Den Verwaltungsbehörden von Bund, Ländern und Kommunen bleibt kaum noch Zeit. Bis Dezember 2022 müssen die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) erfüllt sein. Laut Nationalem Normenkontrollrat (NKR) ist diese Maßgabe zeitlich kaum noch zu erreichen. Ein Kernproblem: Informationssilos behindern einen reibungslosen Datenfluss. Grundvoraussetzung für den Erfolg ist eine elektronische Aktenführung, die ein zentrales Informationsmanagement ermöglicht.
Ein Zwischenstand, kurz mal durchatmen, Kräfte sammeln für die zweite Hälfte: So kennt man den Begriff der Halbzeit aus dem Sport. Bei Rückstand kommen eine flammende Motivationsrede des Trainers oder ein Taktikwechsel hinzu. Auch bei der Frist, die der öffentlichen Verwaltung bleibt, um das OZG umzusetzen, nähern wir uns der Halbzeit. Am 14. August 2017 wurde das Onlinezugangsgesetz von Bundestag und Bundesrat beschlossen. Seitdem läuft die Frist. Doch an Durchatmen ist keinesfalls zu denken. Vielmehr sollte schon jetzt der Endspurt beginnen, das machen aktuelle Zahlen des Nationalen Normenkontrollrates deutlich.
Viel zu tun bis Dezember 2022
Bis Ende 2022 muss sichergestellt werden, dass 575 Verwaltungsdienstleistungen aus 14 Themenfeldern online abrufbar sind. Ein bundesweiter Portalverbund soll dies möglich machen. Von den Leistungen, die digitalisiert werden müssen, unterliegen 115 der Regelungs- und Vollzugskompetenz auf Seiten des Bundes. Bleiben 460 Leistungen, die auch bei Kommunen umgesetzt werden müssen. Dabei ist zu bedenken, dass jede Implementierung einzeln vorgenommen werden muss. Selbst wenn nur die 400 Kreise und kreisfreie Städte Deutschlands einbezogen werden, anstatt alle 11.000 Kommunen zu betrachten, ergibt sich damit eine Zahl von über 180.000 nötigen Implementierungen, wie der NKR vorrechnet. Anders ausgedrückt: Bis Dezember 2022 müssen pro Jahr 60.000 Implementierungen durchgeführt werden. Unter Berücksichtigung aller Kommunen kommt man auf eine Gesamtzahl von weit über fünf Millionen Implementierungen. Ein Mammutprojekt.
Doch damit nicht genug. Hinzu kommt, dass Deutschland bei der Digitalisierung insgesamt im EU-Vergleich eher auf einem der hinteren Plätze zu finden ist. Statt aufzuholen, rutscht Deutschland von Platz 19 im Jahr 2018 sogar auf Platz 24 im Jahr 2019 ab.
Mit elektronischer Aktenführung auf dem richtigen Weg
Ein großes Problem, das den Fortschritt der Digitalisierung behindert, sind Informationssilos. Sie sind häufig über viele Jahre oder Jahrzehnte entstanden und nach wie vor in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung zu finden. Ein reibungsloser Datenfluss ist auf Basis einer heterogenen – teils digitalen, teils analogen – Informationslandschaft nahezu unmöglich.
Damit die Verwaltung der ausgetauschten Informationen auch auf digitalem Wege gelingt, müssen ehemals analoge Akten zu elektronischen Akten (E-Akten) werden. In diesen sollen alle notwendigen Informationen zusammengeführt werden. Um bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung wirklich voran zu kommen, ist die Einführung einer elektronischen Aktenführung also ein erster wichtiger Schritt.
Eine vertrauenswürdige E-Akte vereinfacht die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung spürbar. Sie begleitet den kompletten Weg, den ein Dokument in einer Behörde zurücklegt. Dabei ist stets von Bedeutung, dass das verwendete System allen gesetzlichen Vorgaben an die Datensicherheit gerecht wird. Eine E-Akte sollte folgendes bieten:
- Ein DSGVO-konformes Rollen- und Rechtesystem
- Erfüllung der Vorgabe zur Beweiserhaltung signierter elektronischer Dokumente (TR-ESOR)
- Richtlinienkonformität im Bereich des ersetzenden Scannens (TR-RESISCAN)
- Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Eine digitale Lösung für die Aktenführung unterstützt die Arbeitsabläufe in der Verwaltung entlang der kompletten Prozesskette. Eine eingehende Information wird zunächst im Rahmen des Posteingangs zentral abgelegt. Jeder Mitarbeiter, der das Dokument für seine Arbeit benötigt, hat somit uneingeschränkten Zugriff, auch von unterwegs mit mobilen Endgeräten.
E-Akte: Abgestimmt auf die digitale Verwaltung
Eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Nutzung einer E-Akte ist es, dass die gewählte Lösung speziell auf die öffentliche Verwaltung und die dortigen Anforderungen ausgerichtet ist. Alle Fachverfahren müssen nahtlos integrierbar sein. Dann können automatisierte Workflows greifen, die den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern, Fehler vermeiden und so die Effizienz steigern. Neben einer speziell angepassten Sprache, die auf den offiziellen Begrifflichkeiten basiert und die Eingewöhnung erleichtert, sollte die E-Akte auch eine hohe Skalierbarkeit aufweisen und den Einstieg in die digitale Verwaltungsarbeit ohne Hürden ermöglichen.
Schriftgutverwaltung und Sachbearbeitung sollten gleichermaßen digital abgebildet werden. Die digitale Signatur spielt dabei eine bedeutende Rolle im Prozess der digitalen Transformation. Transparente Prozesse sorgen dafür, dass der Bearbeitungsstand und die Aktualität einer Information auf den ersten Blick erkennbar sind. Da bei einer E-Akte Medienbrüche entfallen, kann zudem die Bearbeitungszeit deutlich um bis zu 90 Prozent reduziert werden.
Die abschließende Speicherung erfolgt in einer zentralen und einheitlichen Ordnerstruktur. Hier abgelegt, können die Vorgänge als abgeschlossen erkannt werden. Fazit: Nur mit einer modernen und flexiblen E-Akte, die sich durch geringe Einstiegshürden bei Implementierung, Bedienung und Administration auszeichnet, können die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, das OZG in der avisierten Zeit bis zum Dezember 2022 umzusetzen.
