Die Digitalisierung in deutschen Städten und Gemeinden macht Fortschritte. Diese Tatsache ist unbestritten. Doch gleichzeitig sieht sich die öffentliche Verwaltung einer immer größeren Erwartungshaltung der Bevölkerung gegenüber, die das aktuelle Tempo als nicht ausreichend erachtet. Laut einer aktuellen Studie von Bitkom Research fordern 88 Prozent der Befragten, dass die Digitalisierung mit mehr Nachdruck verfolgt werden sollte. 2019 lag dieser Wert noch bei 69 Prozent. Eine moderne E-Akte-Lösung bildet das Fundament für eine zeitgemäße und digitale Verwaltung.
Ende 2022: Das ist der Stichtag, an dem laut Onlinezugangsgesetz (OZG) alle 600 Verwaltungsdienstleistungen in Deutschland digital zur Verfügung stehen sollen. Die Wahrheit sieht jedoch anders aus. Bis heute sind lediglich 80 Leistungen flächendeckend digitalisiert. Dass das angedachte Ziel somit nicht zu erreichen ist, ist auch der Bevölkerung klar. Einer Studie im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom zufolge rechnen 34 Prozent der Deutschen mit der Umsetzung des OZG innerhalb der nächsten zwei bis fünf Jahre. Mehr als die Hälfte aller Bürgerinnen und Bürger ist sogar weniger zuversichtlich und erwartet, dass dies länger als fünf Jahre dauern wird.
Digitale Leistungen gewünscht
Dabei sind sich mehr als drei Viertel der Befragten sicher, dass digitale Behördengänge eine große Zeitersparnis mit sich brächten. Allein 89 Prozent würde ihren Personalausweis gern online beantragen. Und auch bei zahlreichen anderen Basisleistungen erhoffen sich bis zu zwei Drittel der Deutschen digitale Möglichkeiten. Dazu gehören unter anderem:
- Wohnsitzmeldungen
- Meldebestätigungen
- Beantragung einer Geburtsurkunde
- Beantragung von Familienleistungen
- Zulassung des KfZ
Doch damit nicht genug: Eine Mehrheit von 84 Prozent berichtet, dass Behörden überlastet wirken und 86 Prozent beklagen, dass die Bearbeitung von Anliegen zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Vor dem Hintergrund des bereits heute akuten Fachkräftemangels mag dies nicht überraschen, doch ist keine Entspannung der Lage in Sicht. Im Gegenteil wird die Zahl der unbesetzten Stellen in den nächsten Jahren durch den Renteneitritt von vielen Beschäftigten weiter steigen.
Zeitersparnis durch zentrale Dokumentenablage
Wie also können die Belastungen für Beschäftigte in Behörden deutlich gesenkt und zugleich die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger erfüllt werden? Die Einführung einer leistungsfähigen E-Akte-Lösung wie nscale eGov ist ein wichtiger Schritt zu einem höheren Digitalisierungsgrad, der sich in zahlreichen Bereichen auszahlt.
nscale eGov dient als zentrale Plattform, auf der alle Daten und Informationen strukturiert abgelegt werden. Damit sind Schriftsätze jederzeit und ortsunabhängig für alle Mitarbeitenden verfügbar, die diese für ihre Arbeit benötigen. Ein Rechte- und Rollenkonzept verhindert dabei den unbefugten Zugriff. Der Vorteil ist klar. So müssen Dokumente nicht länger im Unternehmen hin und her geschickt werden, was die Liegezeiten deutlich verkürzt und zur schnelleren Bearbeitung führt. Gleichzeitig verbessert sich der Datenfluss zwischen verschiedenen Ämtern. So ist es nicht länger nötig, bei jedem Behördengang erneut alle persönlichen Daten anzugeben. Hat sich eine Bürgerin oder ein Bürger beispielsweise gerade nach einem Umzug umgemeldet, kann die KfZ-Zulassungsstelle sofort die Daten einsehen, sodass bei der folgenden Ummeldung des Fahrzeugs alle benötigten Informationen bereitstehen.
Signaturen machen digitale Prozesse möglich
Um die Akzeptanz aufseiten der Beschäftigten sicherzustellen und spürbare Vorteile für die Bürgerinnen und Bürger zu bieten, erleichtert eine geeignete E-Akte die Prozesse in der öffentlichen Verwaltung. Daher setzt die Ceyoniq bei ihrer Lösung auf Einfachheit und eine nutzerfreundliche Bedienoberfläche. nscale eGov bietet jedoch weitere Vorteile. Die Software ist speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung abgestimmt. Dies gilt für die strukturierte Ablage, die sich an den Aktenplan der jeweiligen Behörde anpassen lässt. Zugleich verwendet die Lösung das Vokabular der öffentlichen Verwaltung, sodass eine schnelle Eingewöhnung in die Arbeit mit nscale eGov möglich ist.
Ein wichtiger Aspekt für die Umsetzung digitaler Behördengänge ist es, im Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern Verbindlichkeit, Integrität und Beweiskraft sicherzustellen. So muss eine eindeutige Willenserklärung der antragstellenden Person vorliegen, wobei eine sichere Identifizierung von Bedeutung ist. Diese ist durch die Verwendung von elektronischen Signaturen möglich, die nscale eGov von der einfachen, über die fortgeschrittene elektronische Signatur bis zur qualifizierten Variante unterstützt. Letztere erfüllt sogar das Schriftformerfordernis.
Um Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zu entlasten und ihnen die mitunter komplizierte Entscheidung abzunehmen, welche Signaturform für welchen Vorgang benötigt wird, kann in nscale eGov für jedes Fachverfahren die passende Signatur hinterlegt werden. Damit öffnet sich zur Erstellung einer elektronischen Signatur jeweils ein Dialogfeld, das zur richtigen Variante führt.
Workflows für beschleunigte Freigabeprozesse
Die Genehmigung eines Antrags, sei es auf Familienleistungen wie Kindergeld, weitere Sozialleistungen oder auf das Betreiben eines Standes auf dem Wochenmarkt, nimmt oftmals viel Zeit in Anspruch. So ist meist nicht nur eine Person mit der Prüfung und Genehmigung betraut. Vielmehr müssen mehrere Instanzen ihre Freigabe erteilen. nscale eGov macht alle zur Prüfung benötigten Dokumente zugänglich und schnell auffindbar.
Eine deutliche Zeitersparnis ergibt sich aus der Nutzung von Workflows. In Form einer digitalen Umlaufmappe erhalten nacheinander die verantwortlichen Beschäftigten den Auftrag zur Bearbeitung eines Schriftstückes. Da alle Dokumente zentral zur Verfügung stehen, entstehen dabei keine Liegezeiten. Erinnerungsfunktionen sorgen für eine zeitnahe Bearbeitung, sodass Fristen eingehalten werden. Auch wenn Mitarbeitende in Urlaub oder erkrankt sind, bleiben Aufträge nicht unbeachtet. So können Vertretungen hinterlegt werden, die im Falle einer Abwesenheit in den Freigabeprozess eingebunden werden.
Digitalisierungsgrad steigern
Laut der Befragung des Bitkom halten 33 Prozent der Deutschen den Digitalisierungsgrad ihrer Gemeinde und Behörde für fortgeschritten. Davon bewerten 23 Prozent der Befragten den Stand der Digitalisierung mit „eher fortgeschritten“, 10 Prozent geben „fortgeschritten“ an. Mit einer leistungsfähigen E-Akte-Lösung wie nscale eGov können öffentliche Verwaltungen flächendeckend einen hohen Digitalisierungsgrad erreichen. Durch einen besseren Informationsfluss und schnellere Bearbeitung von Anliegen wird die Erwartungshaltung der Bevölkerung besser erfüllt. Im Ergebnis steigt damit die Zufriedenheit auf beiden Seiten.
