Umweltschutz: Digitale Akten ebnen den Weg zum papierlosen Büro

LinkedIn
XING
Facebook
Twitter

Laut der Naturschutzorganisation World Wide Fund For Nature (WWF) wird jeder zweite industriell gefällte Baum weltweit zu Papier verarbeitet. Das Holz für die Papierprodukte stammt aus den Wäldern der ganzen Welt und die Nutzung von illegalem Holzeinschlag und Raubbau kann im Großhandel nicht ausgeschlossen werden. So gelangen jährlich unzählige Kubikmeter Papier und Zellstoff aus potenziell illegalen Quellen in die EU und werden dort genutzt. Deutschland verbraucht so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen – ein trauriger Rekord. Eine Studie, die No Ties im Auftrag von Viadesk regelmäßig durchführt, zeigt für das Jahr 2018, dass in deutschen Unternehmen ca. 28 kg Papier gedruckt wurden. Dabei geben die Führungskräfte mit durchschnittlichen 40,1 gedruckten Seiten täglich ein schlechtes Vorbild. 

Mit digitalem Dokumentenmanagement gelingt effizienter Umweltschutz

Laut der Studie halten 72 Prozent der deutschen Führungskräfte Ausdrucke für notwendig, da sie auf diesen Notizen machen, in den Seiten blättern und mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten können. Bei genauerem Hinsehen wird jedoch schnell deutlich, dass dies schon heute dank moderner Enterprise-Content-Management-Systeme auch mit digitalen Akten möglich ist. Eine Software-Lösung wie beispielsweise nscale bietet alle Vorteile der digitalen Aktenverwaltung und darüber hinaus die Möglichkeit, Notizen zu hinterlegen sowie mehrere Dateien zeitgleich zu bearbeiten – und zwar effizient strukturiert und nachvollziehbar dokumentiert. Die Erleichterungen, die sich daraus ergeben, werden schon im Eingangsmanagement sichtbar: Ein intelligentes System erfasst strukturierte wie unstrukturierte Informationen aus diversen unterschiedlichen Quellen, klassifiziert und extrahiert sämtliche Informationen daraus und stellt diese auf einer zentralen Plattform für alle berechtigten Nutzer zur Verfügung. So können Papierdokumente von Anfang an vermieden werden und gleichzeitig sinkt das Risiko, dass Dokumente verlegt werden, verschwinden oder versehentlich in unbefugte Hände geraten.

Umweltschutz für bessere Unternehmensergebnisse

Im Dokumentenmanagement wird erneut deutlich, wie stark sich der Umweltschutzgedanke des papierlosen Büros auch auf die Geschäftsergebnisse einer Organisation auswirkt – und das positiv. Durch digitales Dokumentenmanagement bereitet ein Enterprise Content Management alle Informationen zu einem bestimmten Vorgang – beispielsweise der Beziehung zu einem Geschäftspartner – übersichtlich auf und sorgt dafür, dass das jeweils gebrauchte Detail zum richtigen Zeitpunkt vom entsprechenden Mitarbeiter von überall aus einsehbar ist. Die Speicherung von Notizen ist ebenso möglich wie eine umfassende Volltextsuche, die das Finden von Informationen vereinfacht und die Mitarbeiter vom Durchwühlen angesammelter Papierstapel entlastet. Außerdem wird die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten so effizient möglich – sogar, wenn die Verantwortlichen an unterschiedlichen Standorten sitzen.

Digitale Akten fördern die Umwelt und die Sicherheit

Neben ihrem Papierverbrauch können Unternehmen auch diverse Risiken reduzieren, wenn sie auf digitales Dokumentenmanagement setzen. Statt umfassende Lagermöglichkeiten für Papierakten vorhalten zu müssen und Gefahr zu laufen, dass diese durch Brand, Überschwemmung oder andere Einflüsse verloren gehen, setzen sie mit digitalen Lösungen auf eine revisionssichere und langfristige Ablage. Die Wahrung von Aufbewahrungs- und Löschfristen wird so problemlos gewährleistet und eine redundante Archivierung sorgt für maximale Sicherheit. Mit dem Verzicht auf gedrucktes Papier könne Organisationen also zum Umweltschutz beitragen und gleichzeitig erhebliche Vorteile für das eigene Business nutzen.

ECM in der Cloud – ein echter Wettbewerbsvorteil
Onlinezugangsgesetz 2.0.: Die Digitalisierung der Verwaltung verzögert sich weiter
Das Wachstumschancengesetz kommt – und mit ihm die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Optimieren Sie Ihren Rechnungseingang für eine effiziente Geschäftsabwicklung
Für Datensicherheit in Unternehmen – Schutz vor Cyberangriffen
Vorsprung durch digitale Transformation: Warum IT-Investitionen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen
Effizientes Vertragsmanagement leicht gemacht
Nachhaltigkeit durch Digitalisierung – wie Unternehmen ihre Klimaschutzziele schneller erreichen können
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt: Eine Chance für die Digitalisierung?
Die Digitale Revolution im Rechnungswesen: Wie Unternehmen von der Digitalisierung profitieren
Digitalisierung im öffentlichen Sektor – Ceyoniq bringt NRW mit der E-Akte voran
Was es über digitale Signaturen zu wissen gibt
Public Cloud: Der Schlüssel zur digitalen Zukunft von Unternehmen
nscale und Microsoft Teams: ein unschlagbares Duo
Digitale Workflows mit nscale PAP einfach modellieren
KI-gestützte Automatisierung der Posteingangsbearbeitung
Der digitale Rechnungseingang: Effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Reibungslose Integration von nscale in die Public Cloud: EIM-Lösung von Ceyoniq erhält CMIS-Zertifizierung für SAP S/4HANA
Wie Arminia Bielefeld mithilfe von nscale die Digitalisierung meistert
Collaboration weiter ungeschlagen – techconsult identifiziert ITK-Trends 2023
Effizientes Workflow Management mit nscale
Wir sind P2P Champions:
Ceyoniq erneut im Professional User Rating ausgezeichnet
Ganzheitlich und abteilungsübergreifend –
die Digitalisierungstrends 2023
Papierloses Rechnungsmanagement: Indikator für den Digitalisierungsgrad von Unternehmen
nscale Connector for DATEV: Durchgängige und schlanke Eingangsrechnungsverarbeitung
Was war, was kommt im ECM Umfeld? Arbeitskollegen sitzen gemeinsam in einem Besprechungsraum und schauen auf die ECM-Trends.
Was war, was kommt im ECM-Umfeld?
Dem NachwG gewachsen: Einfache Anpassung von Arbeitsverträgen dank digitaler Personalakte
Ceyoniq bleibt Sponsor von Arminia Bielefeld
Enge Partnerschaft: Ceyoniq bleibt nscale-Anwender Arminia Bielefeld als Sponsor treu
Mit nscale können Sie dank der Office-Integration bequem und einfach Ihre Dokumente mit den Office Programmen bearbeiten
EIM für Produktionsunternehmen: Office-Integration sorgt für einfache Kollaboration
funkschau nominiert nscale von Ceyoniq als ITK-Produkt des Jahres 2022
Mitarbeiterin der Suneco arbeitet von Zuhause aus, dank einem digitalen Informationsmanagement
Flexibel, flexibler, Suneco: Wie digitales Informationsmanagement in der Praxis gelingt
Mitarbeiter aus der Maschinenbraubranche steht mit seinem Laptop zwischen Maschinen
Finden, statt zu suchen – smart Layouts vereinfachen Informationsmanagement im Maschinenbau
Neue Funktionen zur einfachen EIM-Nutzung mit der nscale Version 8.3
Sanduhr auf einem Schreibtisch, als Symbol wie viel Zeit man mit einem digitalen Purchase-to-Pay-Prozess
Den digitalen Purchase-to-Pay-Prozess mit nscale gestalten: So spart die Suneco AG Nerven, Zeit und Geld
nscale in Anwendung mit S/4HANA
S/4HANA in der Public Cloud: CMIS löst ArchiveLink bei der konformen EIM-Archivierung ab
Straße als Symbol von Barrierefreiheit im Government
Informationsmanagement im Government- und Versorgungs-Sektor: Barrierefreie Software wird immer wichtiger
Mitarbeiterin der Suneco AG bei der Arbeit mit der Personalakte nscale HR
Die digitale Personalakte in nscale: So arbeitet das HR-Team der Suneco digital und effizient
Mitarbeiter der SUNECO AG hat Spaß an der Arbeit mit dem digitalen Posteingang
Papierberge ade mit nscale: Die Suneco organisiert ihren Posteingang digital
Mitarbeiter der Suneco AG hat Spaß an der Arbeit mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Mit nscale digital, transparent und reibungslos: Wie die Rechnungseingangsverarbeitung bei der Suneco AG funktioniert
Zwei Kolleginnen der SUNECO AG freuen sich über ihr digitales Vertragsmanagement mit nscale
Compliance-konform und effizient mit nscale: Die Suneco AG managt ihre Verträge digital
Das Ceyoniq-Logo auf der Werbebande des DSC Arminia Bielefeld in der Schüco Arena
Aus Liebe zur Heimat - Ceyoniq wird Sponsor von Arminia Bielefeld
Die Kollegen der SUNECO AG schreiben Collaboration groß und ziehen alle an einem Strang
Mit vereinten Kräften zum Erfolg: Die Suneco hat mit nscale Zusammenarbeit neu definiert
Zwei Mitarbeiterinnen der SUNECO AG haben Spaß an der Arbeit mit der digitalen Lieferantenakte
Suneco setzt auf die digitale Lieferantenakte: Mit nscale zu schlanken Einkaufsprozessen
Ein Desktop-Monitor, auf dem der Purchase-to-Pay Award 2022 der Ceyoniq gezeigt wird.
Anwendungsexperten haben entschieden: Ceyoniq ist Purchase-to-Pay-Champion
nscale mit ERP-Schnittelle SAP in Anwendung
Perfektes Zusammenspiel – nscale und ERP-Lösungen wie SAP
Workflowmanagement-Mitarbeiter der SUNECO AG
Workflow Management mit nscale: So laufen bei Suneco alle Prozesse wie geschmiert
Mitarbeiterin der Suneco AG arbeitet im Home Office
Arbeiten wo, mit wem, wann und wie du willst: Die Suneco AG bietet den Arbeitsplatz der Zukunft
Mann arbeitet am E-Mail-Management mit nscale
Den Informationsfluss deutlich verbessern - Softwaregestütztes E-Mail-Management bietet zahlreiche Mehrwerte
Mann arbeitet aus dem Park heraus
Hürden der mobilen Arbeit – So gelingt der Digital Workspace
Arbeite wie du willst - Personen sitzen auf einer Blume
Ganz nach deinem Geschmack. Arbeite, wie du willst!
Grünes Labyrinth aus der Vogelperspektive
S3-Speicher: Moderne Technologie schafft Mehrwerte bei der Datenverwaltung
Frau am Arbeiten im Home Office
Mobiles Arbeiten braucht eine Strategie: Anbindung an Drittsysteme
Kollegen die im Büro, die an containerisierter Software arbeiten
Hohes Sparpotenzial: Wie containerisierte Software die IT-Kosten senkt
Blauer Wolkenhimmel
Container-Technologie: Basiswissen und Vorteile
Papierstapel auf einem Schreibtisch mit Brille davor
Optimaler Workflow – digitales Vertragsmanagement sorgt für Transparenz und Effizienz
Mann mit Brille sitzt an einem Tisch und hält ein Handy in der Hand
Läuft bei dir? Einfaches Informationsmanagement in schwierigen Zeiten
Frau in einem Büro hält einen Ordner in der Hand und lächelt.
Ready for Change: So gelingt die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Frau mit Brille steht im Raum mit verschränkten aber mit einem lächeln
Digitale Beschaffung – umfassende Automatisierung vom Bedarf bis zum Wareneingang
Mann mit Brille hat ein Handy in der Hand und steht in einem Flur.
Einen deutlichen Mehrwert erzielen – durch eine digitale Lösung für den Purchase-to-Pay-Prozess
Flugzeug fliegt am Himmel, rechts und links sind Container zu sehen.
Dezentrale Beschaffung: Digitale Lieferantenakte bietet maximale Transparenz
Digitale Lösung: In vier Schritten vom Rechnungseingang zur Freigabe
3 Menschen in einem Büro und 2 sind am lächeln
Geschäftspartner im Blick: Fünf Gründe für digitale Geschäftspartnerakten
Mann sitzt am Schreibtisch und ließt einen Brief.
Digitaler Posteingang: Kanäle strukturieren, Chaos vermeiden
Mann mit Brille sitzt vor einem Laptop
Die sechs größten Schmerzpunkte beim analogen Vertragsmanagement
Hemmnisse bei der Transformation: Was steht der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung im Wege?
Mann gestikuliert und hat ein Buch mit einem Handy vor sich liegen. Im Hintergrund ist ein Laptop aufgeklappt mit Daten.
Die digitale Personalakte – diese Vorteile bringt sie konkret
5 Menschen sitzen im Büro und sammeln Ideen
Zugriffsrechteverteilung – vielfältig und doch einfach
Dokumenteninputmanagement leicht gemacht – mit nscale eGov von der Ceyoniq Technology
Mann zeigt Frau etwas auf dem Laptop
So viel wie nötig, so wenig wie möglich – mit Zugriffsrechten einen einfachen unternehmensweiten Zugriff ermöglichen und die Datenschutz-Vorgaben erfüllen
Spürbare Vorteile: Gründe für ein Software-gestütztes E-Mail-Management
Bodyguard für die Compliance – GoBD einhalten mit EIM
6 Menschen halten zusammen die Hände hoch und gucken in den Sonnenuntergang.
Im Team zum Ziel – gesteigerte Produktivität durch Collaboration
Eine Person liegt in einer Hängematte zwischen zwei Palmen auf einer Insel.
Es ist deine Zeit, nutze sie! Arbeite, wann Du willst
Mann hält Unterlagen in der Hand und grübelt darüber
Vom Antrag bis zum Bescheid – E-Akte-Lösung für perfekte Workflows in der öffentlichen Verwaltung
Frau sitzt mit Ihrem Laptop und einem Hirschen in einem Boot, denn in der neuen Arbeitswelt kannst du arbeiten mit wem du willst
Arbeite, mit wem Du willst – das Team als perfektes Ökosystem
Zwei Kollegen schlagen die Fäuste zusammen
10 Jahre bewährtes Zusammenspiel: HS Dokumentenmanagement nutzt nscale
Mann sitzt mit seinem Laptop auf einem Baumstamm, denn in der neuen Arbeitswelt kannst du arbeiten wo du willst.
Houston, wir haben kein Problem! Arbeite, wo Du willst – und sei es in der Galaxie
Mann sitzt auf seinem Schreibtisch im Büro
Kosten, Zeit, Compliance: Darum lohnt sich eine systemgestützte E-Mail-Archivierung
Frau sitzt am Schreibtisch und guckt auf den Laptop
Höchste Rechtssicherheit, niedriger Aufwand: Vorteile der digitalen Archivierung
Zwei Kolleginnen unterhalten sich mit einer weiteren Person
Fünf Gründe für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Mann steht im Flur eines Büros mit einem Tablet in der Hand
Die digitale Lieferantenakte: Basis für den optimalen Purchase-to-Pay-Prozess
Zwei Kollegen diskutieren etwas
Mehr als nur papierlos – Workflow Management sorgt für Mehrwerte durch optimierte Abläufe
Frau sitzt an Ihrem Arbeitsplatz vor Ihrem Computer
Demografischer Wandel: Digitales Dokumentenmanagement nutzt allen Altersgruppen
Frau sitzt in Ihrem Büro
Zurück ins Büro: Flexibel arbeiten dank digitalem Informationsmanagement
Wie digital ist mein Unternehmen? Bitkom veröffentlicht Reifegradmodell „Digitale Geschäftsprozesse“