Mit dem Release von Chat GPT, Google Gemini (ehemals Bard) und Co. begann 2023 der Siegeszug der künstlichen Intelligenz (KI). Viele Unternehmen haben das Potenzial der Technologie längst erkannt und investieren immer stärker in intelligente Software. Denn gerade textbasierte generative KI ist in der Lage, repetitive Verwaltungsaufgaben im Unternehmensumfeld zuverlässig und effizient auszuführen. Ein Anwendungsbereich, in dem KI enorme Mehrwerte erzeugt, ist das digitale Vertragsmanagement.
Das Management von Verträgen gehört zu den elementaren Aufgaben unternehmerischen Handelns. Große Unternehmen müssen nicht selten tausende aktive Verträge verwalten – eine Anzahl, die die manuelle Erstellung, Prüfung und Analyse von Vertragsdokumenten zunehmend erschwert. KI-unterstützte digitale Vertragsmanagement-Lösungen ermöglichen es, sämtliche Prozesse entlang des Contract Lifecycle strukturiert und effizient durchzuführen.
Herausforderungen bei der Vertragserstellung
Am Anfang des Vertragsmanagements steht die Vertragserstellung – bei der bereits einige Fallstricke lauern. Damit Unternehmen ihre Verträge schnell, fehlerfrei, ressourcenschonend und rechtssicher erstellen können, bedient sich unsere Lösung der KI-Technologie Legartis AI. Im Zusammenspiel ermöglichen die beiden Anwendungen ein leistungsstarkes digitales Contract Lifecycle Management.
Die Vertragserstellung ist ein aufwendiger Prozess, an dem in der Regel mehrere Abteilungen beteiligt sind. Bis ein Vertrag unterzeichnet werden kann, sind in der Regel schon einige Arbeitsstunden in Verhandlungen und sukzessive Anpassungen geflossen. Hinzu kommt, dass die verschiedenen Vertragsarten – von Arbeitsverträgen über Lieferantenverträge bis hin zu Auftragsdatenverarbeitungsverträgen – auf unterschiedlichen rechtlichen Grundlagen aufbauen, die ein fundiertes Verständnis von den zuständigen Bearbeitern verlangen.
Dies führt gerade bei einem nicht vollständig digitalen Vertragsmanagement zu langen Transport- sowie Bearbeitungszeiten – vor allem bei der juristischen Überprüfung und dem Abgleich mit unternehmensspezifischen Compliance-Regelungen durch die entsprechende Fachabteilung. Aufgrund der Komplexität des Erstellungsprozesses droht zudem eine hohe Fehleranfälligkeit durch fehlende, unvollständige oder falsch formulierte Klauseln. Die Folge sind vermeidbare Verzögerungen, erhöhte Kosten – und oftmals verpasste Gelegenheiten.
Automatisierte Vertragserstellung in Sekundenschnelle
Unterstützt durch künstliche Intelligenz automatisieren und standardisieren wir wiederkehrende Prozesse im Vertragsmanagement – egal um welche Vertragsart es sich handelt. Auf diese Weise minimiert unsere Lösung Fehlerquellen, sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit aller Abteilungen und Bearbeiter und reduziert den zeitlichen Aufwand für die Vertragserstellung.
Die KI prüft Vertragsentwürfe innerhalb weniger Sekunden, genehmigt korrekte Klauseln automatisch, weist selbstständig auf fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Klauseln hin und liefert passende Formulierungsvorschläge. Dabei erkennt die Software eigenständig Vertragsart und Sprache.
Eine wichtige Rolle bei der Überprüfung spielt das integrierte Contract Playbook. Hier lassen sich unternehmensspezifische Compliance-Richtlinien und Standard-Klauseln hinterlegen, die die KI bei der Vertragsprüfung berücksichtigt. Das individuelle Contract Playbook ist übrigens im Handumdrehen angelegt.
Vertragsmanagement in gewohnter Arbeitsumgebung
Um die umfangreichen Funktionen unserer Lösung zu nutzen, müssen Bearbeiter ihre gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen: Die Software ist zu 100 Prozent kompatibel mit Office 365, in die Oberfläche von Word integriert und passt sich dem Prüfverhalten des jeweiligen Bearbeiters an. Der Einarbeitungsaufwand reduziert sich dadurch auf ein Minimum und beträgt.
Hohe Sicherheitsstandards und DSGVO-konforme Datenspeicherung
Datensicherheit spielt im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz eine wichtige Rolle. Um die höchsten Sicherheitsstandards zu gewährleisten, werden sämtliche Daten auf DSGVO-konformen Servern gespeichert, die nach ISO/IEC 27001 zertifiziert sind. Diese internationale Norm regelt die Anforderungen an die Informationssicherheitsmanagementsysteme von Unternehmen. Zudem werden die Daten nicht an Dritte weitergegeben.
Zahlreiche Mehrwerte durch KI-Unterstützung
Unternehmen, die beim Vertragsmanagement auf die Unterstützung generativer KI setzen, profitieren von zahlreichen Mehrwerten:
- An erster Stelle steht hier die Zeitersparnis bei der Vertragserstellung und -prüfung, die es Bearbeitern ermöglicht, sich auf ihre relevanten Kernaufgaben zu konzentrieren, etwa Verhandlungen und die Formulierung komplexer Klauseln.
- Die künstliche Intelligenz überprüft Verträge und Klauseln stets mit derselben hohen Qualität. Falsche Formulierungen und fehlende oder unvollständige Klauseln gehören damit der Vergangenheit an, Fehler in der Vertragserstellung und -bearbeitung werden auf ein Minimum reduziert.
- Dank der im Contract Playbook definierten unternehmensspezifischen Regelungen ist zu jedem Zeitpunkt sichergestellt, dass Unternehmensstandards konsequent eingehalten und bei jedem Prüfungsvorgang umgesetzt werden.
- Eine medienbruchfreie digitale Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen und Bearbeiter ist jederzeit gewährleistet.
- Die Lösung passt sich nahtlos in bestehende Technologien ein und erlaubt die Integration weiterer Komponenten.
- Die automatische Extraktion und Segmentierung von Daten aus (archivierten) Verträgen erlaubt es, Vertragsinhalte und Klauseln detailliert zu analysieren, das Vertragsmanagement mit wertvollen Informationen anzureichern und Handlungsbedarfe zu identifizieren.
Künstliche Intelligenz ermöglicht effizientes Vertragsmanagement
Die wichtigste Aufgabe des Vertragsmanagements liegt darin, Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus effizient zu verwalten. Mit einer digitalen Lösung können Unternehmen ihren gesamten Vertragsbestand zentral sowie orts- und abteilungsübergreifend organisieren – und repetitive Prozesse automatisieren. Das Zusammenspiel von Vertragsmanagement-Software und integrierter KI versetzt Unternehmen in die Lage, ihr Contract Lifecycle Management ressourcenschonend, fehlerresistent, zuverlässig und kostengünstig zu gestalten – und sich gleichzeitig zukunftssicher aufzustellen.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
