Unterschiedliche Fachverfahrenshersteller, verschiedene E-Akte-Anbieter, zahlreiche Technologien zur Übergabe von Informationen: Die Übertragung von Informationen und Fachverfahren in eine E-Akte-Lösung birgt viele Herausforderungen. So fehlt es häufig an der Kompatibilität zwischen Fachverfahren und E-Akte, was eine reibungslose Datenübertragung erschwert. Mit nscale Delivery können nicht nur die Fachverfahren in nscale eGov integriert, sondern zugleich alle Daten verteilt und veraktet werden.
Die Einführung einer E-Akte Lösung für die öffentliche Verwaltung ist im E-Government-Gesetz (EGovG) vorgeschrieben. Dennoch sind entsprechende Systeme noch nicht flächendeckend implementiert. Dies belegt auch eine Studie von Mai 2022, in der Behörden zu den Themen E-Akte, Fachverfahren und Digitalisierungsplattform befragt wurden. So gaben 28 Prozent der Befragten zwar an, die Einführung der E-Akte bereits abgeschlossen zu haben, doch 46 Prozent sind in noch der Umsetzung begriffen und weitere 22 Prozent planen die Einführung. Nur für vier Prozent hat die E-Akte keine Relevanz.
Fachverfahren sorgen für Herausforderungen
Auch wenn die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung also Fortschritte macht, gibt es weiterhin Hemmnisse und Herausforderungen. Eine davon: Was passiert mit den bereits genutzten Fachverfahren? Wie kann beispielsweise ein digitales Vertragsmanagement, das bisher ohne eine Anbindung an die E-Akte verwendet wurde, in das neue System übertragen werden?
Die Antwort auf diese Fragen fällt vielerorts schwer. Denn unterschiedlichste Fachverfahrenshersteller, E-Akte-Anbieter und Übertragungstechnologien treffen aufeinander. Für eine reibungslose Übertragung müsste jedoch der Fachverfahrenshersteller das Aktenmodell der E-Akte verstehen, was aufgrund der Vielzahl an Systemen kaum realisierbar ist. Zudem müssen die gewünschten Berechtigungen berücksichtigt werden, und das bei begrenzten Ressourcen auf allen Seiten. Moderne Lösungen machen heute jedoch eine schnelle und einfache Integration aller Fachverfahren möglich.
Fachverfahrensanbindung abstrahiert
Mit nscale Delivery wird die Fachverfahrensanbindung und -integration abstrahiert. Somit umfasst der gesamte Prozess nur drei Schritte:
- Eingang: Datenübergabe
- Einsortieren: regelbasierte Veraktung und Erstellung von Akten
- Arbeiten: Weiterbearbeitung in der E-Akte
Doch wie funktioniert der Prozess? Sollen Dokumente aus einem Fachverfahren, beispielsweise dem Vertragsmanagement, integriert werden, übergibt der Fachverfahrenshersteller die Daten und Dokumente an nscale Delivery, wo sie in einem passenden Ordner abgelegt werden. Mit der Übergabe der Daten ist für den Fachverfahrenshersteller der Prozess beendet. Die komplette weitere Verarbeitung übernimmt nscale. Damit muss der Fachverfahrenshersteller nicht mit der E-Akte-Lösung vertraut sein.
Und auch für die Vielzahl an möglichen Technologien zur Übertragung bietet nscale Delivery eine Lösung. Denn damit können alle am Markt gängigen Technologien Verwendung finden. Dafür stehen mehrere Schnittstellen bereit, unter anderem für:
- Java/.Net
- CMIS
- REST
- WEB-Service
- WebDav
- Dateiübergabe
Aktenerstellung automatisiert
Bei der nun folgenden Verarbeitung macht sich nscale Delivery zunutze, dass jedes Dokument, das aus einem Fachverfahren heraus in die E-Akte übertragen werden soll, Informationen und Metadaten mitbringt. Ein Dokument aus dem Vertragsmanagement beispielsweise ist mit einer Vertragsnummer ausgestattet. Im nscale Delivery Ordner liest das System die Informationen aus und verarbeitet sie mittels einer XML-Konfiguration. Anschließend werden im jeweiligen strukturierten Ablagezweig automatisiert Vertragsakten angelegt. Dies übernimmt nscale Delivery, ohne dass ein Sachbearbeiter oder eine Sachbearbeiterin eingreifen muss. Vielmehr läuft die Aktenerstellung im Hintergrund ab.
Aus den ausgelesenen Daten wird im Folgenden der Aktendeckel der jeweiligen Vertragsakte generiert, auf dem nun Vertragsnummer und weitere Informationen hinterlegt werden. Besonders von Vorteil ist hier, dass nscale Delivery die jeweils erforderlichen Berechtigungen aus den Metadaten ausliest und berücksichtigt. Damit ist von Beginn an sichergestellt, dass Daten zu keiner Zeit von unbefugten Mitarbeitern eingesehen werden können.
Ist die Akte einmal erstellt, werden alle zugehörigen Dokumente in der entsprechende Vertragsakte veraktet und das auch bei Dokumenten aus anderen Fachverfahren. Dafür ist keine zusätzliche Programmierung notwendig.
Fazit
Die Integration von Fachverfahren in die E-Akte-Lösung ist ein wichtiger Schritt, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen. Mit nscale Delivery ist dies unabhängig von den genutzten Fachverfahren und Übertragungstechnologien möglich. Nach erfolgter Datenübertragung durch den Fachverfahrenshersteller übernimmt das nscale-System automatisiert alle weiteren Schritte bis zur korrekten Verteilung und Veraktung der Dokumente in neu erstellten Akten.
