Hohe Verfügbarkeit, nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit des Archivsystems, Einhaltung von Compliance-Anforderungen: Beim effizienten Management und der sicheren Speicherung von Unternehmensdaten sind viele Herausforderungen zu bewältigen. Auf Grund der schieren Masse an Daten kommt dafür nur eine leistungsstarke, digitale Lösung in Betracht. Führende Enterprise Information Management Systeme (EIM) integrieren leistungsstarke Speichertechnologien. Doch immer häufiger werden auch andere moderne Varianten als Ergänzung nachgefragt. Dazu gehört unter anderem der S3-Speicher. Doch was ist das genau und wo liegen die Mehrwerte?
Die Daten eines Unternehmens sind vielfältig und komplex. Und ebenso aufwändig ist deren sichere und Compliance-konforme Archivierung. Dazu gehört etwa die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen. Gleichzeitig ist auch eine strukturierte und übersichtliche Ablage nötig, um die in den Daten verborgenen Informationen nutzbar zu machen. Und das möglichst schnell und einfach. Je größer die Masse der Daten wird, desto mehr Bedeutung kommt auch der hohen Skalierbarkeit des Speichersystems zu, das der Datenmenge angepasst werden sollte. S3-Speicher versprechen genau dies und punkten zudem mit einer günstigen Datenverwaltung.
Um einen S3-Speicher gewinnbringend zu nutzen, sollte er an die bereits genutzte Archivlösung des EIMs angebunden werden. Führende Systeme ermöglichen die Anbindung und Integration neuer Speichertechnologien, wie dem S3-Speicher, auf die der Anwender über eine einheitliche Schnittstelle zugreifen kann. Ohne Medienbrüche ist eine virtuelle Sicht auf den gesamten Speicher möglich. Doch was steckt hinter dem Begriff S3?
Mehrwerte, die überzeugen
Amazons Simple Storage Service (S3) ist ein weltweit verfügbarer Online-Speicherservice. Der Objektspeicher wurde zuerst von Amazon Web Services entwickelt und bietet die Möglichkeit, beliebig große Datenmengen im Internet zu speichern und abzurufen. Mittlerweile haben andere Hersteller nachgezogen und bieten ebenfalls S3-Speicher an. Diese bieten einige Mehrwerte:
- hohe Verfügbarkeit und Leistung
- Sicherheit
- nahezu unbegrenzter Skalierbarkeit
- verbrauchsbasierte Abrechnung nach Zugriffszahlen
- Verwaltung großer Datenmengen zu geringen Kosten
Dank der Online-Datenablage können Anwender sowohl über das Internet als auch über das Unternehmensnetzwerk den zentralen Datenspeicher nutzen. Hier finden sich alle relevanten Informationen, jederzeit erreichbar, übersichtlich und strukturiert. Damit gehört langes Suchen der Vergangenheit an. Benötigte Objektdaten werden schnell und einfach gefunden, sodass sich der unternehmensweite Informationsfluss deutlich verbessert. Durch die Verbindung des S3-Speichers mit dem vorhandenen EIM ist es zudem möglich, zuvor gesetzte Aufbewahrungs- und Löschfristen zu nutzen. Somit ist gewährleistet, dass alle Compliance-Vorgaben nach wie vor sicher erfüllt werden. Nicht zuletzt ermöglicht die Verbindung die weitere Nutzung aller für das System freigegebenen Storage Adapter, die sogar parallel betrieben werden können.
Übersichtliche Organisation dank Bucket Konzept
Die meisten S3-Speicher folgen einem Bucket-Konzept. Buckets bieten die Möglichkeit, Objekte und Daten zu bündeln und können mithilfe einer virtuellen Verzeichnisstruktur logisch und übersichtlich organisiert werden.
Um den Datenschutz zu gewährleisten, ist beim S3-Speicher der Zugriff auf alle Daten nur mit der entsprechenden Berechtigung möglich. Dafür stehen eine Zugriffskontrolle sowie Verschlüsselungen zur Verhinderung von unbefugter Dateneinsicht zur Verfügung. Diese werden über das Rechte- und Rollenkonzept des S3-Speichers organisiert.
Mit seiner Entwicklung hat Amazon Web Service einen Industriestandard geschaffen. Auch wenn das Software Development Kit (SDK) von Amazon, also die Bibliothek der notwendigen Programmierwerkzeuge, nicht von einem Normengremium zertifiziert worden ist, bildet es dennoch die Grundlage für die meisten S3-Speicher, die mittlerweile unterschiedliche Hersteller anbieten. Da bei letzteren teilweise erweiterte Funktionen verfügbar sind, die von Amazons SDK nicht unterstützt werden, bieten führende EIM-Systeme eine eigene Anbindung an das Archivsystem. Diese sorgt für ein reibungsloses Zusammenspiel mit der neuen Speichertechnologie.
Retention sichergestellt
Ein wichtiger Aspekt vor dem Hintergrund der Compliance ist die Retention, also die Datenerhaltung. Nicht bei jedem Hersteller sind Aufbewahrungsfristen integriert. Da diese aber Voraussetzung für eine rechtskonforme und revisionssichere Archivierung sind, hat die Ceyoniq Technology in solchen Fällen entsprechende Funktionen selbst umgesetzt. Damit ermöglicht das EIM-System nscale nicht nur das Setzen von Fristen, sondern auch das automatische Löschen zu festgelegten Zeitpunkten.
Aktuell unterstützt der nscale Storage Layer verschiedene Objektspeicher, allen voran den Amazon S3. Durch die Anbindung einer S3-kompatiblen Schnittstelle sind zudem folgende Objektspeicher nutzbar:
- IBM Cloud Object Storage
- Cloudian HyperStore
- Hitachi Content Platform (HCP)
- EMC Elastic Cloud Storage (ECS)
Optimale Symbiose
Das Zusammenspiel eines S3-Speichers mit dem genutzten Archivsystem bietet einen weiteren entscheidenden Mehrwert. Denn damit stehen alle Funktionen und Vorteile des Archivsystems weiterhin zur Verfügung. Dazu gehören bei führenden Herstellern:
- minimaler Ressourcenverbrauch bei hoher Performance
- zusätzliche Archivvolumina für unbegrenzte Speicherung
- effiziente Nutzung durch Container
- schnellen Zugriff auf alle Dokumente durch NoSQL-Datenhaltung
- Speicher-Strategie an die Prozesse des Unternehmens anpassbar
Für den berechtigten Anwender sind stets alle Bearbeitungsschritte der gespeicherten Daten sowie deren Status, Aktualität und Eigenschaften transparent. Der unbefugte Zugriff auf die gespeicherten Daten und Informationen wird durch Berechtigungen und ein Rechte- und Rollen-Konzept verhindert. Damit können Unternehmen sich auf die Sicherheit ihrer Daten verlassen.
Rechtskonforme Archivierung
Die Hauptaufgabe des Archivsystems liegt in der rechtskonformen Archivierung und dem anschließenden Retrieval. Bei Ersterer wird jedem Dokument eine ID und ein Archivtyp zugeordnet. Diese eindeutige Kennung wird an die Client-Applikation, die den Auftrag zur Archivierung gegeben hat, zurückgespielt, sodass die Dokumenten-ID gemeinsam mit Informationen zur Verstichwortung abgelegt werden kann. Diese Informationen ermöglichen nicht nur die Nutzung von Daten in Aktenstrukturen, wie beispielsweise einer Lieferanten- oder Vertragsakte, sondern erleichtern zudem den Retrieval. Mit einer Schnittstelle kann dieser über jeden beliebigen Client angefragt werden. Nötig ist dafür die entsprechende Dokumenten-ID. Das Archivsystem stellt die angeforderten Daten zur Verfügung.
Fazit
Die Anforderungen, denen sich Unternehmen bei der Speicherung und Archivierung ihrer Daten gegenübersehen, nehmen ständig zu. So ist eine Compliance-konforme Datenverwaltung ohne Aufbewahrungs- und Löschfristen kaum realisierbar. Insbesondere das Zusammenspiel von modernen Speichertechnologien und einer EIM-Lösung kann hier für deutliche Entlastungen sorgen.
Eine dieser neuen Technologien ist der S3-Speicher, der sich durch eine hohe Skalierbarkeit und Leistung, beste Verfügbarkeit und eine geringe Zugriffsverzögerung auszeichnet. Ein lizensierter S3-Speicher kann an führende EIM-Systeme angebunden werden. Damit können die Vorteile des Objektspeichers ebenso genutzt werden wie die bekannten Funktionen des Archivsystems. Beste Voraussetzungen für ein rechtskonformes und zugleich reibungsloses Dokumentenmanagement.
