New Work, Digital Workplace, Work-Life-Balance: Die Arbeitswelt ist im Wandel und das spiegelt sich in einer Vielzahl von sich zum Teil überschneidender Begriffe und Konzepte wider. Doch welche Vorteile bringen die Veränderung konkret? Ein entscheidender Aspekt ist Standortunabhängigkeit. Moderne Lösungen ermöglichen es, von jedem erdenklichen Ort aus vollen Zugriff auf alle Dokumente sowie Informationen zu haben, sei es aus dem Homeoffice, dem Park oder jeglichem anderen Ort in der Galaxie. Die Qualität der Arbeit bleibt gleich hoch – der Arbeitsplatz wird frei wählbar. Das fände wohl auch Mr. Spock „faszinierend“.
Der Weltraum, unendliche Weiten. Wir schreiben das Jahr 2020. Die moderne Arbeitswelt überwindet zunehmend die Grenzen von Raum und Zeit und bietet praktisch uneingeschränkte Möglichkeiten der Entfaltung. Dazu gehört das Arbeiten zu flexibel wählbaren Zeiten, aber auch die freie Wahl des Standorts. So wird der Lieblingsplatz ganz einfach zum Arbeitsplatz. Die Anwesenheit im Büro ist dagegen nicht länger Voraussetzung für effizientes Arbeiten. Mit einem geeigneten Dokumentenmanagement kann diese maximale Flexibilität und Mobilität realisiert werden, wodurch sich galaktische Vorteile ergeben. Etwa im Zuge von Vor-Ort-Termine beim Kunden. Solche „Forschungsreisen“ mit persönliche Kundenkontakt sind für jedes Unternehmen ein Erfolgsfaktor. Doch beanspruchen sie viel Zeit, die nicht direkt für die Arbeit genutzt werden kann, beispielsweise durch die An- und Abreise und Hotelübernachtungen. Ohne die Möglichkeit zum standortunabhängigen Arbeiten, werden diese zeitlichen Potentiale verschwendet.
Zeitliche Ressourcen sinnvoll nutzen
So bietet beispielweise eine lange Zugfahrt zum Kunden genügend Zeit, letzte Informationen zusammenzutragen, um etwa der Produkt-Präsentation den Feinschliff zu geben. Diese Zeit wird aber ohne mobiles Arbeiten untätig „abgesessen“. Noch am Tag des Termins kann mit einem System, das Standortunabhängigkeit ermöglicht, ein neues Angebot für den Kunden erstellt oder sich noch einmal die Daten eines Partners vor Augen geführt werden, mit dem am nächsten Tag ein Treffen ansteht. Nicht zuletzt ergeben sich auch Vorteile während des eigentlichen Kundenbesuches. Schnell kann überprüft werden, welche vertraglichen Vereinbarungen aktuell oder welche Lieferungen bereits erfolgt sind. Die Auskunftsfähigkeit ist jederzeit gegeben.
Der Kundenbesuch ist jedoch nur ein Beispiel. Ähnlich sieht es bei einem Messeauftritt aus, der zwar den persönlichen Kundenkontakt und die Gewinnung von Neukunden unterstützt, doch gleichzeitig zeitliche Potentiale offenbart, die mit standortunabhängigen Arbeiten gehoben werden können. Und auch bei Homeoffice-Konzepten spielt der Zugriff auf alle Daten eine wichtige Rolle. Die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice sowie frei über Arbeitsort und –zeit entscheiden zu können, unterstützt die Work-Life-Balance – ein wichtiges Kriterium für potentielle Bewerber bei der Wahl ihres nächsten Arbeitgebers. All das bietet ein Enterprise Information Management System (EIM), wie nscale, das ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement integriert. Dieses muss insbesondere für die Standortunabhängigkeit mehrere Anforderungen erfüllen:
- Zentrale Dokumentenplattform
- Mobile Zugriffsmöglichkeiten
- Sicherung des Datenschutzes
Alle Daten uneingeschränkt verfügbar
Wichtig für standortunabhängiges Arbeiten ist ein digitaler Arbeitsort, also eine zentrale Plattform, auf der alle Dokumente und Informationen eines Unternehmens strukturiert, übersichtlich und leicht auffindbar abgelegt sind. Wo Daten nur lokal gespeichert werden, sind sie ausschließlich vom eigenen Arbeitsplatz-PC aus erreichbar, sodass die Anwesenheit im Büro zwingend erforderlich ist. Denn um richtige Entscheidungen zu treffen und Dokumente wie Verträge oder Briefe zu erstellen, müssen alle erforderlichen Dokumente einsehbar sein.
Mit einem EIM werden alle Daten bereits beim Posteingang strukturiert gespeichert. Hierbei können unternehmensspezifisch passende Ordnerstrukturen angelegt werden, die eine umfassende Übersicht ermöglichen. Bearbeitungsstände und die Aktualität eines jeden Dokumentes sind gekennzeichnet und sofort zu erkennen. Und auch nach erfolgter Bearbeitung von Dokumenten sowie am Ende eines Projektes können alle Daten wie Geschäftsbriefe revisionssicher archiviert werden. Natürlich unter Berücksichtigung der Compliance-Vorgaben von gesetzlicher und unternehmensinterner Seite. Strafzahlungen oder die Sorge vor zu lang oder zu kurz gespeicherten Daten gehören der Vergangenheit an.
Ganz gleich wann und von welchem Ort aus: Mitarbeiter können Dokumente reibungslos und medienbruchfrei bearbeiten und das auch softwareübergreifend in Fremdanwendungen. Das eröffnet ein hohes Maß an Flexibilität, ohne dass darunter die Arbeitsqualität leidet – egal, ob im Büro, dem Café um die Ecke, am internationalen Standort eines Kunden oder von einer Raumstation aus gearbeitet wird.
Reibungsloser Informationsfluss
Wenn direkt nach einem Kundentermin Verträge bearbeitet oder die Daten des Kunden angepasst werden können, hat dies entscheidende Vorteile. Damit sind auch die Kollegen, die nicht am Termin teilgenommen haben, sofort über neue Vereinbarungen oder veränderte Rahmenbedingungen informiert. Dafür bieten sich als Teil der zentralen Plattform Teamspaces an, die den am Projekt beteiligten Mitarbeitern einen geschützten Raum bieten. Hier kann vertrauensvoll und dynamisch zusammengearbeitet werden. Kundenanfragen können stets sofort und korrekt beantwortet werden, ohne dass aufwändige Nachforschungen nötig sind. Der Informationsfluss im gesamten Unternehmen verbessert sich deutlich und die volle Auskunftsfähigkeit ist gegeben.
Gleichzeitig kann eine unterwegs empfangene E-Mail ebenso schnell bearbeitet werden, ohne dafür im Büro anrufen zu müssen und die Dokumente von Kollegen suchen zu lassen. Der Kundenkontakt wird nicht länger durch Außentermine oder einen Tag im Homeoffice unterbrochen und der häufige Wechsel von Ansprechpartnern durch die Vertretung eines Kollegen auf Dienstreise entfällt.
Verschiedene Zugriffsmöglichkeiten sorgen für Mobilität
Eine zentrale Plattform allein reicht nicht aus, um einen modernen Arbeitsplatz im Sinne der New Work zu realisieren. Auch bei der Wahl des eingesetzten Endgerätes ist Grenzenlosigkeit gefordert. Ob der Arbeitsplatz-PC, das Tablet, das Smartphone, ein Space-Shuttle oder eine Zeitmaschine: Mit dem richtigen System braucht es nur eine Internetverbindung, um uneingeschränkte Anwendungsszenarien zu ermöglichen und von überall mit jedem Endgerät arbeiten zu können.
Um unterwegs entspannt arbeiten zu können, müssen mobile Endgeräte nutzbar sein, ohne dass die Nutzer dabei Nachteile gegenüber der Arbeit im Büro befürchten müssen. Effizientes Arbeiten gelingt mit einem auf Mobilität ausgerichteten Client. Dieser bietet eine spezielle Anwenderoberfläche, mit der auch die Arbeit über Smartphones oder Tablets intuitiv und anwenderfreundlich gestaltet ist. Damit ist volle Flexibilität und Unabhängigkeit gegeben und das ohne Qualitätsverlust.
Zugriff von überall, jedoch nicht für jeden
Standortunabhängigkeit ist ein Thema, dass für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen Vorteile bietet. Doch dabei darf der Datenschutz nicht vergessen werden. Bei einer digitalen, zentralen Plattform, die auch mobil erreichbar ist, muss der Zugriff beschränkt sein. Mitarbeiter müssen nur die Dokumente einsehen und bearbeiten können, die sie für ihren Arbeitsbereich brauchen. Dazu gehört zunächst ein Rechte- und Rollenkonzept, das Berechtigungen für die einzelnen Informationen und Daten regelt. So haben Mitarbeiter der Personalabteilung zwar Zugriff auf die Mitarbeiterakten, jedoch nicht auf die Daten der Kunden. Mitarbeiter aus dem Vertrieb dagegen haben uneingeschränkten Zugriff auf Dokumente, die sich auf ihren Kundenstamm beziehen, können jedoch keinen Einblick in die Personalakten der Kollegen erlangen.
Fazit
#Deutschland, Europa oder ferne Galaxien: Mit einem EIM ist der Arbeitsort nicht länger entscheidend für die Effizienz und Qualität der Arbeit. Vielmehr ist es möglich, Fahrtzeiten im Zug oder Wartezeiten während einer Dienstreise sinnvoll zu nutzen. Zudem sind Workflow-Management und Enterprise Information Management (EIM) zwei entscheidende Komponenten, die eng miteinander verknüpft sind. Während Workflow-Management sich auf die Strukturierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen konzentriert, ermöglicht EIM die effiziente Verwaltung und Nutzung von Unternehmensinformationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Gleichzeitig werden Konzepte wie Homeoffice oder das Arbeiten an frei wählbaren Orten realisierbar, was für potentielle Bewerber an Bedeutung gewinnt. Doch auch über die Standortunabhängigkeit hinaus profitieren Unternehmen vom Einsatz einer digitalen Lösung. So wird der Informationsfluss verbessert, die Qualität der Daten steigt und es ist stets volle Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden gegeben. Durch die automatische Einhaltung aller Compliance-Vorgaben müssen Unternehmen nicht länger empfindliche Strafen fürchten. So können Unternehmen auch Lichtjahre von der Erde entfernt erfolgreich in neue Arbeitswelten vordringen, die nie ein Mensch zuvor gesehen hat.
