Ein reibungsloses Informationsmanagement ist in Produktionsunternehmen eine besondere Herausforderung. Vor allem der Datenaustausch zwischen der Konstruktionsabteilung und den Business-Abteilungen mit Außenkontakt ist oft von Medienbrüchen und Ineffizienz gekennzeichnet. Software-Systeme für das Enterprise Information Management (EIM) bieten hier eine Lösung – doch spielt dabei eine tiefe Integration des EIM in die Microsoft-Office-Prozesse des Unternehmens eine zentrale Rolle.
Beim Informationsmanagement in Produktionsunternehmen treffen zwei Welten aufeinander: Auf der einen Seite stehen die technischen Entwicklungsabteilungen, in denen zum Beispiel Konstrukteure Maschinen und Anlagen planen und dafür spezialisierte Programme wie etwa CAD-Systeme nutzen, Stücklisten erstellen und sich mit der technischen Redaktion austauschen. Auf der anderen Seite stehen die Business-Abteilungen mit direktem Kontakt zu Lieferanten und Kunden, etwa der Einkauf oder der Vertrieb, die meist mit klassischen Microsoft-Office-Programmen wie Outlook, Excel, Word oder PowerPoint arbeiten.
Das Problem: In Unternehmen mit derart diversen Systemwelten werden Daten und Dokumente in der Regel an vielen verschiedenen Speicherorten aufbewahrt, obwohl sie sich auf ein- und dasselbe Projekt, beispielsweise einen Produktionsauftrag, beziehen. Viele Mitarbeitende sind an der Auftragsabwicklung beteiligt, haben allerdings keinen zentralen Zugriff auf prozessrelevante Informationen. Das führt unweigerlich zu einem immensen Zeitverlust bei der Informationsbeschaffung und nicht selten landen beteiligte Mitarbeitende schließlich bei auf dem Desktop abgelegten Dateien mit Namen wie „Dokument1_Version3_final_neu_abgestimmt_ergänzt“. Bearbeitungsstand, Inhalte und Aktualität sind unklar. Ist dies die finale Datei, wurde sie von allen Verantwortlichen freigegeben, kursieren weitere Versionen?
Vielseitige Herausforderungen bei der Kollaboration
Ein solches Informationschaos ist nicht nur nervenaufreibend und zeitintensiv, auch die Fehleranfälligkeit in der Zusammenarbeit verschiedener Bereiche ist hoch. Zudem drohen Compliance-Verstöße bei einem zu sorglosen Umgang mit der Dateiablage. Denn: Im Laufe einer Geschäftsbeziehung fallen zahlreiche und wichtige Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen oder Verträge an. Oft werden diese per E-Mail verschickt, wobei hier neben möglicherweise beigefügten Dokumenten auch Anschreiben rechtsrelevante Inhalte enthalten können.
Mangels zentralem und revisionssicherem Ablageort werden oft aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente in persönlichen Postfächern belassen oder auf den Desktop verschoben. Es zeigt sich: Die digitale Zusammenarbeit in Produktionsunternehmen birgt vielseitige Herausforderungen. Eine Lösung bieten leistungsfähige EIM-Systeme (Enterprise Information Management) wie nscale von der Ceyoniq Technology. Das folgende Beispiel verdeutlicht zugleich die Mehrwerte einer tief in die Microsoft-Office-Programme integrierten Lösung, da diese Anwendungen häufig für den Informationsaustausch genutzt werden.
Informationen im Flow – von der Planung bis zur Archivierung
Üblicherweise planen die Konstrukteure, beispielsweise eines Maschinenbauers, ihre Produkte mit dafür vorgesehenen Spezialsoftwares. Während dieses Prozesses entstehen Dokumente wie Konstruktionspläne oder Stücklisten. Letztere besitzen für den Einkauf des betreffenden Unternehmens ebenso Relevanz wie für den Vertrieb. Der Einkauf ist für die Beschaffung der benötigten Materialien verantwortlich, während der Vertrieb aus den Informationen Angebote und Verträge generiert. Hier wird die zentrale Ablage aller vorgangsbezogenen Daten und Dokumente zur wichtigen Voraussetzung für einen reibungslosen abteilungsübergreifenden Workflow.
Für die Bestellung der passenden Materialien braucht der Einkauf eine Stückliste und auch die Zeichnung im PDF-Format. Damit reiht sich diese Aufgabe automatisch in den unternehmensweiten Purchase-to-pay-Prozess ein, dessen vollständig digitalisierter Ablauf von führenden EIM-Systemen unterstützt werden kann. Im Zuge der Kommunikation mit Lieferanten entstehen weitere Dokumente wie Angebote, Verträge und Rechnungen, die alle nach den GoBD-Vorgaben archiviert werden müssen. Ein aufwendiger Vorgang, wenn jedes Dokument händisch in einen passenden Ordner gespeichert werden muss. Anders stellt sich dies dar, wenn ein EIM wie nscale mit Office-Integration genutzt wird.
Über eine in Outlook eingebettete Registerkarte erfolgt dann nämlich die Ablage einer Nachricht im EIM-System unmittelbar in der korrekten Lieferanten- oder Kundenakte. Dabei sind Akten, die häufig genutzt werden, über einen Schnellzugriff auswählbar, sodass die Anhänge und die Mail mit einem Klick in der richtigen Akte abgelegt sind. Beschäftigte können via Dialogfeld bestimmen, dass Anhänge unabhängig vom Schreiben gespeichert werden. Sollte das Anschreiben von Bedeutung sein, können die Anhänge eingebettet werden. Dabei wird entweder ein PDF- oder ein EML-Format gewählt, sodass die E-Mails nach der Ablage unabhängig von Outlook geöffnet und auch langzeitstabil archiviert werden können.
Nach der erfolgten Ablage erhält die E-Mail eine eindeutige Kennzeichnung, damit der Anwender in Outlook erkennen kann, dass die E-Mail digital in der Lieferantenakte abgelegt worden ist. An dieser Stelle bieten integrierte EIM-Systeme einen weiteren Vorteil: Unmittelbar aus Outlook heraus können Vorgänge wie etwa Prüf- und Freigabeprozesse – beispielsweise zu Angeboten und Rechnungen von Lieferanten – gestartet werden, ohne dass ein Systemwechsel erforderlich ist. Falls eine Bearbeitung der Dokumente erforderlich ist, erfolgt diese immer zentral an einem Dokument. Durch den zentralen Zugriff auf das eine Dokument haben alle Prozessteilnehmer den gleichen und aktuellsten Informationsstand.
Zentrale und strukturierte Datenablage für einen reibungslosen Informationsfluss
Um den Beschäftigten anlassbezogen und ohne Umwege Zugriff auf alle prozessrelevanten Daten zu ermöglichen, ist die zentrale Ablage also unerlässlich. Moderne EIM-Systeme bieten hierfür nutzungsorientierte Aktenstrukturen an, sodass viele Daten nicht nochmals eingegeben werden müssen und eine klare Strukturierung für alle Beteiligten ersichtlich ist. Mittels Rechte- und Rollenkonzepten kann der Zugriff auf einzelne Dokumente gesteuert werden: Besonders sensible Daten können nur von befugten Personen eingesehen werden, während unkritische Dokumente wie die Auftragsbestätigung eines Lieferanten allen Projektbeteiligten zur Verfügung stehen.
Aktuelle und zentrale Vorlagen vereinfachen die Dokumentenerstellung
Zentral gemanagte Office-Vorlagen vereinfachen erheblich die Dokumentenerstellung. EIM-Systeme verwalten neben Dokumenten auch Daten zur Benutzung in Office-Vorlagen. Auf die gespeicherten Vorlagen können Beschäftigte direkt aus Microsoft Word zugreifen. Dabei stehen nur die aktuellen Vorlagen zur Auswahl. Zudem muss die entsprechende Berechtigung zur Nutzung vorliegen. Ähnlich ist es mit Textbausteinen, die in mehreren Schreiben benötigt werden, wie beispielsweise die AGBs in Lieferverträgen. Sie können als wiederverwendbare Module im EIM-System hinterlegt werden.
Weil alle zum Projekt gehörenden Informationen in der zugehörigen Kundenakte vorliegen, wird die Angebotserstellung stark vereinfacht: Die anfallenden Kosten werden aus der Kalkulation übernommen, die Kontaktdaten des Ansprechpartners auf Kundenseite sind ebenfalls im EIM-System hinterlegt und mithilfe von Textbausteinen wird der Zeitaufwand noch einmal verringert. Ist das Angebot fertiggestellt, wird es gespeichert und der interne Freigabeworkflow gestartet, bevor es zum Versand an den Kunden kommt.
Unterstützung bei der Präsentationserstellung
Vor der Angebotserstellung steht oft die Unternehmensvorstellung oder die Präsentation eines neuen Produktes. Die im Office-Paket enthaltene Lösung für diesen Zweck ist PowerPoint. Auch die einzelnen Folien oder ganze Präsentationen können mithilfe einer integrierten EIM-Anwendung verwaltet werden. Somit ist die Präsentationserstellung stark vereinfacht. Wie in Word kann auf Vorlagen im Corporate Design zugegriffen werden. Zudem können freigegebene Präsentationen aus dem EIM-System in die PowerPoint-Anwendung geladen werden. Via Klick werden der neuen Präsentation einzelne Folien aus bereits vorhandenen Präsentationen hinzugefügt. So sind hier nutzerorientierte Präsentationen schnell gemacht.
Fazit: Zahlreiche Mehrwerte durch Office-Integration
Ein reibungsloser Informationsfluss ist entscheidend, um langfristig am Markt erfolgreich zu sein. Doch vielerorts ist dies noch immer eine Wunschvorstellung. Informationen liegen in verschiedenen IT-Systemen, Dokumente werden lokal bei den Nutzern gespeichert. Eine zentrale Ablage prozessrelevanter Daten und Dokumente findet nicht statt, was insbesondere in Produktionsunternehmen zu großen Reibungsverlusten führt und Prozessautomatisierung verhindert.
Leistungsfähige EIM-Systeme mit einer tiefen Office-Integration unterstützen den Anwender genau dort, wo er weitere Informationen benötigt, oder vereinfachen die zentrale Ablage. Microsoft 365 und DMS bieten eine umfassende Lösung für die effiziente Verwaltung und Zusammenarbeit von Dokumenten in Unternehmen. EIM-Systeme bieten eine rechtssichere Archivierung und weitere Mehrwerte – von der beschleunigten Dokumentenerstellung über das schnelle Auffinden relevanter Informationen bis hin zur tiefgreifenden Workflow-Unterstützung. Damit ist eine unternehmensweite Digitalisierung ein zentraler Teil der täglichen Arbeit, der nicht auffällt und Kosten und Zeit einspart.
