Digitalisierung im öffentlichen Sektor – Ceyoniq bringt NRW mit der E-Akte voran

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Nordrhein-Westfalen hat einen großen Schritt bei der Digitalisierung seiner öffentlichen Verwaltung gemacht: Wie die Landesregierung vor Kurzem bekannt gab, hat sie mehr als 55.000 Arbeitsplätze in über 150 verschiedenen Behörden vollständig digitalisiert. Eine zentrale Säule der elektronischen Verwaltungsarbeit ist die E-Akte nscale eGov. Sie erleichtert den Mitarbeitern die Suche nach Informationen und sorgt dafür, dass Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse nun wesentlich effizienter ablaufen.

Deutschlandweit kommt die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung weiterhin nur schleppend voran. Schon bis Ende 2022 sollten laut Onlinezugangsgesetz (OZG) 575 Verwaltungsdienstleistungen digital verfügbar sein. Bis November des vergangenen Jahres hatte Nordrhein-Westfalen ganze 175 umgesetzt. Damit ist das Bundesland – rechnet man die Verwaltungsangebote der einzelnen Gemeinden hinzu – sogar Spitzenreiter im deutschlandweiten Vergleich. Auf Bundesebene sind lediglich 81 Verwaltungsdienstleistungen komplett digitalisiert. Die Digitalisierung der 55.000 Arbeitsplätze in den NRW-Behörden – inklusive Einführung der E-Akte – bezeichnen die Verantwortlichen zu Recht als „echten Meilenstein“.

Die E-Akte als zentrale Komponente für die digitale Verwaltung

Die E-Akte ist eine essenzielle Grundlage für digitale Prozesse in der Verwaltung. Eine Umfrage der Beratungsgesellschaft Next:Public unter 3.900 Beschäftigten im öffentlichen Sektor ergab jedoch, dass nur 42 Prozent von ihnen eine vollumfängliche E-Akte zur Verfügung steht. Das heißt: In vielen Behörden müssen die Mitarbeiter noch immer große Volumen an Dokumenten in verschiedenen Formaten – zum Beispiel E-Mails, PDFs, Dateien aus Fachverfahren oder Dokumente in Papierform – aufwendig manuell bearbeiten und vielerorts in papierbasierte Akten einsortieren.

Mit allen Nachteilen: Medienbruchfreies Arbeiten ist nicht möglich, die Workflows sind zeitaufwendig und intransparent. Zudem müssen bei der Schriftgutverwaltung zahlreiche regulatorische und rechtliche Vorgaben eingehalten werden – eine große Herausforderung bei der konventionellen, papierbasierten Aktenführung. Hinzu kommen lange Suchaufwände und fehlende Übersicht über Informationen. All diese Faktoren ziehen die ohnehin schon komplexen Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse der öffentlichen Verwaltung weiter in die Länge – zum Unmut von Mitarbeitern und Bürgern.

Maßgeschneidert für die öffentliche Verwaltung: Die digitale E-Akte nscale eGov

nscale eGov bietet öffentlichen Verwaltungen ein zentrales und strukturiertes digitales Ablagesystem, das eine revisionssichere, transparente, integre und vollständige Aktenverwaltung ermöglicht und sämtliche Anforderungen effizienter Schriftgutverwaltung erfüllt. Die digitale E-Akte versetzt die Behördenmitarbeiter in die Lage, Suchvorgänge wesentlich schneller und ressourcenschonender durchzuführen – und jederzeit sowie von jedem Ort Zugriff auf sämtliche prozessrelevante Informationen und Dokumente zu haben.

Dies können sie in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung tun: Die nscale eGov E-Akte ist vollständig und nutzerfreundlich in den Haupt-Client Microsoft Explorer und in weitere Clients integriert, die in den Behörden zum Einsatz kommen. Im Zusammenspiel mit einer elektronischen Laufmappe, die das Bundesland selbst entwickelt hat, und der Scan-Lösung eines Drittanbieters stellt die E-Akte aus unserem Haus zudem sicher, dass sämtliche Prozesse digital und ohne Medienbrüche abgebildet werden.

Das hat nicht nur eine enorme Arbeits- und Zeitersparnis für die Mitarbeiter zur Folge. Da nscale eGov als Landesstandard eingesetzt wird, können verschiedene Behörden in NRW nun deutlich einfacher zusammenarbeiten und gemeinsame Workflows effizienter durchführen. Und nicht zuletzt profitieren auch die Bürger: Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse kommen nun schneller zu einem Ergebnis. Außerdem können die Mitarbeiter Informationen nun in Sekundenschnelle finden und Auskünfte erteilen – anstatt die Schubladen ihrer Aktenschränke auf der Suche nach einem bestimmten Dokument durchwühlen zu müssen.

Fazit: E-Akte steigert Effizienz der öffentlichen Verwaltung

Die digitale E-Akte ist wesentlicher Bestandteil einer digitalen Gesamtlösung in der öffentlichen Verwaltung und der entscheidende Faktor für Effizienzsteigerung im gesamten Prozess der Aktenführung – von der Erstellung über die Ablage und Archivierung bis hin zur Aussonderung. Und damit auch ein Treiber für mehr Bürgernähe: Denn die Deutschen möchten viele Verwaltungsdienstleitungen lieber online erledigen – wenn sie denn könnten.

Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions. 

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