MS Office-Anwendungen, Fachverfahren, E-Mail-Posteigang: Dokumente können verschiedenen Ursprungs sein. Hinzu kommen Schriftstücke in Papierform. Um in der öffentlichen Verwaltung die Schriftgutverwaltung mittels E-Akte zu realisieren, ist ein reibungsloser Transfer der Daten in das System Voraussetzung. Denn: Eine gute E-Akte bietet möglichst viele Wege, ihre Dokumente hinzuzufügen. nscale eGov bietet als auf den Public Sector ausgerichtete Lösung ein effizientes Dokumenteninputmanagement.
Die E-Akte: Für die öffentliche Verwaltung ist sie nicht nur ein Digitalisierungsschritt, der für die Erfüllung zahlreicher aktueller Gesetzesvorgaben wichtig ist. Darüber hinaus sollen Angestellte in ihrer täglichen Arbeit wirksam unterstützt werden. Doch wenn jedes Dokument, dass in einer Office-Anwendung oder einer Fachverfahrenssoftware bearbeitet wurde, anschließend mühsam und mit zahlreichen Medienbrüchen in die E-Akte übertragen werden muss, ist das Gegenteil der Fall. Der Arbeitsaufwand potenziert sich, Abläufe geraten ins Stocken und Fehlerquellen vermehren sich. nscale eGov von der Ceyoniq Technology löst dieses Problem.
Daten, die nicht direkt in der E-Akte erstellt werden, aber dennoch archiviert werden müssen, können aus unterschiedlichen Quellen stammen. In die E-Akte überführt werden müssen vor allem Dokumente aus:
- papierbasierten Vorgängen
- E-Mails
- Office-Anwendungen
- Fachverfahren
Doch wie funktioniert die medienbruchfreie Übertragung mit nscale eGov?
Papierakten in die E-Akte einbringen
Um Papierakten digital ablegen zu können, müssen sie zunächst gescannt werden. Doch damit ist das Dokument noch längst nicht in der E-Akte und an richtiger Stelle veraktet. Zumeist landen Scans in einem auf dem firmeneigenen Netzwerk liegenden Austauschverzeichnis. Von dort aus müssen die Daten in nscale eGov verbracht werden. Dies kann entweder zentral oder dezentral passieren.
Beim zentralen Ablauf wird das entsprechende Dokument vom Austauschverzeichnis in den zentralen Posteingang der E-Akte verschoben. Der nscale-Posteingang ist dabei nicht auf bestimmte Dateiformate beschränkt. Hier können sogar E-Mail-Dokumente reibungslos verarbeitet werden. Mit dem Verschieben des Schriftstücks in den zentralen Posteingang ist es zwar in der E-Akte, aber nicht an richtiger Stelle. Dafür kann ein Workflow, der Postlauf, per Schaltfläche gestartet werden. Hier entscheidet der Initiator, wer mit dem Dokument was tun soll. So kann er beispielweise angeben, dass zunächst Rücksprache gehalten werden muss, bevor es schließlich zur Veraktung kommt.
Nachdem der Empfänger ausgewählt wurde, wird das Schriftstück durch den Start des Workflows automatisch in den persönlichen Posteingang des Kollegen versandt. Dort ist sofort die Aufgabenstellung ersichtlich. Zudem kann eine Schnellverstichwortung ausgeklappt werden, in der sich genauere Anweisungen, Notizen oder Kommentare finden. Hat ein Sachbearbeiter die ihm über den Postlauf zugeteilte Aufgabe übernommen, also beispielweise zunächst Rücksprache gehalten, so klickt er anschließend auf den Button „erledigen“. Damit wird das Dokument im Posteingang als erledigt gekennzeichnet. Ist ein weiterer Arbeitsschritt, wie die Veraktung notwendig, erscheint das gleiche Dokument mit dem neuen Auftrag ebenfalls im persönlichen Posteingang. Erneut erfolgt der nächste Schritt über die Schnellverstichwortung. Hier kann der Button „Veraktung“ ausgewählt werden. Der entsprechende Ordner kann aus dem Aktenbaum ausgewählt werden. Die Metadaten sowie der Eingangsstempel werden automatisch ausgefüllt. Zudem wird der Kontakt, der für den entsprechenden Ordner verantwortlich ist, in die Metadaten übernommen. Nach erfolgreicher Veraktung ist auch der zweite Schritt des Postlaufes erledigt. Der ursprüngliche Initiator erhält daraufhin ein Feedback und kann den Postlauf beenden. Damit dieser Workflow nicht bei jedem eingehenden Dokument aufs Neue erstellt werden muss, ist es möglich den Vorgang zu speichern und für weitere Dokumente wiederzuverwenden.
Direkt an Ort und Stelle
Bei der dezentralen Weiterverarbeitung ist der Ablauf ein anderer. So wird das Dokument nicht vom zentralen Austauschverzeichnis in den zentralen Posteingang, sondern direkt in den Posteingang eines bestimmten Teams verschoben. Damit ist das Schriftstück zwar einer Organisationseinheit zugeordnet, jedoch noch keinem Aktenzeichen. Dies passiert bei der folgenden Veraktung, die über einen Reiter gestartet wird. Damit sind Dokumente ohne weiteren Zwischenschritt direkt in der Akte und können weiterverarbeitet werden.
Eine letzte Möglichkeit für den Umgang mit Papierakten ist das Scannen aus nscale eGov heraus. Ein Sachbearbeiter, der sich in einem Vorgang befindet, kann per Scan jederzeit ein Dokument hinzufügen. Dafür wird der an den Arbeitsplatz angebundene Scanner auch in die E-Akte integriert. Anschließend brauchen Mitarbeiter bei jedem Scan nur den Dokumententyp angeben, erhalten dann eine Inhaltsvorschau und können auch mehrseitige Dokumente erstellen. Das Schriftstück wird direkt in die Akte überführt und öffnet sich zur weiteren Verarbeitung. Wie bei jedem Dokument können auch hier Metadaten wie die Korrespondenz hinterlegt werden.
E-Mail-Archivierung mit nscale eGov
Besonders viele Dokumente finden den Weg in eine Behörde über E-Mails. Auch diese Daten müssen in die E-Akte überführt werden, um eine einheitliche Informationsstruktur sicherzustellen und Dokumente in der Folge schnell finden zu können. Dafür ist das Outlook-Programm eines Sachbearbeiters um einen nscale-Reiter ergänzt, mit dem eine Speicherung in der E-Akte gestartet wird. Dabei können Anlagen in die E-Mail eingebettet oder separat abgelegt werden. Nach einer zumeist vorgenommenen Umwandlung in ein PDF wird das Dokument entweder in den Posteingang des eigenen Teams oder direkt in der richtigen Akte gespeichert. Gleichzeitig bekommt die veraktete E-Mail in Outlook eine blaue Kennzeichnung, die über den Vorgang informiert.
Aus der E-Mail-Anwendung heraus können weitere Workflows und Geschäftsgänge gestartet werden. Beispielsweise wäre es möglich, zu veranlassen, dass im ersten Schritt eine E-Mail erstellt, im zweiten Schritt freigegeben wird. Der Vorgang verläuft auf gleiche Weise wie in der E-Akte, kann aber aus Outlook heraus gestartet werden.
Office-Dokumente in die E-Akte überführen
Beim Ablegen von Dokumenten, die in einer Office-Anwendung erstellt wurden, ist der Ablauf ähnlich wie bei E-Mails. Auch hier kommt ein nscale-Reiter im Menü der Anwendung hinzu. Das entsprechende Schriftstück kann darüber als PDF gespeichert werden. Zudem ist es möglich, beispielsweise in Word mit einer Vorlage aus nscale eGov zu arbeiten. Eine in der E-Akte ausgewählte Vorlage öffnet sich automatisch in der Office-Anwendung und kann dort bearbeitet werden. Der Vorteil: Bei Vorlagen sind der Briefkopf und das Geschäftszeichen bereits angegeben. Ist beim Schreiben des Briefes der Empfänger unbekannt, kann das Dokument ohne Empfänger abgespeichert werden. Wird der Empfänger dann nachträglich in den Metadaten des Dokumentes ergänzt, fügt die E-Akte die entsprechenden Adressdaten aus einem in der Akte geführten Adressbuch und automatisch in das Dokument ein.
Fachverfahren integrieren
Die Anbindung von Fachverfahren wird bei nscale eGov über eine CMIS-Schnittstelle realisiert, die eine tiefe Integration ermöglicht. Über das Mediencenter wird ein bestimmtes Dokument innerhalb des Fachverfahrens in einer Fachakte gespeichert. Damit wird das Schriftstück automatisch auch an entsprechender Stelle in der E-Akte abgelegt und eine zugehörige Erfolgsmeldung versandt. Durch die bidirektionale Anbindung werden weitere Dokumente und Veränderungen auf beiden Seiten direkt zurückgespiegelt und sind sofort im jeweils anderen System sichtbar.
Fazit
Egal auf welchen Weg Dokumente entstehen oder in die Behörde gelangen. Mit nscale eGov lassen sie sich unkompliziert und ohne lästige Medienbrüche in der E-Akte ablegen und verakten. Damit ist sichergestellt, dass alle Daten an Ort und Stelle zu finden und für die zugriffsberechtigten Sachbearbeiter zugänglich sind. Das erleichtert die Abläufe in der öffentlichen Verwaltung erheblich und ermöglicht eine verbesserte Informationskultur sowie einen abteilungsübergreifenden sowie reibungslosen Informationsfluss.
