Erstellung eines Aktenplans, Umgang mit strukturierter Ablage, Start einer Umlaufmappe: Die Funktionen, die eine E-Akte-Lösung für die öffentliche Verwaltung bieten muss, sind vielfältig. So müssen nicht nur alle Bürgerservices schnell und unkompliziert abgewickelt, sondern darüber hinaus auch Aufbewahrungsfristen hinterlegt werden können. Speziell auf den Public Sector ausgerichtet ist nscale eGov der Ceyoniq Technology. Doch wie funktionieren einzelne Vorgänge und was ist bei der Konfiguration des Systems zu beachten?
Welche Abläufe finden in welcher Abteilung statt und wie kann dies in einer E-Akte abgebildet werden? Das ist einer der grundlegenden Fragen bei der Implementierung einer E-Akte. Mit nscale eGov bietet die Ceyoniq Technology eine Lösung, die speziell auf die öffentliche Veraltung abgestimmt ist und somit eine optimale Schriftgutverwaltung gemäß den Arbeitsvorgängen realisiert. Mittels verschiedener Strukturelemente und Workflowunterstützung ist abteilungsübergreifend effizientes Arbeiten möglich. Dazu gehören:
- Aktenplan
- Strukturierte Ablage
- Umlaufmappen
Über die Konfiguration können darüber hinaus weitere hilfreiche Funktionen implementiert sowie genutzt werden, die Sachbearbeitern in der öffentlichen Verwaltung ihre täglichen Arbeitsgänge erleichtern.
Die technische Grundstruktur liegt im Aktenplan
nscale eGov basiert auf zwei grundlegenden Strukturelementen, nämlich dem Aktenplan und der strukturierten Ablage. Der Aktenplan ist ein rein technisches Strukturelement. Für Kommunen gibt es entweder die Möglichkeit, den eigenen bisherigen Aktenplan zu übernehmen oder auf einen Standard wie den bayerischen, sächsischen oder KGSt-Einheitsaktenplan zurückzugreifen. Für den Anwender oder Sachbearbeiter ist die Struktur nicht vollständig sichtbar, sondern nur der Akteninhalt und -bestand aus informationsorientierter Sicht. Der Anwender sieht also im Aktenbaum nur die Inhalte, die für seine Abteilung und seinen Aufgabenbereich wichtig sind. Anders sieht es für den Fachadministrator aus, der den Aktenplan konfiguriert. Allgemeinen Vorgaben der öffentlichen Verwaltung folgend, werden dabei zahlreiche Attribute für Vorgänge und Dokumente festgelegt. Dazu gehören:
- Aktenkennzeichen
- Vorgangskennzeichen
- Aufbewahrungsfrist
- Transferfrist
Diese und weitere Attribute können auf tiefere Ebenen vererbt werden. So ist es beispielsweise möglich, die Aufbewahrungsfrist auf einer hohen Ebene, wie „Dezernat 1“ zu hinterlegen. Dokumente, die auf einer unteren Strukturebene, wie dem Umweltamt, das zu Dezernat 1 gehört, abgelegt sind, müssen dann nicht einzeln gepflegt werden, sondern erhalten ihre Attribute über den Mutterknoten.
Minimierte Fehlerquellen
Zudem kann festgelegt werden, welche Art von Akten, sei es Kfz-Akten, Personenakten oder Standardakten, in einem Vorgang erstellt werden dürfen. In der Fachabteilung, die mit der Bearbeitung von Personalausweisen betraut ist, ist damit die Bildung von Kfz-Akten nicht möglich. Dies minimiert fehlerhafte Akten oder eine Ablage an falscher Stelle.
Um den Aktenplan bestmöglich auf die entsprechende Behörde abzustimmen und möglichst wenig Änderungen in bewährten Strukturen umsetzen zu müssen, können Excel-Tabellen importiert werden, in denen bisherige Aktenpläne hinterlegt sind. Weil es in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung keinen abteilungsübergreifenden einheitlichen Aktenplan gibt, können mit nscale eGov für eine Übergangszeit Teilaktenpläne erstellt werden. Diese werden schließlich Stück für Stück in einen Einheitsaktenplan überführt.
Hier findet die eigentliche Arbeit statt: strukturierte Ablage
Die strukturierte Ablage ist bei nscale eGov an das Organigramm einer Musterverwaltung angelehnt. Somit passt es zu den bekannten Abläufen und Aktenstrukturen in Behörden und Ämtern. Hier findet eine Einordnung von Akten in bestimmte Dezernate oder Ämter statt. Gleichzeitig ist festgelegt, welche Dokumente an welcher Stelle abgelegt werden dürfen und wie ein Standardaktenzeichen auszusehen hat. Besonders entscheidend für die strukturierte Ablage ist jedoch der Umgang mit Berechtigungen.
Grundsätzlich findet hier eine Vererbung von oben nach unten statt. Sachbearbeiter, die beispielsweise eine Berechtigung für den Bereich des Bürgeramtes haben, können somit alle Dokumente sehen, die darunter abgelegt sind. Ob auch eine Bearbeitung der Daten möglich ist, hängt von einer weitergehenden Berechtigung ab. So können einzelne Mitarbeiter ein Schriftstück nur lesen, aber nicht verändern. Außerdem können für bestimmte Dokumente spezielle Rechte zugesprochen werden. Soll ab einer Strukturebene keine weitere Vererbung stattfinden, so kann diese beendet werden. Dabei verhindert das System automatisch, dass der Fachadministrator ausgesperrt wird.
Klare Verantwortlichkeiten
Neben speziellen Nutzungsrechten für einzelne Dokumente, arbeitet nscale eGov mit Vertraulichkeitsstufen. Über gesonderte Nutzerrollen wird jedem Mitarbeiter eine Vertraulichkeitsstufe zugeordnet. Verliert er diese, so wird er automatisch aus allen Dokumenten ausgesperrt, die dieser Stufe unterliegen, auch wenn er als Berechtigter hinterlegt ist. Somit ist sichergestellt, dass die Vorgaben des Datenschutzes eingehalten werden und keine unbefugten Zugriffe möglich sind.
Um stets alle Verantwortlichkeiten transparent zu machen, wird beim Erstellen einer Akte nicht nur die federführende Person angegeben, sondern zugleich auch ein Ordner angelegt, in dem Kontakte gesammelt werden. Diese sind in den Metadaten der Akte sichtbar. Darüber hinaus werden neue Dokumente auf Grundlage von Vorlagen erstellt, sodass beispielsweise bei Briefen der Kopf mit Aktenzeichen schon vorgegeben ist.
Reibungslose Workflows dank digitaler Umlaufmappen
Um die Abläufe in der öffentlichen Verwaltung bestmöglich zu unterstützen, sind Workflows von großer Bedeutung. Bei nscale eGov werden diese mit Umlaufmappen realisiert. Der Initiator des Geschäftsgangs legt dafür fest, welche Mitarbeiter in welcher Reihenfolge welche Aufgaben erledigen müssen. Hier geht es um Stellungnahmen, Mitzeichnungen oder Schlusszeichnungen. Wird ein Mitarbeiter mit einer Aufgabe betraut, erhält er automatisch die Berechtigung für das entsprechende Dokument. Diese ist temporär begrenzt und nur aktiv, solange der Mitarbeiter die Aufgabe zu erledigen hat. Eine Anzeige im Aufgabenkorb informiert über anstehende Handlungen. Ablehnen kann ein Mitarbeiter eine Aufgabe nur, wenn er nicht zuständig ist, was dann im Kommentar hinterlegt werden muss.
Der Initiator legt zu Beginn fest, ob die Anzahl der involvierten Mitarbeiter im Nachhinein erhöht oder reduziert werden darf. Zudem gibt es die Möglichkeit, entweder allen involvierten Mitarbeitern oder nur dem Initiator ein Feedback über erbrachte Leistungen zu geben. Eine Umlaufmappe kann auch dann erstellt werden, wenn der genaue Ablauf und die nötigen Handlungen noch unklar sind. In diesem Fall wird nur die Schlusszeichnung eingetragen und der Geschäftsgang wird gespeichert bis genauere Informationen vorliegen.
Handelt es sich um einen Workflow für einen sich häufig wiederholenden Geschäftsgang, kann er vor dem Start gespeichert werden, sodass er wiederverwendet werden kann. Der Workflow endet erst durch den Initiator, wenn alle Aufgaben erledigt sind. Über den ganzen Workflow hinweg ist der Bearbeitungsstand eines Dokumentes stets ersichtlich. Nach Ende der Bearbeitung werden die Bearbeitungsstände in einer Gesamthistorie hinterlegt.
Zusatzfunktionen durch Konfiguration
Durch die Konfiguration von nscale eGov können zusätzliche Funktionen genutzt werden. So ermöglicht der nscale Pipeliner den Transport großer Datenmengen, der Relation Server ist für Inhaltsvorschauen zuständig und der nscale Application Layer enthält alle Attribute, die vergeben werden können.
Auch die Verwaltung der Benutzer liegt in den Händen des Fachadministrators. Dafür nutzt er das Active Directory, in dem die Mitarbeiterstruktur der Behörde hinterlegt ist. Über eine Kopplung zieht er sich die Mitarbeiter ins System und nimmt Rollenzuordnungen vor. Sollte der Fachadministrator sich selbst die Rechte des Geheimschutzes zusprechen, laufen seine weiteren Handlungen in diesem Bereich unter den Vorgaben des 4-Augen-Prinzps ab. Es ist keine Konfigurationsänderung mehr möglich, ohne dass zwei weitere Administratoren dieser zustimmen. Damit wird verhindert, dass einzelne Fachadministratoren sich selbst übermäßig viele Berechtigungen zusprechen.
Fazit
Mit nscale eGov steht dem Public Sector eine E-Akte zur Verfügung, die allen gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben gerecht wird und zugleich die Mitarbeiter bestmöglich unterstützt. Basierend auf den Strukturelementen Aktenplan und strukturierte Ablage könne alle Dokumente sicher abgelegt werden. Kein Dokument bleibt außen vor. Somit ist eine gute Auffindbarkeit einzelner Informationen gewährleistet. Dabei unterstützt auch die flache Hierarchie der Strukturen. Zudem wird durch die Vererbung die Pflege von Aufbewahrungsfristen einzelner Dokumente aber auch Berechtigungen stark vereinfacht. Mittels Umlaufmappen lassen sich darüber hinaus problemlos Aufgaben verteilen und Abläufe beschleunigen.
