OZG, Rathaussanierung, Prozessoptimierung: Die Gründe für die Einführung einer E-Akte-Lösung bei der Stadt Siegburg waren vielfältig. Bei der Wahl des Systems legte man besonderen Wert auf Nutzerzentriertheit. Fündig wurde man bei der Ceyoniq Technology GmbH.
Bereits vor dem Hintergrund des OZG fiel bei der Stadt Siegburg die Entscheidung, eine E-Akte-Lösung einzuführen. Ein weiterer Treiber war die anstehende Rathaussanierung, die die Verlegung zahlreicher Arbeitsplätze ins Homeoffice erforderte. Dies ließ sich nur mit einer digitalen Schriftgutverwaltung umsetzen, die den Zugriff auf alle Dokumente von jedem Ort aus ermöglicht und dabei alle Vorgaben zum Datenschutz einhält. Gesucht wurde eine Lösung, die einfach handhabbar ist.
Bei einer Messe lernte man schließlich die Ceyoniq und nscale eGov kennen und war schnell überzeugt. „So haben wir uns eine E-Akte-Lösung schon immer vorgestellt“, erinnert sich Marc Langen von der Stabstelle Digitalisierung und verantwortlich für die Einführung der Lösung. „Es ist einfach und nutzerzentriert, hat aber unglaublich viel Potenzial und zahlreiche Funktionen.“
Schrittweise Einführung
Zur Einführung der Lösung gehörte zunächst die Einrichtung einer zentralen Scanstelle. Anschließend verlief der Rollout bei den einzelnen Ämtern sukzessive. „In manchen Ämtern wuchsen den Beschäftigten die Papierberge über den Kopf und es waren effizientere Verfahren gewünscht“, sagt Marc Langen. „Genau hier haben wir begonnen und das zahlte sich aus.“
Entscheidend für den Erfolg waren die persönliche Betreuung der Mitarbeitenden und Schulungen, mit denen sie an die Basisfunktionen herangeführt wurden. Durch die Nutzerzentriertheit des Systems konnte die Beschäftigten anschließend schnell in die produktive Arbeit mit der Lösung starten. „Für uns war die einfache Oberfläche ein großer Vorteil. nscale eGov versteht jeder. Selbst die Beschäftigten, die der Digitalisierung skeptisch gegenüberstanden, waren schnell überzeugt. Die ersten Anwender von nscale eGov berichteten von ihren positiven Erfahrungen und dienten so als Multiplikatoren. Dadurch ist die Begeisterung auf die ganze Behörde übergesprungen.“
Was für die Zeit der Rathaussanierung bereits geplant war, wurde durch die Coronapandemie frühzeitig Realität. Dank nscale eGov ging der Wechsel ins Homeoffice schnell und einfach vonstatten. Auf die datenschutzrechtlich problematische Mitnahme von papierbasierten Akten, konnte gänzlich verzichtet werden.
In Verbindung mit der Einführung der E-Akte-Lösung stehen weitere Projekte, die die Digitalisierung der Verwaltung in Siegburg weiter vorantreiben. „Aktuell steht die Einführung des elektronischen Posteingangs im Fokus, die in ersten Ämtern bereits abgeschlossen ist“, erklärt Marc Langen. Wichtig für das erfolgreiche Projekt sei dabei der Support der Ceyoniq. „Die Absprachen funktionieren sehr gut und die Reaktionszeiten sind sehr schnell. Das ist wirklich nicht alltäglich.“
