Kommunikations- und Kollaborationstools sind spätestens seit der Corona-Pandemie zu unverzichtbaren Helfern in der digitalen und räumlich verteilten Arbeitswelt geworden. Besonders die Microsofts Teams-Plattform hat sich dabei mehr und mehr zur Standard-Anwendung im professionellen Umfeld entwickelt und Konkurrenten wie Slack in puncto User-Zahlen längst abgehängt. 300 Millionen Anwender weltweit nutzen Teams, in etwa einer Million Organisationen kommt die Software zum Einsatz (Stand: 2023).
Neue Anforderungen an Unternehmen durch „New Work“
Von wo aus und mit welchen Endgeräten Mitarbeitende ihre Aufgaben erledigen, stellt für einen reibungslosen betrieblichen Ablauf kaum noch ein Problem dar – die passende technische und technologische Infrastruktur vorausgesetzt. Homeoffice, mobiles Arbeiten und virtuelle Teams sind nicht mehr nur reine Schlagworte, sondern in vielen Unternehmen bereits gelebte Praxis – Stichwort „New Work“. Damit einher gehen auch gesteigerte Erwartungen – nicht nur von Mitarbeitenden der Gen Z – an ihre Arbeitsumgebung: Die Möglichkeit, mobil oder hybrid zu arbeiten, ist heutzutage bei der Arbeitgeberwahl ein entscheidendes Kriterium – und längst zu einem überzeugenden Instrument im Employer Branding geworden.
Hinzu kommt die immer weiter steigende Anzahl an eingesetzter Software: Spezialanwendungen, Software-Altlasten, redundante Applikationen und individuelle lokale Lösungen haben vielerorts dazu geführt, dass die IT-Systemlandschaften zersplittern und immer weiter ausufern. Gerade in größeren Unternehmen sind teils hunderte, manchmal sogar tausende Anwendungen im Einsatz – hohe Kosten, Medienbrüche und Kompatibilitätsprobleme inklusive. Sind dann noch zusätzliche, aufwendige Schulungsmaßnahmen erforderlich, um den Mitarbeitenden effizientes Arbeiten im Software-Dschungel zu ermöglichen, sinkt die Akzeptanz – während die Frustration in der Belegschaft zunimmt.
Native nscale Integration in Microsoft Teams
Unternehmen, die im betrieblichen Alltag auf nscale setzen, profitieren von der nahtlosen Integration der Informationsplattform in MS Teams. Dadurch haben sie die Möglichkeit, ihre Geschäfts- und Verwaltungsprozesse systemübergreifend ohne Medienbrüche zu organisieren und sie in Echtzeit kollaborativ zu bearbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, wo und mit welchem Endgerät die einzelnen Team-Mitglieder gerade arbeiten.
Sie können – ohne sich umstellen zu müssen – in ihrer gewohnten MS-Teams-Umgebung arbeiten und dabei sämtliche Funktionen des nscale Web-Clients nutzen, also etwa Dokumente bearbeiten, ablegen oder recherchieren. Zudem erhalten sie eine übersichtliche Darstellung ganzer Aktenstrukturen in MS Teams: Systematisch zusammengeführte und strukturierte Daten aus den verschiedenen Microsoft- und Fachanwendungen ermöglichen einen vollständigen Überblick über alle Informationen und erlauben so bessere Entscheidungen sowie präzise Auskünfte. Die aufwendige und zeitfressende Suche nach Dokumenten – der durch ineffizientes Dokumentenmanagement verursachte Zeitverlust beläuft sich pro Tag und Angestelltem auf fast zwei Stunden – gehört damit der Vergangenheit an.
Zudem liegen relevante Informationen – in Form von Dateien und Dokumenten – aufgrund verschiedener eingesetzter Anwendungen in unterschiedlichen Repositories. Muss ein Mitarbeiter auf Basis von mehreren fragmentierten Informationen eine Entscheidung treffen, ist es mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden, diese zusammenzuführen und eine valide Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Falsch und redundant abgelegte Dokumente, Dubletten und verschiedene Dateiversionen machen das Unterfangen nicht leichter. Das vollständig in Microsoft Teams integrierte nscale erlaubt es dem Mitarbeitenden, jederzeit und von überall sämtliche relevanten Informationen aufzurufen – und innerhalb weniger Minuten fundierte Entscheidungen zu treffen.
Integration von nscale in lokale und cloudbasierte MS-Teams-Umgebungen
Die Integration von nscale in lokale sowie cloudbasierte Microsoft Teams-Installationen erfolgt über die App nscale MS Teams. Durch die tiefe Integration wird sie mit wenigen Klicks in Microsofts Informations- und Kollaborationsplattform eingebunden. So entsteht ein einzigartiges Werkzeug, das die Kommunikations- und Kollaborationskanäle von MS Teams ideal mit den Archiv- und Dokumentenmanagementfunktionen von nscale verbindet.
Fazit: Schnell und fehlerfrei durch digitale Prozesse
Der Wegfall von Medienbrüchen und Systemwechseln führt zu einer merklichen Beschleunigung bei der Informationsbeschaffung und Entscheidungsfindung im Arbeitsalltag sowie zu nachvollziehbaren, automatisierten und fehlerfreien digitalen Prozessen – die perfekte Grundlage für maximale Produktivität und Effizienz im Informationsmanagement von Organisationen.
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