In Zusammenhang mit der Digitalisierung werden häufig die Herausforderungen von Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen erwähnt. Dass die Notwendigkeit der Digitalen Transformation auch in den Kulturbetrieben dieses Landes herrscht, scheint in diesem Zusammenhang manchmal unterzugehen. Doch auch die Theater und Bühnen Deutschlands sind auf optimale Prozesse und einen reibungslosen Informationsfluss angewiesen. Denn hier würde schließlich ohne einen exakten Ablaufplan nichts mehr gehen.
In erwartungsvoller Runde trafen sich zu diesem Zweck rund 13 Vertreter deutscher Theater in der Staatsoper Hamburg zu einer Konferenz speziell zum Thema „Die Verwaltung von Kulturbetrieben“. Die Teilnehmer selbst bestimmten für diesen Tag ihre Agenda, die sich nach aktuellen Herausforderungen und dem Umgang mit neuen Gesetzgebungen richtete. Beginnen wollte die Theater-Runde mit einem neuen Thema und äußerte den Wunsch nach Aufklärung zu Digitalisierung.
Zu diesem Zweck lud Organisator der Konferenz Matthias Köhn, Kaufmännischer Direktor und Geschäftsführer Städtische Bühnen Osnabrück, den Experten Michele Barbato ein, der einen Vortrag über die Digitale Transformation von Theatern hielt. In seiner Position als Produktmanager bei der Ceyoniq Technology verantwortet Barbato den Ausbau und die Weiterentwicklung des Produktportfolios rund um die Informationsplattform nscale und berät das Bielefelder Unternehmen zu strategischen sowie technischen Fragen.
Was ist Digitale Transformation?
In seinem Expertenvortrag beantwortet Barbato mehrere Fragen: Was ist überhaupt Digitalisierung und wo ist der Unterschied zur Digitalen Transformation? In welcher Weise nutzen Theater bereits in ihrer künstlerischen Produktion die Welt der digitalen Medien? Welche Prozessschritte sind notwendig? Und wie können die Verwaltungsangestellten eines Kulturbetriebs von einer Digitalisierungsstrategie profitieren? Fragen, die der Produktmanager aus seiner langjährigen Erfahrung in der EIM-Branche kennt und die Gruppe ermuntert, sich auf ein Digitalisierungsprojekt einzulassen: „Grundvoraussetzung ist, dass Sie mitmachen und die Menschen einbeziehen.“ Denn der Schritt in die Digitalisierung bedeute den Start eines langen Prozesses, der viel Team-Arbeit fordere und sich am Ende dennoch lohne.
Dies bestätigt auch Andreas Kornacki (Theater Kampnagel Hamburg), dessen Verwaltung seit einem Jahr die Informationsplattform nscale im Einsatz hat: „Wir haben uns vorher lange über störende Kommunikationswege geärgert und festgestellt, dass uns dies auf Dauer zu viel Zeit und Energie raubt.“ Der kaufmännische Leiter erzählt eine typische Anekdote aus dem damaligen Arbeitsalltag: Eine Kollegin war auf der Suche nach einem Requisit, welches vor zwei Jahren zuletzt gebraucht wurde. Sie fand es nicht und musste stundenlang und durch alle Abteilungen laufend mehrere Mitarbeiter fragen: „Wo ist der Glitzervorhang, den wir vor zwei Jahren bestellt haben?“ Dies sei dann im Theater zum Running-Gag geworden, lacht Kornacki. Das Team des Kulturzentrums beschließt eine Arbeitsgruppe zu bilden und sich zunächst in einem Workshop eigene Fragen zu stellen: „Was läuft schief? Welche Anforderungen haben wir? Wo wollen wir langfristig hin? Und welche Anbieter kommen für uns infrage?“
Die Lösung ist gefunden!
Seit der erfolgreichen Installation der Software-Lösung für Rechnungseingangsverarbeitung der Ceyoniq Technology seien unnötige Kommunikationswege und sinnlose Tätigkeiten weggefallen. Auch Workflow Management und die Verarbeitung von Rechnungseingängen gehen Hand in Hand, um effiziente und transparente Abläufe in Unternehmen sicherzustellen. „Die Qualität der täglichen Zusammenarbeit hat sich um ein Vielfaches verbessert“, resümiert Kornacki, „ein tolles Erlebnis und wir sparen Zeit.“ Die Kollegen aus den anderen Theatern bestätigen seine früheren Erfahrungen: „Wie viele Kilometer ich irgendwelche Umlaufmappen von A nach B trage!“, wirft Jana Urhammer vom Landestheater Schleswig ein. Wie es mit Datenschutz und Bedenken zu Mitarbeiterkontrolle aussehe, will David Adler vom Theater Vorpommern wissen. „Vertrauen ist wichtig“, lenkt Barbato ein. „Außerdem rate ich jedem Projektleiter, frühzeitig den Betriebsrat mit ins Boot zu holen.“ Die Motivation der Kollegen und ihr Wunsch nach Transparenz seien so hoch gewesen, dass sie dann auch einfach wissen wollten, wo es hängt, ergänzt Kornacki.
Auch intern müssen alle Beteiligten involviert werden und ehrlich reflektieren, wie die momentanen Arbeitsprozesse erfolgen. „Denn die beste Technologie hilft Ihnen nicht, Abläufe zu verbessern, wenn sie diese nicht geklärt haben. Die Menschen stehen immer im Zentrum“, sagt Barbato zum Schluss der Diskussionsrunde.
