Unternehmensprozesse in ihrer Gesamtheit abbilden: Das ist die Basis für ein erfolgreiches Informationsmanagement. Diese Erkenntnis setzt sich zunehmend durch und sorgt für ganzheitliche Visionen bei Digitalisierungsprojekten. So zählen neben der Fokussierung auf flexible, einfache Nutzung und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz auch die steigende Prozessorientierung und die umfassende Automatisierung zu den Digitalisierungstrends 2023.
Gestiegene Kundenanforderungen, neue Gesetzesvorgaben, New-Work-Konzepte: Die Treiber für Digitalisierungsprojekte sind vielfältig. Im Mittelpunkt steht dabei eine Veränderung der Gesellschaft, die die ständige Verfügbarkeit und das schnelle und einfache Auffinden benötigter Informationen aus dem alltäglichen Leben kennt. Diese Erwartungshaltung überträgt sich zunehmend auch auf die Arbeitswelt. Längst ist die mobile Nutzung von Softwarelösungen gefordert und Informationen gilt es nicht länger fragmentiert oder in Datensilos verteilt bereitzustellen. Vielmehr ist auch im beruflichen Umfeld eine ständige und ortsunabhängige Erreichbarkeit gefordert, wie sie bei Privatpersonen zum Standard gehört. Eine Enterprise Information Management Lösung (EIM) wie nscale ist hier die Lösung. Doch was muss ein modernes System bieten und welche Entwicklungen sind aktuell am Markt von Bedeutung? Insbesondere drei Trends sollten 2023 in den Blick genommen werden:
- Anwenderzentriertheit
- Prozessorientierung
- Einfache Integration
Der Anwender im Fokus
Im Rahmen der neuen Arbeitswelt ist eines klar: Es ist nicht länger das System oder die Software, die die Arbeitsweise vorgibt. Vielmehr muss sich eine moderne Lösung an den Ansprüchen der Anwender orientieren. Dies beginnt zunächst mit flexiblen Zugriffsmöglichkeiten. Ob aus dem Homeoffice heraus, abends von der Dienstreise oder während der morgendlichen Zugfahrt auf dem Weg zum Kundentermin: Die Möglichkeit zu einem orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf alle für die eigene Arbeit benötigten Daten ist heute eine Grundanforderung. Denn damit kann die tägliche Arbeit nicht nur an den Alltag von Mitarbeitenden angepasst werden. Zugleich sorgt die Ablage aller Daten auf einer zentralen Plattform in strukturierten digitalen Akten für weniger Suchprozesse. Nicht länger ist für das Auffinden des gerade benötigten Dokumentes eine E-Mail an mehrere Kollegen notwendig, die die Daten am wahrscheinlichsten vorliegen haben könnten. Dies sorgt nicht nur für eine deutliche Zeitersparnis, sondern vereinfacht die Prozesse deutlich.
Doch auch wenn eine Absprache mit Kollegen nur zum Auffinden eines Dokumentes nervenaufreibend ist, so bleibt eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit doch zentraler Bestandteil effizienter Prozesse. Eine moderne Lösung muss also auch in New-Work-Modellen gemeinsames Arbeiten ermöglichen. So ist bei Bedarf ein gleichzeitiger Zugriff auf Dokumente zur gemeinschaftlichen Bearbeitung sicherzustellen, um Collaboration zu unterstützen.
Nicht zuletzt gilt es jedoch nicht allein auf die Unterstützung der Mitarbeitenden untereinander zu setzen. Denn eine moderne Software zeichnet sich vor allem durch die Vereinfachung und Automatisierung zahlreicher Prozesse aus. So können Routineaufgaben wie die Kategorisierung im digitalen Posteingang automatisiert ablaufen, sodass den Beschäftigten mehr Zeit für ihre eigentliche wertschöpfende Arbeit bleibt. Zugleich unterstützen Workflows reibungslose und zeitsparende Abläufe.
Digitalisierung vom Prozess aus denken
Vordefinierte Workflows, mit denen Prozesse organisiert werden, dies passt auch zum Trend der Prozessorientierung. 2023 gilt es, Systeme und Menschen über den Kontext des Prozesses zu verbinden. Konkret bedeutet dies, Unternehmensabläufe in ihrer Gesamtheit zu betrachten und ganzheitlich zu digitalisieren. Dafür braucht es Standardlösungen, die auf die jeweiligen spezifischen Anforderungen eines speziellen Prozesses ausgerichtet sind. Damit werden nicht nur Compliance-Anforderungen in allen Bereichen erfüllt. Darüber hinaus ermöglichen „Lösungen aus der Steckdose“ dank strukturierter digitaler Akten beschleunigte Prozesse, deren Mehrwerte für Anwender direkt spürbar und sichtbar werden.
Ein Beispiel für einen solchen Prozess, der in seiner Gesamtheit betrachtet werden kann, ist der Purchase-to-Pay-Prozess. Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist mittlerweile vielerorts mehr oder weniger automatisiert. So unterstützen zum Teil Workflows die Freigabe oder bei der sachlichen Prüfung kommt KI zum Einsatz. Doch der Trend geht zu einer umfassenderen Betrachtung.
Bezieht man in den Prozess nicht nur die Rechnung mit ein, sondern betrachtet den Ablauf von einer ersten Bedarfsanforderung über die Bestellung und den Wareneingang bis hin zur Bezahlung in der Buchhaltung ergeben sich deutliche Potenziale. Mit einer Bestellakte, in der sich alle Dokumente, wie beispielsweise Angebote verschiedener Hersteller oder der Lieferschein, finden, ist der Status eines Vorgang zu jeder Zeit ersichtlich. So kann beim Wareneingang die Lieferung schnell und einfach mit der Bestellung abgeglichen werden und bei der Rechnungsprüfung ist auf den ersten Blick klar, ob die benötigten Waren bereits eingegangen sind. Assistenten, die bei der Vorbelegung unterstützen oder Regeln, die die Festlegung der Prüfinstanzen übernehmen, sorgen für eine weitere Vereinfachung.
Unkomplizierter Roll-out gefordert
Doch noch bevor Unternehmen und deren Beschäftigte von digitalisierten Prozessen und vereinfachten Arbeitsabläufen durch unterstützende System profitieren können, gilt es eine Lösung einzuführen. Nicht überraschend geht der Trend hier zu möglichst einfachen Migrationsprozessen und einem unkomplizierten Rollout. Die Zukunft gehört daher schnell installierbaren Lösungen, also Standardlösungen, die ohne Aufwand in die bestehenden Prozesse integrierbar sind. Dafür nimmt die Containertechnologie zu, die für eine schnellere und automatisierte Einführung sorgen. Gleichzeitig bietet deren Einsatz ein erhöhtes Maß an Skalierbarkeit und Resilienz, was gerade in sich schnell wandelnden Zeiten flexibles und situationsgebundenes Handeln ermöglicht.
Ein weiterer Aspekt ist in diesem Zusammenhang eine verbesserte Integrationsfähigkeit. Denn die Einbindung neuer Lösungen in die bestehende Systemlandschaft und übergeordnete Systeme ist Voraussetzung für reibungslose Prozesse. Mit zertifizierten Schnittstellen wird ein abteilungsübergreifendes Arbeiten möglich. So kann beispielsweise die Buchhaltungsabteilung, die zur Pflege der Kreditoren oder Kostenstellen ihr Finanzbuchhaltungssystem nutzt, dank einer Schnittstelle Buchungsvorschläge aus dem EIM beziehen, während die Prüfer auf die Stammdaten aus dem ERP zugreifen. Medienbrüche oder ein Systemwechsel sind dabei nicht erforderlich. Vielmehr können Beschäftigte alle Arbeitsschritte in ihrer gewohnten Umgebung ausführen.
Gleichsam sind zertifizierte Standardschnittstellen für bestimmt ERP-Systeme von Bedeutung. Beispielsweise für eine revisionssichere und rechtskonforme Archivierung in SAP ist eine ArchiveLink-Schnittstelle nötig. Bei einem Betrieb von SAP ERP in der Public Cloud hingegen braucht es die CMIS-Schnittstelle. Darüber hinaus unterstützen nur wenige ERP-Hersteller eine Standardschnittstelle für die ECIM-Integration. Daher sollten auch Schnittstellen wie REST sowie die Erweiterung GraphQL, .Net, JAVA oder C++ verfügbar sein.
Fazit
Mit Blick auf die Trends des Jahres 2023 wird schnell klar, dass ein Thema übergreifend im Fokus steht: Einfachheit. Die Skepsis der Digitalisierung gegenüber ist merklich gesunken. Unternehmen setzen auf Standardlösungen, die für einen echten Mehrwert und eine optimale Unterstützung der Mitarbeitenden stehen. Zudem sind zunehmend ganzheitliche Projekte gewünscht, bei denen Prozesse in ihrer Gesamtheit abgebildet werden und eine umfassende Basis für ein gelungenes Informations- und Wissensmanagement gelegt wird.
