Zurück ins Büro: Flexibel arbeiten dank digitalem Informationsmanagement

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Durch den Ausbruch der Corona Pandemie hat Home-Office in Deutschland eine neue und bedeutende Rolle eingenommen. War der digital Workplace in den eigenen vier Wänden bis dato eher Ausdruck einer modernen Unternehmensführung, die die Work-Life-Balance der Mitarbeiter berücksichtigt, wurde er in den vergangenen Monaten zum Garanten für die Aufrechterhaltung des Unternehmensbetriebs. Mit zunehmender Lockerung der Regeln zur Eindämmung von COVID-19 heißt es für viele nun jedoch: „Back to Office“. Was ist dabei zu beachten?  

Plötzlich ging es ganz schnell: Vom einen auf den anderen Tag zwang die Corona-Krise ganze Unternehmen ins Home-Office. Die genaue Zahl derjenigen, die von zu Hause aus arbeiteten, ist zwar nicht so leicht zu bestimmen, sicher ist jedoch: sie war hoch. Eine Umfrage des Bundesverbands Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) im März ergab beispielsweise, dass rund jeder Zweite ganz oder zumindest teilweise im Home-Office arbeitete. Eine deutliche Steigerung im Vergleich zu früher, als dieses Arbeitsmodell in Deutschland noch weniger Verbreitung fand. 

Für manches Unternehmen hat die spontane Verlagerung des Arbeitsplatzes jedoch einen Haken: Weil der Wandel schnell geschehen musste, konnten mögliche Schwierigkeiten, die durch die Einführung der nötigen Software entstehen, nicht ausreichend berücksichtigt werden. Um zu Hause arbeiten zu können, müssen Mitarbeiter Zugriff auf Informationen haben. Doch gerade das Informationsmanagement eines Unternehmens leidet, wenn zur Aufrechterhaltung des Betriebes kurzfristig Insel-Lösungen eingeführt werden müssen und daraus resultierend der Informationsfluss unterbrochen wird. Hinzu kommen Compliance-Regeln etwa zum Datenschutz, deren Einhaltung von den meisten Anwendungen nicht ausreichend unterstützt wird.

EIM für Flexibilität und Effizienz

Diese Probleme kennen Firmen, die eine leistungsfähige EIM-Lösung einsetzen, nicht. Für sie war der Umzug ins Home-Office unkompliziert, weil entsprechende Systeme den standortunabhängigen Zugriff und zudem eine umfassende Digitalisierung der unternehmenskritischen Prozesse ermöglichen. Die physische Anwesenheit von Mitarbeitern wird dadurch nebensächlich. Denn schließlich ist es bei digitalisierten Vorgängen nicht von Bedeutung, ob der oder die Kollegin am Schreibtisch nebenan oder im heimischen Arbeitszimmer sitzt. 

Ebenso unkompliziert gestaltet sich die Rückkehr an den gewohnten Arbeitsplatz, ist ein solches System im Einsatz. Mit dem Hochfahren des lokalen Rechners im Büro sind alle benötigen Unterlagen und Informationen sofort verfügbar. Viele Unternehmen gestalten die Wiederaufnahme der herkömmlichen Büroarbeit aktuell noch in einem Schichtsystem: Die Belegschaft wird aufgeteilt und arbeitet abwechselnd von zu Hause und im Office. Der häufige und regelmäßige Wechsel des Arbeitsplatzes wird durch ein standortunabhängiges EIM erst möglich:  

Projekte, die in den zurückliegenden Tagen im Home-Office angestoßen wurden, liegen auch auf dem Firmen-PC auf aktuellstem Stand vor. Umgekehrt gilt dies natürlich genauso: Projekte, die am Freitag im Büro angefangen wurden, können am Montag problemlos im Home-Office fortgeführt werden. Der kistenweise Transport von schweren Akten vom Wohnort zum Arbeitsplatz oder umgekehrt entfällt, weil die Akten in elektronischer Form vorliegen. 

In diesen Akten sind alle wichtigen Informationen für die tägliche Arbeit, wie Kontaktdaten von Kunden, Partnern oder externen Dienstleistern, Angebote und Auftragsbestätigungen, Verträge und Rechnungen, etc. enthalten. Im Optimalfall können weitere Systeme angebunden werden. So ermöglicht zum Beispiel die Verzahnung mit dem im Unternehmen eingesetzten ERP-System die automatisierte Anlage einer passenden Geschäftspartnerakte für jeden Neukunden. Liegen all diese Informationen strukturiert und gut auffindbar vor, spielt der Ort, an dem die Arbeit verrichtet wird, eine untergeordnete Rolle.

Office oder remote work: digitale Prozesse beibehalten

Gezeigt hat die Ausnahmesituation vor allem eines. Nämlich, dass das vielfach noch praktizierte Festhalten am Papier als wichtigstes Trägermedium für Informationen vollkommen überholt ist. Taten sich viele bisher noch immer schwer damit, die neue digitale Arbeitsweise für sich zu adaptieren, wurden sie durch die Ausbreitung des Virus nun dazu gezwungen. Und siehe da: Es geht. So haben das Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) und die Deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGFP) herausgefunden, dass knapp 90 Prozent der Unternehmen erkannt haben, dass bei ihnen mehr Home-Office möglich ist, ohne irgendwelche Nachteile fürchten zu müssen. 

Wenn nun die Rückkehr ins Büro ansteht, sollten die einmal erlernten digitalen Prozesse unbedingt beibehalten werden. Denn die Nutzung eines leistungsstarken EIM macht Unternehmen nicht nur flexibler, was den Ort der Arbeit angeht. Digitale Geschäftsprozesse bergen darüber hinaus große Potenziale, die es zu nutzen gilt. Etwa die beschleunigte Bearbeitung von Aufgaben mithilfe von Workflows, durch die Prozesskosten erheblich gesenkt werden können. Bei einem durchgehend automatisierten Purchase-to-pay-Prozess ist beispielsweise eine Zeitersparnis von 40 Prozent realistisch.  

Diese Zeitersparnis kommt zustande, weil die benötigten Informationen zentral vorgehalten werden und ganz einfach abgerufen werden können. Dass der Zugriff ortsunabhängig geschehen kann, verhindert Liegezeiten etwa bei Freigabeprozessen. Ganz unabhängig von der Home-Office-Thematik ist dies von großem Wert, da die verantwortlichen Mitarbeiter die Aufgabe auch während Geschäftsreisen oder auf dem Weg zur Arbeit erledigen können. Darüber hinaus steigert ein modernes EIM die Qualität der Informationen. Durch die strukturierte Ablage ist stets klar, dass die aktuellste Version eines Dokumentes vorliegt und welchen Bearbeitungsstatus es besitzt. 

Home-Office und EIM: Duo mit Zukunft 

Übrigens: Das Münchener Ifo-Institut geht davon aus, dass die Arbeit im Home-Office auch nach der Corona-Krise in vielen Unternehmen weit verbreitet bleibt. Die positive Erfahrung der letzten Wochen hat offenbar zu einem Umdenken in den Führungsriegen deutscher Unternehmen beigetragen, die dem Home-Office traditionell eher skeptisch gegenüberstanden. Heute rechnen rund 54 Prozent der in einer Umfrage des Instituts befragten Betriebe mit einer dauerhaften Zunahme dieser Arbeitsform. Dank moderner EIM-Lösung steht dem nichts im Wege. 

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