Mit der Umstellung auf die elektronische Akte erlebt die öffentliche Verwaltung eine der größten Veränderungen seit der Einführung der EDV überhaupt. Bis zum Jahr 2020 sollen dem E-Government-Gesetz zufolge Dokumente digital verwaltet und Prozesse elektronisch organisiert werden. Das Ziel ist eine schnellere und effektivere öffentliche Verwaltung. Dabei geht es um mehr als nur die papierlose Verwaltung.
Die elektronische Akte gilt als das Herzstück der modernen elektronischen Verwaltung. Für die öffentliche Hand ist die E-Akte die elementare Lösung zur zentralen Verwaltung von Schriftgut. Im Optimalfall haben alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit und von überall Zugriff auf jedes benötigte Dokument und jede Datei. Das würde die Verwaltung immens vereinfachen. Es stellt allerdings auch hohe Anforderungen an Verfügbarkeit, Management von Berechtigungen, Sicherheit von Daten und Skalierbarkeit. Hier lauern Hürden.
Aber was genau ist eigentlich eine E-Akte? Die E-Akte ist definiert als ein zentraler Sammelpunkt für Informationen. Dabei handelt es sich um Daten, die während eines Verwaltungsvorgangs entstehen. In der Akte können sich zum Beispiel E-Mails oder Dokumente befinden. Das bietet nicht nur eine chronologische Dokumentation des Verwaltungshandelns, auch die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung wird erfüllt.
Ein Enterprise Content Management System als technische Grundlage
Die ideale informationstechnologische Grundlage für die elektronische Akte ist ein Enterprise Content Management (ECM) System. ECM-Systeme speichern und verwalten den benötigten Content und stellen diesen für die Zusammenarbeit zur Verfügung. Ausgereifte Speichertechnologien und anpassungsfähige Berechtigungskonzepte garantieren ein konsistentes Informationsmanagement.
Zudem werden Anforderungen an Compliance und Datenschutz konsequent umgesetzt. Im Auskunftsfall garantiert das System, dass alle Informationen schnell verfügbar sind. Vom System sind Schnittstellen zu vielen anderen Systemen und Tools möglich. Mit der E-Akte wird die bestehende Ordner-Struktur in der öffentlichen Verwaltung idealerweise beibehalten. Aktendeckblätter, Laschen und Register wird es weiterhin geben. Alle Informationen und Unterlagen zu einem Sachverhalt werden weiterhin vorgehalten. Der Abruf von Informationen erfolgt allerdings nicht mehr analog, sondern digital auf Knopfdruck. Das ist schneller, effizienter und benutzerfreundlicher. Die Einarbeitung der Mitarbeiter ist in der Regel unkompliziert, da bestehende Strukturen weiterhin Verwendung finden. Dennoch ist es wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden. Das schafft Akzeptanz und baut Widerstände ab.
Verbesserung der internen und externen Zusammenarbeit
Doch die Einführung der elektronischen Akte verbessert nicht nur das verwaltungsinterne Informationsmanagement, sondern auch die Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung. Denn Prozesse und Abläufe lassen sich durch die elektronische Kommunikation schneller erledigen. Mitarbeiter in der Verwaltung haben sofortigen Zugang zu Informationen. Auch wenn ein Sachbearbeiter im Urlaub ist, kann die Vertretung schnell auf die benötigten Informationen zugreifen. Insgesamt kann sich die Kollaboration auf allen Ebenen deutlich verbessern. Das kommt auch dem Bürger zu Gute.
Zudem bietet die elektronische Akte im Bereich Compliance deutliche Vorteile gegenüber Papierakten. Denn bei Papierakten ist es beispielsweise sehr aufwendig, die Einhaltung von Löschfristen zu wahren. Auch das Management von Zugangsberechtigungen gestaltet sich komplex. Bei der elektronischen Akte übernimmt die Software diese Aufgabe. Daraus ergeben sich deutliche Erleichterungen für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften.
Weitere Vorteile der elektronischen Aktenhaltung
Die elektronische Aktenhaltung hat zahlreiche weitere Vorteile. Einer davon ist die stetige Verfügbarkeit von Informationen. Das bedeutet Schnelligkeit und Übersichtlichkeit. Ein weiterer Vorteil ist der Platzgewinn. Denn ein elektronisches Archiv braucht deutlich weniger Platz als das Pendant in Papierform. Außerdem können Recherchen deutlich schneller erledigt werden. Denn Sachbearbeiter müssen nicht mehr stundenlang in Papierbergen blättern. Nach Eingabe des richtigen Keywords sind Informationen in Echtzeit verfügbar.
Die Einführung der elektronischen Akte ist somit ein großer Schritt bei der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung. Die Kommunikation wird einfacher und schneller. Informationen und Daten sind jederzeit verfügbar. Die Anliegen von Bürgern können schneller bearbeitet werden und auch der Informationsaustausch innerhalb der Verwaltung wird einfacher. All dies ermöglicht der Einsatz eines modernen ECM-Systems, in das vorab Anforderungen der Bediener und der Nutzer eingeflossen sind.
