Allein ist man stark, zusammen unschlagbar. So lautet ein bekanntes Sprichwort. Tatsächlich ist Teamfähigkeit in vielen Fällen nicht bloß eine Anforderung, die sich in nahezu jeder Stellenausschreibung findet. Ohne Zusammenarbeit ist der Unternehmenserfolg auf lange Sicht kaum zu gewährleisten und Projekte sind nur schwer zu realisieren. Doch wie kann Collaboration gestaltet werden und welche Technologien unterstützen hier? Ein Enterprise Information Management System (EIM) bietet zahleiche Funktionen, die die Basis eines erfolgreichen Teams bilden.
40 Prozent effizienter: Das sind Mitarbeiter, die regelmäßig Social Collaboration Tools nutzen. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie, die von der Technischen Universität Darmstadt in Zusammenarbeit mit Campana & Schott durchgeführt wurde. Die Befragung ergab einen messbaren Zusammenhang zwischen dem Reifegrad der Ausstattung mit Collaboration Tools und effizienterer Arbeit. Dennoch nutzt nicht einmal die Hälfte der befragten Unternehmen entsprechende Technologien und bei 29 Prozent waren Projekte in diesem Bereich vor der Corona-Krise nicht einmal in Planung.
Durch die Pandemie hat die Notwendigkeit von innovativen Technologien an Bedeutung gewonnen, die Teamarbeit auch zeit- und standortunabhängig ermöglichen. Ein EIM-System wie nscale, das eine zentrale und strukturierte Datenablage ermöglicht, bietet in diesem Zusammenhang viele Vorteile:
- Nutzung dynamischer Projektordner (Teamspaces)
- Geteilte Projektpläne und gemeinsame Terminkalender
- Zeitgleicher Zugriff
- Check-in- und Check-out-Funktion
- Einfaches und schnelles Auffinden von Daten
- Automatisierte Workflows
Virtuelle Arbeitsräume für Projektgruppen
Um als Team flexibel und unkompliziert zusammenzuarbeiten, ist ein reibungsloser Informationsaustausch entscheidend. Wenn sich nicht alle Mitglieder physisch an einem Ort befinden, kann dies über einen virtuellen Ort realisiert werden. Hier werden alle Mitglieder sowie alle Informationen und Daten, die für die Teamaufgabe notwendig sind, vereint.
Voraussetzung dafür ist jedoch, dass es keine papierbasierten Dokumente gibt oder gar bestimmte Dokumente nur bei einzelnen Beteiligten lokal abgespeichert sind. Ein EIM bietet eine zentrale Plattform, auf der alle Daten aus verschiedensten Quellen strukturiert abgelegt werden können. Über Links lassen sich sowohl einzelne Dokumente als auch ganze Akten oder Ordner teilen.
Ein weiterer Aspekt, der für die Nutzung einer zentralen Plattform spricht, ist die schnelle Auffindbarkeit relevanter Informationen. Mittels Suchfunktionen kann das gesamte System schnell und einfach nach bestimmten Daten durchsucht werden. So werden benötigte Informationen auf Knopfdruck gefunden.
Darüber hinaus eignen sich Teamspaces als gemeinsame Plattform. In einem dynamischen Projektordner, der auch von Anwendern selbst erstellt und gepflegt werden kann, werden dabei alle wichtigen Informationen zusammengeführt. Der Zugriff auf die dort abgelegten Dokumente ist für alle Teammitglieder möglich. Das betrifft auch Daten, die für den gewohnten Arbeitsbereich außerhalb des Projektes nicht freigegeben sind. Dafür ist keine Anpassung der Berechtigungen durch den Systemadministrator notwendig.
Workflows für effektive Arbeitsabläufe
In Teamspaces sind Projektpläne und Terminkalender gespeichert. Das steigert deutlich die Produktivität, denn: Mitarbeiter wissen damit nicht nur jederzeit, wer welche Aufgaben erledigt, sondern kennen auch den Prozess-Status. Zudem wissen sie um offene Aufgaben sowie einzuhaltende Deadlines. Verstärkt wird dieser Effekt durch ein EIM, das auch automatisierte Workflows ermöglicht. Mit ihnen können beispielsweise Freigabeprozesse wesentlich zeitsparender gestaltet werden. So erhalten Mitarbeiter nicht nur eine Nachricht, wenn sie eine Aufgabe zu erledigen haben, Erinnerungsfunktionen sorgen zudem für eine zeitnahe Bearbeitung. Und auch bei Krankheitsfällen, Dienstreisen oder Urlauben läuft der Prozess weiter, da im Workflow hinterlegte Vertretungen die anfallenden Aufgaben übernehmen können.
Darüber hinaus wird bei jedem Dokument angezeigt, ob es sich gerade in einem Workflow befindet. Damit sind alle Beteiligten stets bestens über die Aktualität von Daten informiert und besitzen volle Auskunftsfähigkeit. Nicht zuletzt ermöglicht eine Versionierungsfunktion, wie sie zum Standard eines leistungsfähigen EIMs gehören sollte, Veränderungen in einem Dokument nachzuvollziehen. Darüber hinaus kann, falls nötig, das Ursprungsdokument wiederhergestellt werden. Es entsteht eine gemeinsame Wissensbasis, die die Voraussetzung für jegliche Absprachen im Team ist.
Gemeinsame Arbeit an Dokumenten
Collaboration, das bedeutet nicht nur, dass mehrere Mitarbeiter ein gemeinsames Projekt betreuen und dabei seriell einzelne Aufgaben übernehmen. Vielmehr ist es oftmals gerade die gemeinsame Arbeit an einem Dokument, die zum Erfolg führt. Mit einer zentralen Plattform, auf der die Daten hinterlegt sind, ist genau das möglich. Unabhängig davon, wo sich einzelne Mitarbeiter befinden, können Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Das spart viel Zeit und führt zu produktiveren Abläufen, da das Hin- und Hersenden von Dokumenten entfällt. Stattdessen entsteht direkt eine gemeinschaftliche Version, die keiner zusätzlichen Änderungen mehr bedarf.
Ein wichtiger Punkt sind in diesem Zusammenhang auch Check-in- und Check-out-Funktionen. Damit ist es möglich, ein Dokument, das gerade aktualisiert wird, zu sperren. So wird verhindert, dass zwei Mitarbeiter unabhängig voneinander Änderungen im gleichen Dokument vornehmen. Wird ein Dokument von einem Anwender bearbeitet, kann im Falle eines Check-outs kein anderer Kollege das Dokument öffnen und gleichzeitig daran arbeiten. Damit wird vermieden, dass sich Mitarbeiter gegenseitig behindern oder einmal eingefügte Änderungen nahezu zeitgleich zurückgenommen werden. Stattdessen zeigt hier wiederum der Bearbeitungsstand, dass aktuell an dem Dokument oder den Daten gearbeitet wird.
Fazit
Collaboration ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, das Spezialwissen von Mitarbeitern und die personellen Ressourcen bestmöglich zu nutzen. Um dies auch bei verschiedenen Arbeitsorten und über unterschiedliche Niederlassungen hinweg gewährleisten zu können, sind entsprechende Technologien notwendig. So ermöglicht ein geeignetes EIM-System den Zugriff auf alle wichtigen Informationen und zugleich die Arbeit in abgeschlossenen Teamspaces.
Zudem ist die gemeinsame Arbeit an einzelnen Dokumenten möglich. Mit Features wie dem gemeinsamen Terminkalender, Suchfunktionen und der Anzeige des Bearbeitungsstandes wird dabei eine gemeinsame Wissensbasis geschaffen, die Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes ist. Workflows erleichtern die Arbeit darüber hinaus deutlich.
