreiche weitere individuelle Anpassungen an die jeweilige Behörde vorgenommen werden. Dazu gehören:
- Abschluss
- Anzeige/Ansichten
- Aussonderung
- Exportprofile
- Fachliches Protokoll
- Fachverfahren
- Historie
- Import
- Kennzeichen
- Löschverhalten
- Ordnervorlagen
- Organisation
- Papierkorb
Fazit
Die Einführung und vor allem Administration einer E-Akte-Lösung ist nur in Zusammenarbeit von IT-Abteilung und Fachabteilungen realisierbar. Daher stehen bei nscale eGov Konfigurationsmöglichkeiten für Beschäftigte der IT-Abteilungen, aber auch für den Fachadministrator, bereit. Damit kann die Administration als gemeinsame Aufgabe gesehen werden, sodass ein Wir-Gefühl hinsichtlich der digitalen Transformation entsteht.
