Problem erkannt, Lösung entwickelt – nscale eGov für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

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Die Ceyoniq Technology GmbH feiert 20. Geburtstag: Das bedeutet nicht nur mehr als 20 Jahre nscale, sondern auch fünf Jahre nscale eGov. Denn der Unternehmensbereich, der eine auf die öffentliche Verwaltung ausgerichtete E-Akte-Lösung entwickelt hat, wurde erst 2017 gegründet. Als die Problematik von zunehmendem Fachkräftemangel bei sinkender Arbeitgeberattraktivität in den Blick rückte, war klar, dass diese Probleme nur mit Automatisierung und Digitalisierung zu lösen waren. Zugleich wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) beschlossen, dass für die Zukunft die digitale Verwaltung vorschrieb. Mit nscale eGov bot die Ceyoniq eine branchenspezifische Lösung, die digitale Verwaltungsabläufe unterstützt. Und das gelang von Anfang an.

800.000: Das ist laut einer Studie die Anzahl der Stellen, die in der öffentlichen Verwaltung im Jahr 2030 unbesetzt bleiben werden. Konkret bedeutet dies, dass für jede zehnte Stelle die passende Fachkraft fehlt. Grund für diese Entwicklung ist der demographische Wandel. Während im Januar 2021 laut Statistischem Bundesamt allein knapp 1,4 Millionen Mitarbeitende ihre Rente antraten, kommen kaum neue Fachkräfte hinzu.

Damit steht die Branche schon heute vor der Herausforderung, das gleiche Arbeitspensum mit weniger Personal abzubilden. Und die Belastung wird stetig weiterwachsen. Einen Ausweg können Softwarelösungen bieten, die digitale Verwaltungsabläufe unterstützen. Diese werden zudem im EGovG gefordert. Die Ceyoniq hat dieses Problem und die neuen Marktpotentiale früh erkannt, sodass sich vor fünf Jahren ein Team von jungen und agilen Spezialisten bildete, die mit neusten Entwicklungsmethoden und umfassender Erfahrung in digitaler Schriftgutverwaltung und Vorgangsverarbeitung eine Lösung für die öffentliche Verwaltung auf den Markt brachten. „Die Entscheidung, mit nscale eGov eine speziell auf die Verwaltung abgestimmte Lösung zu entwickeln, fiel bereits vor sieben Jahren“, sagt Alexander Dörner, Bereichsleiter Expert Center eGovernment bei der Ceyoniq Technology GmbH. Die zentrale Herausforderung sei gewesen, die Schriftgutverwaltung so abzubilden, wie sie sich im tatsächlichen Arbeitsalltag von Mitarbeitenden in öffentlicher Verwaltung und Behörden wieder finde. „Mit der Gründung des Expert Center E-Government 2018 konnten wir schließlich unsere Kompetenzen, die wir in den ersten Jahren im Unternehmensbereich eGovernment gewonnen haben, bündeln und so den Grundstein für den großen Erfolg legen, der bis heute anhält.“

Kyocera als Rückhalt und Fels in der Brandung

Doch wie kam es dazu, dass sich die Hersteller einer erfolgreichen Enterprise Information Management Lösung (EIM) einem weiteren Geschäftsfeld zuwendeten? Neben der Erkenntnis, dass die öffentliche Verwaltung schlicht Hilfe brauchte, war es auch die Verbindung zum Mutterkonzern, der Kyocera Document Solution Inc., die nicht nur den nötigen Rückhalt als Fels in der Brandung bot. Vielmehr ist der japanische Hersteller für Multifunktionsdruckgeräte insbesondere in der Verwaltung vielerorts vertreten. Entsprechend war die Entwicklung einer E-Akte-Lösung für diesen Bereich ein logischer Schritt. Aufbauend auf der langjährigen Erfahrung aus DMS-, ECM- und EIM-Projekten in der freien Wirtschaft, entwickelte die eGov-Sparte der Ceyoniq eine spezifische Lösung für den abteilungsübergreifenden behördlichen Informationsfluss.

nscale eGov ist auf digitale Prozesse bei Bund, Ländern und Kommunen ausgelegt. Dank der E-Akte werden alle relevanten Daten zentral auf einer Plattform gespeichert. Somit haben alle Beschäftigten gemäß einem Rechte- und Rollenkonzept jederzeit Zugriff auf die Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das lange Suchen nach bestimmten Papierakten, die dann aufwändig durchgeblättert werden müssen, um wichtigen Informationen zu finden, gehört der Vergangenheit an. Doch nicht nur der Informationsfluss wird verbessert. Workflows für die jeweiligen Fachanwendung sorgen für reibungslose Abläufe ohne Liegezeiten und Zeitverluste. Somit werden Freigabeprozesse und die Bearbeitung von Bürgeranfragen deutlich beschleunigt. nscale eGov ist auf die Abläufe der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet und nutzt dementsprechend das branchenspezifische Vokabular.

Bei Bund, Ländern und Kommunen im Einsatz

Ein Meilenstein bei der Etablierung am Markt war der Erfolg bei der Ausschreibung des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen, bei der sich die Ceyoniq gemeinsam mit dem Generalunternehmer Materna 2017 durchsetzen konnte. Nur kurze Zeit später fiel auch bei drei großen Rechenzentren, nämlich der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), dem kommunalen Rechenzentrum Lemgo (KZ Lemgo) und der regio IT, die Entscheidung für nscale eGov. Bereits seit vielen Jahren war hier die Lösung nscale der Ceyoniq als klassisches Dokumentenmanagement im Einsatz. Mit der Umstellung auf die Lösung mit Branchenzuschnitt konnte nun eine professionelle Schriftgutverwaltung umgesetzt werden, die die Rechenzentren erfolgreich in die Kommunen bringen. Von der Stadt Aachen, die über die regio IT bereits im Jahr 2018 umstellte, bis hin zur Stadt Kempten im Allgäu, ist die Lösung heute bundesweit im Einsatz. Nicht zuletzt bildete die 2020 begonnene Zusammenarbeit mit dem Land Berlin einen weiteren großen Erfolg. Während im Bundesland NRW 90.000 Anwender mit nscale eGov arbeiten, sind es in Berlin sogar 100.000.

Mobile First schafft neue Möglichkeiten

Doch wie ist es zu erklären, dass nscale eGov vom ersten Moment an profitabel war und bis heute stetig neue Erfolge einfährt? Von Beginn an standen bei der Entwicklung der Lösung Zukunftstechnologien wie Cloud und Containerisierung im Fokus. Unter dem Motto Mobile First ist das System webfähig und schafft Mobilität. Voraussetzung dafür, dass dies umgesetzt werden konnte, war das Team, dass sich auch heute noch als die jungen Wilden begreift, die agil, vital und schnell auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und von Beginn an kontinuierlich dabei sind.

Insbesondere vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie ist der Mobile-First-Ansatz von großer Bedeutung. Das reibungslose Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen, war eine zentrale Herausforderung. Diese ließ sich nur mithilfe digitaler Prozesse bewältigen. Das Ceyoniq-System bot eine Lösung und soll auch künftig in dieser Hinsicht ausgebaut werden. Die Arbeitswelt in der öffentlichen Verwaltung hat sich durch die Pandemie nachhaltig verändert. Die Rückkehr in das Büro wird kaum flächendeckend und vollständig erfolgen. Vielmehr wird das Homeoffice Teil des Arbeitslebens bleiben. Darüber hinaus greift die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten auf weitere Bereiche über, sodass der Vor-Ort-Termin oder die Dienstreise nicht länger ein Hindernis für die sofortige Veraktung wichtiger Dokumente darstellt.

Arbeitgeberattraktivität stärken

Ein weiterer Vorteil: Mit einer modernen technischen Ausstattung des Arbeitsplatzes sowie vereinfachten und beschleunigten Abläufen gewinnt die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung deutlich an Attraktivität. Somit kann den gestiegenen Ansprüchen junger Talente Rechnung getragen werden, die Wert auf mobile Möglichkeiten, eine ausgeprägte Work-Life-Balance und ein optimales Arbeitsumfeld legen. In Zeiten, in denen kommunale Arbeitgeber durch den Fachkräftemangel an den Grenzen der Belastbarkeit angelangt sind, ein entscheidender Aspekt. Nur mit einer gestiegenen Arbeitgeberattraktivität lässt sich auf Dauer der so dringend benötigte Nachwuchs finden.

Dazu trägt auch die ständige Weiterentwicklung der Lösung durch das Team der Ceyoniq bei. So sind für die nahe Zukunft nicht nur durch die neuen Angebote in den Bereichen der Rechnungseingangsverarbeitung, des Vertragsmanagements und der Personalakten Möglichkeiten zum Crossselling geplant. Konkret in der Entwicklung befinden sich zudem mehrere Projekte, die gerade für die öffentliche Verwaltung deutliche Mehrwerte bieten. Mit mandantenübergreifenden Workflows können künftig Prozesse über mehrere Behörden hinweg geplant werden. Dazu werden Dokumente beim Versand mit einer Workflowinformation ausgestattet. Diese passt zu der Workflowumgebung der neuen Behörde und kann hier reibungslos weiter ablaufen, bis das Dokument zum ursprünglichen Mitarbeitenden zurückkehrt.

Ein ebenfalls laufendes Projekt betrifft die Verarbeitung von schutzbedürftigen Dokumenten, also den in nahezu jeder Behörde anfallenden Verschlusssachen. Vorgänge aus diesem Bereich können in nscale eGov vertraulich abgebildet werden. Dafür sorgt die Verschlusssachen-Logik, die für einen rechtskonformen Umgang mit Verschlusssachen ermöglicht. Damit sind die Ceyoniq und nscale eGov auch für die kommenden Jahre bereit, um weiter erfolgreich zu sein und ein verlässlicher Partner für Bund, Länder und Kommunen zu bleiben. Auf die nächsten fünf Jahre!

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