„Die ich rief, die Geister werd ich nun nicht los.“ – Neue Technologien finden aufgrund der Corona-Krise in Unternehmen Einzug, ohne strategische Ausrichtung und ohne Beachtung der Auswirkungen auf das Informationsmanagement der Zukunft.
Viele Unternehmen wechseln von heute auf morgen ins Home-Office und damit auch zu neuen Technologien. Um die Zusammenarbeit weiterhin zu gewährleisten, schalten viele Unternehmen Technologien frei, dessen Auswirkungen für das Informationsmanagement erst in ein paar Jahren spürbar sein werden. Eine weitere Lösung, die Informationen bereitstellt, neben weiteren Informationsinseln kommt zu anderen Anwendungen hinzu. Was bedeutet der Einsatz von Kollaborationssoftware, wie beispielsweise Office 365 und Teams, G-Suite usw. für das Informationsmanagement jedes Unternehmens jedoch für die Zeit nach der Corona-Krise?
Von einem Tag auf den anderen sehen sich viele Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter im Home-Office arbeiten zu lassen. Damit sind nun viele neue Technologien im Einsatz, die bis vor der Krise nur in bestimmten Situationen oder eher experimentell eingesetzt worden sind. Microsoft Teams und Office 365 oder die G-Suite unterstützen als Cloud-Lösung Unternehmen, schnell die Zusammenarbeit aufrecht zu erhalten.
Wie wird aber mit all den Informationen, die in diesen Werkzeugen liegen, nach der Corona-Krise umgegangen? Wie werden diese Werkzeuge in die Gesamt-IT-Landschaft eines Unternehmens integriert?
Microsoft Teams verzeichnet in den ersten 4 Wochen der Corona-Krise 12 % Nutzerzuwachs, da Microsoft Teams und Office 365 zusammen als Cloud-Lösung angeboten werden kann. Weitere Videokonferenz-Anbieter stellen kostenlos ihre Plattform zur Verfügung.
Neue Technologien finden aktuell sehr schnell in Unternehmen Anwendung, ohne das deren Auswirkungen auf die Informationslandschaft betrachtet und strategische aufgesetzt sind.
Was passiert mit dem wichtigen Vertragsdokument, welche in der OneDrive-Cloud des Benutzers liegt? Wie wird die Freigabeinformation, die in Microsoft Teams verfügbar gemacht wurde, langfristig zentral in der Vertragsakte gespeichert, damit alle berechtigten Mitarbeiter darauf zugreifen können?
Nach der Krise wird es nicht mehr so sein, wie zuvor. Unternehmen, die schnell neue Werkzeuge einführen, müssen auch schnell über die Integration dieser in eine zentrale und interne Digitalisierungsstrategie nachdenken. Microsoft Teams und Office 365 sind wichtige Puzzle-Steine dieser Strategie.
Zunächst ist der Unternehmer mit der Frage konfrontiert, was ist eine wichtige Information? Die Notwendigkeit, schnelle technologische Entscheidungen zu treffen, damit Mitarbeiter reibungslos im Home-Office arbeiten können, kam plötzlich. Wann die Corona-Krise beendet ist und wann wieder Normalität gegeben ist, ist noch nicht definiert.
Weiterhin muss geklärt werden, in welchen Applikationen die wichtigen Informationen liegen. Sind Daten aus anderen IT-Systemen z. B. dem SAP S/4 HANA-Cloud-Umfeld auch zentral abzulegen? Wie ist mit E-Mails umzugehen?
Bereits vor der Corona-Krise waren diese Fragen für EIM-Hersteller leicht zu beantworten. Für Unternehmen bedeuten sie den Start in eine neue Ära des Informationsmanagements.
Ist definiert, was eine wichtige Information ist und wo diese entsteht, muss entschieden werden, wer auf die Daten zugreifen muss und darf. Mit Microsoft Teams lässt sich das nicht organisieren. Eine Information entsteht erst, wenn Daten in einen Kontext gebracht werden. Dies muss strukturiert und zielgerichtet erfolgen. Auf die Herkunft des Datums kommt es dabei nicht an. Wichtig ist die konzentrierte und strukturierte Ablage. Auf dieser Basis lassen sich viele Aufgaben starten und definieren, z. B.:
- Zentrale Zugriffsstrategien
- Automatisierungen z. B. Eingangsrechnungsprüfungen, Freigabe-Workflows
- Grundlage für kollaborative Zusammenarbeit
- Berechtigungen
- Einhaltung von Compliance-Vorgaben (DSGVO, Revisionssicherheit usw.)
- Digitale Signatur
Kurz gesagt: Durch die genannten Rahmenparameter wird jeder Wissensarbeiter in seinem Digitalen Office aktiv unterstütz und von Aufgaben entlastet, die nicht Teil seines Aufgabengebiets (z. B. die Einhaltung von Compliance-Aufgaben) sind. Jeder Anwender hat immer Zugriff auf die aktuellste Information. Ergebnisse aus der Zusammenarbeit stehen allen berechtigen Anwendern zur Verfügung.
Über ein strukturiertes und zentrales Informationsmanagement zu verfügen, ist das Ziel eines jeden Unternehmens und wird mit der Corona-Epidemie wichtiger denn je. Durch ein zentrales Informationsmanagement kann jeder Anwender zu jeder Zeit von jedem Ort und mit jedem Endgerät auf alle wichtigen Informationen für seinen Arbeitsprozess und allen Entscheidungen zugreifen.
Ein zentrales Informationsmanagement ist nachhaltig und gibt jedem Unternehmen die Flexibilität, die Mitarbeiter zielgerichtet zu unterstützen und von jedem Ort, ohne Informationslecks, arbeiten zu lassen.
Michele Barbato
Abteilungsleiter Produktmanagement
Ceyoniq Technology GmbH
Zur Person:
Michele Barbato ist Produktmanager bei Ceyoniq Technology. In seiner Funktion verantwortet er den Ausbau und die Weiterentwicklung des Produktportfolios rund um die Informationsplattform nscale. Durch seine mehrjährige Erfahrung in der Branche verfügt er über ein umfangreiches Know-how.
Bitkom präsentiert Digitalpakt Deutschland: Aufschwung für Wirtschaft und Innovation
Digitalgutscheine für Unternehmen, Homeoffice-Boni für Arbeitnehmer, Modernisierung von Verwaltung und Schulen und Investitionen in eine nachhaltige digitale Infrastruktur:
Der Digitalverband Bitkom hat im Rahmen der Debatte um ein Konjunkturpaket den „Digitalpakt Deutschland“ erarbeitet. Dieser Vorschlag verknüpft konjunkturelle Maßnahmen einerseits mit regulatorischen Maßnahmen andererseits zu einer Transformationsagenda, um die Wirtschaft wieder anzukurbeln und die Digitalisierung langfristig und nachhaltig voranzutreiben.
Die ausführlichen Vorschläge für den Digitalpakt Deutschland sind online abrufbar. Dort werden die einzelnen Maßnahmen vorgestellt.
Wie ist ihre Meinung zu den Bitkom-Vorschlägen?
