Für die flächendeckende Digitalisierung von Arbeitsabläufen in der kommunalen Verwaltung gibt es keine Alternative. Nur mit einer leistungsfähigen IT als Grundlage für schlankere Prozesse können Kommunen den künftigen Herausforderungen begegnen: Sie müssen mehr Verwaltungsarbeit mit weniger Personal stemmen – ohne dass die Qualität leidet. Das Beispiel der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung zeigt, wie das gelingen kann.
Die Kommunen stehen vor einem Dilemma: Die Verwaltungsarbeit wird immer komplexer. Zugleich wird es auf einem hart umkämpften Arbeitsmarkt zunehmend schwierig, geeigneten Nachwuchs für die unterschiedlichen Aufgaben der Verwaltung zu gewinnen. Künftig müssen Kommunen somit mehr Verwaltungsaufgaben mit weniger Personal bewältigen.
Die digitale Transformation wird dadurch unumgänglich. Die gute Nachricht: Spezialisierte IT-Lösungen für das Führen von elektronischen Akten bieten einen Ausweg. Sie ermöglichen schlankere Prozesse und schonen Personalressourcen bei Verwaltungsvorgängen, wie das Beispiel der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung zeigt.
Die E-Rechnung als wichtiger Baustein der Digitalisierungsstrategie
Bezüglich der Verarbeitung von E-Rechnungen macht der Gesetzgeber nun ernst: Dabei ist die aktuelle EU-Richtlinie 2014/55/EU, die in Form des E-Rechnungsgesetzes in deutsches Recht umgesetzt wurde, für die kommunale Verwaltung Herausforderung und Chance zugleich.
Die Herausforderung: Ab April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Um die nötigen Voraussetzungen hierfür sowie für die Weiterverarbeitung und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen zu schaffen, müssen viele Kommunen Verwaltungsabläufe neu organisieren und eine technische Lösung implementieren. Es gibt zwar Portallösungen, die es Kommunen erleichtern, E-Rechnungen über einen zentralen Kanal zu empfangen. Doch sind dadurch weder eine effiziente Weiterverarbeitung noch die regelkonforme Aufbewahrung gewährleistet.
Die Chance: Moderne E-Akten-Lösungen für die Eingangsrechnungsverarbeitung wie nscale eGov helfen der kommunalen Verwaltung dabei, ehemals langsame und fehleranfällige Prozesse auf Papier durch ein schnelles und teilautomatisiertes Verfahren auf digitalem Wege abzulösen. So können Kommunen Skonti häufiger in Anspruch nehmen, Ressourcen schonen und ihren Administrationsaufwand signifikant reduzieren. Zugleich werden Fehler minimiert und die Einhaltung relevanter Compliance-Vorgaben unterstützt.
Die wichtigsten Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Doch welche Anforderungen muss eine digitale Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung erfüllen, damit sie die Abläufe in der kommunalen Verwaltung unterstützen kann (siehe Grafik, Abb. 1)?
- Flexibilität: Ein wesentlicher Aspekt ist die Flexibilität bei der individuellen Anpassung eines Systems an die Abläufe der jeweiligen Institution. Schließlich können sich die Organisationsabläufe zwischen Ämtern und Abteilungen stark unterscheiden.
- Offenheit: Idealerweise lässt sich ein E-Akten-System für die Rechnungsverarbeitung mit diversen Eingangskanälen verknüpfen, je nachdem, auf welchem Wege eine Rechnung in der Verwaltung eintrifft – ob per E-Mail, über ein Webportal oder doch auf dem althergebrachten Papierweg. Ist Letzteres der Fall, ist ein vorgeschalteter Scanprozess unerlässlich, der im Rahmen der Digitalisierung die Buchungsdaten einer Rechnung erfasst und direkt an das E-Akten-System übergibt.
- Kompatibilität: Unerlässlich ist die Kompatibilität mit Rechnungsformaten wie XRechnung. Dieses XML-Format bietet strukturierte Rechnungsdaten, was den Aufwand bei der Validierung deutlich reduziert.
- Automatisierung: Optimalerweise findet bereits beim Eingang einer Rechnung eine automatisierte Zuordnung zu einem Bestellvorgang oder Angebot statt. Dann kann das System eine automatisierte Plausibilitätsprüfung durchführen und dabei beispielsweise die Bestellsumme mit der Rechnungssumme abgleichen. Unplausible Rechnungsdaten werden somit frühzeitig herausgefiltert. Erfassungsfehler, wie sie bei papierbasierten Prozessen leicht vorkommen können, werden ausgeschlossen.
- Prozessunterstützung: Anschließend beschleunigt eine E-Akten-Lösung wie nscale eGov den Anordnungsprozess, indem alle an der Prüfung und Freigabe beteiligten Mitarbeiter zentralen Zugriff auf das digitale Rechnungsdokument haben. Das Hin- und Herreichen von Papierrechnungen zwischen verschiedenen Stellen innerhalb der Verwaltung ist nicht mehr notwendig. Das spart viel Zeit. Mithilfe einer Benachrichtigungsfunktion wird die Person, deren prüfender Blick zum jeweiligen Zeitpunkt benötigt wird, durch das System zur Weiterbearbeitung aufgefordert.
Es zeigt sich: Die Vorteile, welche die kommunale Verwaltung durch die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung erzielen kann, sind vielfältig. Vor allem in diesen Bereichen sind die Mehrwerte spürbar:
- Effizienzgewinn durch strukturierte Arbeitsabläufe und verkürzte Durchlaufzeiten
- Kosteneinsparungen und Fehlerreduktion durch Wegfall manueller Bearbeitung
- Einhaltung der Compliance-Vorgaben (E-Rechnungsgesetz)
- Entlastung des Personals von zeitraubenden Routinearbeiten
- Rechtzeitige Inanspruchnahme von Skonti
- Kosteneinsparungen durch Wegfall von Lagerfläche, Druck- und Kopierkosten
- Klarheit über Bearbeitungsstände und Ablageorte durch Zentralisierung
Starke Basis: E-Akte erleichtert Informationsverwaltung
Lösungen wie nscale eGov bauen neben der aktiven Postlauf-Unterstützung auf eine elektronische Aktenstruktur. Diese bietet eine digitale Ablaufsteuerung vom Posteingang über die Schriftgutverwaltung und Sachbearbeitung bis hin zur gesetzeskonformen und beweiswerterhaltenden Langzeitspeicherung. So können etwa Eingangsrechnungen zu elektronischen Kassenakten zugeordnet werden, die zugleich die Basis für die spätere Aufbewahrung, Archivierung oder Aussonderung darstellen.
Über eine Verlinkung oder eine Kopie können Rechnungsdokumente zudem auch im Fachkontext verfügbar gemacht werden. Beispielsweise kann eine eingehende Baurechnung zusätzlich in der elektronischen Bauakte zum betreffenden Bauwerk hinterlegt werden. Neben der signifikanten Beschleunigung von Prozessen verbessert die E-Akte somit vor allem die Nachweisbarkeit und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandels.
Direkte Verzahnung mit ERP und Archiv
Spezialisierte E-Akten-Lösungen bieten nicht nur eine optimale Unterstützung individueller Ad-hoc-Workflows, beispielsweise durch die Automatisierung von Plausibilitätsprüfungen auf Basis von Lieferantendaten oder Bestellinformationen aus dem ERP-System.
Ebenso bieten führende Systeme die reibungslose Übergabe von Daten und Dokumenten an angeschlossene Archivlösungen über maßgeschneiderte Schnittstellen. So kann die Einhaltung regulatorischer Vorgaben bei der anschließenden Aufbewahrung von Rechnungsdokumenten schnell und einfach sichergestellt werden. E-Akten-Systeme wie nscale eGov bieten hier die erforderlichen Mechanismen, um Anforderungen aus Fach- und Archivgesetzen fallspezifisch umzusetzen.
Fazit: Der richtige Weg
Die flächendeckende Umstellung auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist für die kommunale Verwaltung eine organisatorische Herausforderung. Doch ist der eingeschlagene Weg fraglos der richtige: Die flächendeckende Digitalisierung des öffentlichen Sektors ist angesichts schwindender Ressourcen alternativlos. Zugleich sind flexible und skalierbare Lösungen verfügbar, mit denen der Public Sector die Herausforderungen meistern und weitreichende Potenziale heben kann.
An die Stelle eines ehemals langsamen und fehleranfälligen Verfahrens treten effiziente und transparente Prozesse, die umfangreiche Möglichkeiten der Automatisierung bis hin zur Dunkelverarbeitung bieten. Das spart Zeit, Kosten und Material bei allen Beteiligten. Die E-Rechnung wird somit zu einem wichtigen Baustein bei der Digitalisierung der Kommunen und kann ein Positivbeispiel für weitere Transformationsvorhaben der öffentlichen Verwaltung werden.
