ECM und RPA: Informationsmanagement versus Automatisierung repetitiver Arbeitsschritte

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Weniger Zeitaufwand, weniger Fehler, mehr Transparenz: Die Vorteile sind vielseitig, wenn Unternehmen beim Informationsmanagement auf digitale Lösungen setzen. Immer mehr Entscheider möchten auf dieser Basis Automatisierungspotenziale heben, doch die dahinterstehenden Konzepte sind für den Anwender nicht immer leicht zu durchschauen. Wir möchten Licht ins Dunkel bringen und hierfür die Fachbegriffe ECM und RPA näher beleuchten.

Digitale Lösungen für das Informationsmanagement bieten heute weitreichende Potenziale für Zeit- und Kosteneinsparungen in Unternehmen und Organisationen. Oft steht die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsschritten bei Digitalisierungsprojekten im Mittelpunkt. Der Grund liegt auf der Hand: Automatisierung kann entlang von alltäglichen Unternehmensprozessen massiv Ressourcen schonen und die Fehleranfälligkeit senken.

Insbesondere in Großunternehmen hat sich deshalb in den vergangenen Jahren bereits der Einsatz von Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) etabliert. Einer aktuellen BITKOM-Studie zufolge unterstützen entsprechende Lösungen die Anwender vor allem in den Bereichen Archivierung, Invoicing, Dokumentenmanagement sowie Input- und Outputmanagement. Auch in mittelständischen Unternehmen wachsen inzwischen die Investitionen in ECM-Lösungen spürbar an.  

Wenn es um die Automatisierung von digitalen Arbeitsschritten geht, sind in der jüngeren Vergangenheit zudem verstärkt auch sogenannte Software-Roboter in den Fokus geraten. Das Prinzip der Robotic Process Automation (RPA) beinhaltet vor allem die Bearbeitung von isolierten repetitiven Arbeitsschritten mit geringer Komplexität.

Doch wie lassen sich die Begriffe ECM und RPA voneinander abgrenzen? Stehen die Systeme in Konkurrenz oder können sie komplementär eingesetzt werden? Um dies zu veranschaulichen, werfen wir im Folgenden einen genaueren Blick auf beide Begriffe.

Wofür stehen eigentlich ECM und RPA?

Obwohl ECM-Systeme im Vergleich zum Einsatz von Software-Robotern deutlich etablierter sind, herrscht nicht selten Uneinigkeit über den Umfang dessen, was ein ECM eigentlich bietet. Einige Anwendungsfelder, wie die Archivierung, das Dokumenten- oder das Workflowmanagement sind zwar bekannt, doch um zu einer einheitlichen Definition zu kommen, macht es Sinn, den Begriff noch näher zu beleuchten.

Zunächst ist festzuhalten, dass es sich bei ECM um einen ganzheitlichen Ansatz handelt. Das bedeutet, dass es nicht nur um die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte geht, sondern vielmehr um eine zentrale und umfassende Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten. Im Leitfaden des Branchenverbandes BITKOM zu ECM heißt es: „Enterprise Content Management (ECM) umfasst die Strategien, Methoden, Technologien und Werkzeuge zur unternehmensweiten Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content (in Form von Dokumenten- und Multimediadateien).“ Damit werden dem Anwender beispielsweise basierend auf einem digitalen Workflow Informationen situativ bereitgestellt, die die Entscheidungsfindung unterstützen.

Im Gegensatz dazu handelt es sich bei RPA nicht um einen ganzheitlichen Ansatz. RPA verwaltet und generiert keine Daten und unterstützt den Anwender auch nicht bei der Informationsgewinnung. Vielmehr eignet sich die Technologie in ihrer gegenwärtigen Form ausschließlich für die Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen. Somit handelt es sich hier nicht um einen ganzheitlichen Ansatz. RPA spielt seine Stärken aus, wenn es um repetitive Aufgaben geht. Die Technologie ahmt menschliches Verhalten im Umgang mit anderen Software-Systemen nach. Das bedeutet, sie tut genau das, was ein Anwender tun würde. Um eine Aufgabe zu bewältigen, bedient es Software-Dialoge nach einem vorgegebenen Schema. 

Abgrenzung wichtig: ECM und RPA

Auch der BITKOM hat dem Thema RPA nun Aufmerksamkeit geschenkt und das Whitepaper „Robotic Process Automation im digitalen Büro – Ein Leitfaden für Anwender“ herausgegeben. In Zusammenarbeit mit der Ceyoniq Technology werden darin erste Praxisbeispiele kritisch evaluiert und die Erkenntnisse im Rahmen eines Betriebskonzeptes umgesetzt. 

Dabei wird deutlich: Im Bereich des digitalen Büros können sich RPA und ECM ergänzen. Während beispielsweise ein RPA zur Automatisierung von relativ einfachen, aber hochvolumigen Arbeitsschritten eingesetzt wird, kann dem ECM die zentrale Verwaltung aller Informationen innerhalb eines Unternehmens übergeben werden. Diese Informationen können dann von Anwendungen und Anwendern konsumiert werden. 

RPA bietet wiederum als Brückentechnologie Potentiale, zeitliche Ressourcen durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben einzusparen. Allerdings eignet sich die Technologie bisher nicht für die tiefergehende Automatisierung vollständiger Geschäftsprozesse. Es ist deshalb wichtig, RPA von hochintegrativen Systemen für das ECM abzugrenzen. Moderne ECM-Lösungen bieten eine Vielzahl von Schnittstellen, um Informationen miteinander zu verzahnen. So können valide Daten zum Zeitpunkt der Notwendigkeit aus Fachanwendungen extrahiert und zentral verfügbar gemacht werden, was wiederum eine weitreichende Prozessautomatisierung ermöglicht. 

Auch wenn RPA derzeit einen gewissen Hype erlebt, ist es zudem wichtig, dass entsprechende Projekte sauber konzipiert, umgesetzt und betreut werden, damit ihre Validität sichergestellt und der gewünschte Nutzen erzielt werden kann. Dies wiederum ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, der in einem angemessenen Verhältnis zum Return-on-Invest (ROI) stehen muss. 

Zur Studie

Fazit: Mit ECM sind Automatisierung und Informationsmanagement gegeben

Auch wenn der Einsatz von ECM und RPA teilweise mit ähnlicher Zielsetzung erfolgt, sind die Technologien nicht als konkurrierende Systeme zu sehen. Vielmehr gibt es einige entscheidende Unterschiede in den Fähigkeiten und der Ausrichtung von Lösungen aus den beiden Bereichen. Während eine ECM-Lösung ein umfassendes Management von Inhalten bietet, ist eine RPA-Lösung auf die Automatisierung eines bestimmten Prozessschrittes ausgerichtet, der zuvor durch einen Anwender ausgeführt wurde. 

Die Workflow-Funktion eines ECM ist nicht vergleichbar mit der Ausführung eines Dialogschrittes in einer externen Anwendung, beispielsweise einem ERP. Der Workflowschritt in einem ECM dient zur Digitalisierung eines Geschäftsprozesses, beispielsweise für eine Eingangsrechnungsprüfung. Damit ist das ECM wesentlich komplexeren Aufgaben gewachsen, die ein Software-Roboter in seiner heutigen Form nicht bewältigen kann. 

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