Flexibel, flexibler, Suneco: Wie digitales Informationsmanagement in der Praxis gelingt

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Die Suneco AG ist ein fiktives Unternehmen, das uns dazu dient, einzelne Funktionalitäten innerhalb von nscale zu präsentieren und so die Vorteile des Enterprise Information Managements (EIM) anhand von praktischen Beispielen darzustellen. Mehr über die Suneco AG erfahren Sie im virtuellen Firmenprofil.

Wie in den meisten Unternehmen heutzutage ist Home-Office auch ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags in der Suneco AG. Heinz Dietz, Geschäftsführer der Suneco AG, sieht diese Entwicklung positiv: „Wir setzen auf möglichst digitale Arbeitsumgebungen, sodass die Mitarbeiter frei entscheiden können, ob sie von Zuhause aus oder im Büro arbeiten – je nach Typ, Aufgabe und Projektphase macht das eine oder das andere mehr Sinn. Deshalb schätzen die Teams die Flexibilität, die allerdings nur deshalb funktioniert, weil wir unser Informationsmanagement digital aufgestellt haben.“ Bei der Suneco gibt es keine Insellösungen, sondern reibungslosen Informationsfluss durch die gesamte Organisation. Wie das gelingt? Mit dem richtigen Enterprise Information Management.

Effizienz und Flexibilität dank nscale

„Als wir zu Anfang des Jahres 2020 von heute auf morgen alle ins Home-Office umgezogen sind, war das für uns wesentlich unkomplizierter als für viele Teams aus anderen Unternehmen“, erinnert sich Claudia Bauer, Leiterin Buchhaltung und Einkauf, „denn wir waren das Arbeiten von Zuhause schon weitgehend gewöhnt – wenn auch nicht auf Vollzeit-Basis. Aber mit unserer EIM-Lösung nscale war der standortunabhängige Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Dokumente ohnehin sichergestellt und die Umstellung ging ganz einfach.“ Insbesondere, wenn ein Teil der Belegschaft im Büro arbeitet und ein anderer von unterwegs, werden die Vorzüge eines digitalen Informationsmanagements schnell sichtbar: Alle Verantwortlichen haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dateien, nichts geht an dezentralen Speicherorten verloren, sondern sämtliche Akten haben ihren festen Platz im gemeinsam genutzten System. So gelingt effizientes Arbeiten bei maximaler Flexibilität.

Entlastung der Mitarbeiter und sichere Einhaltung von Vorschriften

Armin Arndt aus der Abteilung für Qualitätsmanagement und Reklamationen schätzt neben der freien Entscheidung für den Arbeitsort noch einen anderen Aspekt an nscale: „In früheren Jobs habe ich es immer wieder erlebt, dass Kollegen – und teilweise auch ich selbst – täglich Stunden in die Suche und Ablage von Dokumenten investieren mussten, weil die Systeme einfach zu unstrukturiert waren. Das frustriert enorm und ist eine Belastung, die ich mir kaum noch vorstellen kann, seit ich bei der Suneco bin. Hier setzen wir mit nscale auf digitale Akten auf einer zentralen Plattform, auf der alle Informationen miteinander verknüpft und auf Mausklick auffindbar sind.“ Besonders im Umgang mit sensiblen Daten ist es wichtig, dass die Struktur einwandfrei ist und vor allem die Einhaltung regulatorischer Vorschriften leicht ermöglicht. „Besonders in unserem Umgang mit vertraulichen Personaldaten sind wir sehr dankbar, dass das Informationsmanagement in nscale DSGVO-konform gelingt und uns aktiv bei der Umsetzung von Löschvorschriften und Aufbewahrungsfristen unterstützt“, betont Beate Winkler, Leiterin Personal bei Suneco.

Dateibenennung leicht gemacht

Gerhard Sommer aus dem Vertrieb berichtet: „Gerade im Kundenkontakt haben wir es oft mit zahlreichen unterschiedlichen Dokumenten zu tun. Vor der Einführung von nscale war die Dateibenennung eine Wissenschaft für sich – insbesondere, weil jeder irgendwie sicherstellen musste, dass das gesamte Team sich im jeweiligen Kundenordner und den darin enthaltenen Informationen zurechtfinden kann. Diese Arbeit nimmt nscale uns mit dem digitalen Informationsmanagement problemlos ab. Versionierung, Zuordnung und Archivierung funktionieren einfach ganz automatisch und es gibt kein Chaos mehr.“ Professionelles EIM erspart der Suneco Zeit, Geld und Nerven.

Wie die Suneco AG ncale in der Praxis nutzt, erfahren Sie in unseren Blogbeiträgen:

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