Das Corona-Virus fördert die mobile Arbeit: Denn im Zuge der Lockdowns und Kontaktbeschränkungen mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken. Mit dem Wechsel an den heimischen Schreibtisch ging auch die Einführung neuer Technologien einher. Die Folgen sind meist nur schwer abzusehen. Denn was aufgrund der gebotenen Eile oftmals auf der Strecke blieb, waren die Beachtung der Auswirkungen auf das Informationsmanagement und die Anbindung an bereits bestehende Drittsysteme.
Eine effektive Zusammenarbeit auch in Zeiten von Corona sicherstellen, das war die Aufgabe, vor der viele Unternehmen zu Beginn der Krise standen. Denn für die meisten Mitarbeiter war ein Wechsel ins Home-Office unvermeidbar. Um dies zu realisieren, wurden vielerorts diverse neue Cloud-Technologien freigeschaltet, die bis vor der Krise kaum oder nur situationsbedingt eingesetzt wurden. Dazu gehörten beispielsweise
- Office 365
- MS Teams
- G-Suite von Google
Die tiefgreifenden Auswirkungen dieser Veränderungen für das Informationsmanagement werden erst in ein paar Jahren transparent sein. Denn: Plötzlich kamen weitere Kanäle zu bereits bestehenden Anwendungen für das Informationsmanagement hinzu, ohne dass diese sorgfältig in die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens integriert werden konnten.
Neue Technologien in die Digitalisierungsstrategie integrieren
Zu Beginn der Krise standen die Unternehmen unter großem Zeitdruck was die Bereitstellung von reibungslos funktionierenden Home-Office-Arbeitsplätzen für ihre Mitarbeiter betraf. Mittlerweile ist es aber an der Zeit, einen Plan für das Arbeiten nach der Krise zu fassen. Zwei wichtige Fragen sind dabei zu klären:
- Wie wird mit all den Informationen, die in den neuen Werkzeugen liegen, nach der Corona-Krise umgegangen?
- Wie werden diese Werkzeuge in die Gesamt-IT-Landschaft eines Unternehmens integriert?
Zur Beantwortung muss zunächst definiert werden, welche Information überhaupt wichtig ist. Anschließend muss geklärt werden, in welchen Systemen diese wichtigen Informationen vorliegen, beispielsweise in Drittanwendungen wie dem ERP. Für nscale Kunden waren diese Fragen bereits vor der Krise leicht zu beantworten. Denn das System dient als zentrale Plattform, auf der ein leistungsstarkes Informations- und Dokumentenmanagement realisierbar ist. Durch eine enge Verzahnung von Enterprise Information Management (EIM) und ERP können Informationen allen berechtigten Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät.
Daten aus Drittsystemen verwalten
Je mehr Systeme Verwendung finden, desto mehr Arten von Informationen koexistieren in einem Unternehmen. Sie stammen aus verschiedenen Quellen und können beispielsweise Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien sein, Links zu Webseiten, Social-Media-Inhalte und Videos sowie Daten aus SAP- und Non-SAP-Systemen. Die Verwaltung und auch Nutzung dieser komplexen und unstrukturierten Datenmengen ist eine Herausforderung, die auch im Home-Office gemeistert werden muss, um den Geschäftserfolg langfristig zu erhalten.
So müssen nicht nur jegliche Informationen zu einem Vorgang für die involvierten Mitarbeiter zugänglich sein, zugleich müssen alle Beteiligten auch die Möglichkeit haben, die Daten zu bearbeiten. Wer mobil arbeitet, kann nicht schnell zur Bürotür nebenan gehen, um einen Kollegen nach einer lokal abgelegten oder gar ausgedruckten Akte zu fragen. Die relevanten Daten müssen also zentral gebündelt und übersichtlich visualisiert abgelegt werden, damit alle Berechtigten Zugriff haben.
Digitale Akte sorgt für Transparenz und Überblick
Dies ist mit einer digitalen Akte, beispielsweise einer Bestellakte möglich. Diese bietet einen kompletten Überblick und vermeidet zudem Reibungsverluste, die entstehen, wenn beispielsweise die Freigabe einer bestimmten Bestellung lediglich bei einer, der involvierten Personen via Mail oder Chat eingegangen ist. Ohne eine digitale Akte ist diese Information nicht verfügbar und der weitere Prozess stockt.
Ebenfalls eine Herausforderung: Oftmals finden Prozesse in unterschiedlichen Systemen statt. Um alle Daten für die Weiterverarbeitung zu einem späteren Zeitpunkt in der Prozesskette verfügbar zu halten, lässt sich nscale tief mit ERP-Systemen verschiedener Anbieter verzahnen. Auf Basis eines sogenannten Single Point of Truth, an dem multi-strukturierte Informationen diverser Quellen zusammengeführt werden, können auch bei mobiler Arbeit Workflows eingehalten und die Nutzung von Drittsystemen und Fachanwendungen gefördert werden.
Datenschutz für Informationen aus allen Quellen
Doch nicht nur der Zugriff auf die Daten ist wichtig. Ebenso bedeutend ist eine Compliance-konforme Archivierung aller relevanten Informationen. nscale bündelt sie zentral, was verhindert, dass Informationen in Drittsystemen verbleiben und dort übersehen werden. Je mehr Systeme eingesetzt werden, ohne angebunden zu werden, desto mehr Informationsinseln entstehen, die am Ende nicht länger zu überblicken sind. Rechtlich vorgeschriebene Aufbewahrungs- und Löschfristen werden nicht eingehalten und der Datenschutz ist nicht gewährleistet.
nscale bietet daher eine integrierte Archivlösung, die die Speicherung aller relevanten Daten auf Basis rechtlicher Vorgaben sicherstellt. Neben Aufbewahrungs-, Lösch- und Sperrfristen, die zu einem festgelegten Zeitpunkt die automatische Löschung der Daten regeln, ermöglicht das Legal-Hold-Prinzip die Archivierung von Daten über Löschfristen hinaus, wenn sie Relevanz für einen laufenden Gerichtsprozess haben.
Aktive Unterstützung und Entlastung der Mitarbeiter
Sind alle wichtigen Informationen eines Unternehmens mittels eines EIM-Systems konzentriert und strukturiert abgelegt, ergeben sich zahlreichen Vorteile:
- Zentrale Zugriffsstrategien und Berechtigungen
- Automatisierungen beispielsweise der Eingangsrechnungsprüfungen und Freigabe-Workflows
- Grundlage für kollaborative Zusammenarbeit
Jeder Anwender hat immer Zugriff auf die aktuelle Information. Ergebnisse aus der Zusammenarbeit stehen allen berechtigen Anwendern zur Verfügung.
Fazit
Ein strukturiertes und zentrales Informationsmanagement wurde im Zuge der Corona-Pandemie wichtiger denn je. Denn nur mit einer entsprechenden Lösung kann jeder Anwender zu jeder Zeit auf alle wichtigen Informationen für seinen Arbeitsprozess zugreifen und das unabhängig davon, aus welcher Quelle die Daten stammen. Auch künftig wird das mobile Arbeiten weiter an Bedeutung gewinnen. Für Unternehmen ist also die Zeit gekommen, eine nachhaltige Strategie für den Zugriff auf wichtige Informationen, unabhängig vom aktuellen Standort oder dem verwendeten Endgerät zu entwickeln.
