Akten, Briefe, Rechnungen oder Verträge: Das Management von Dokumenten in Unternehmen oder Verwaltungen ist stets an Aktivitäten mehrerer Mitarbeiter und Vorgesetzter geknüpft. Entscheidungen und Freigaben bedürfen der Prüfung und Abstimmung innerhalb des Teams. Doch mit einem ECM-System müssen dafür nicht alle Beteiligten zusammenkommen. Dies ist in Zeiten, in denen der Wunsch nach dezentralem und flexiblem Arbeiten zunimmt und Home-Office-Modelle immer häufiger notwendig werden, von wachsender Bedeutung.
Ein alltäglicher Arbeitsablauf: Ein Mitarbeiter hat ein Dokument empfangen oder selbst erstellt, das nun zur Weiterverarbeitung an einen anderen Mitarbeiter oder Vorgesetzten weitergereicht werden soll. Wenn die Prozesse in einem Unternehmen bereits digitalisiert sind, dann macht es nicht länger einen Unterschied, ob der in den Prozess involvierte Kollege oder Vorgesetzte im Büro nebenan oder in seinem Home-Office mehrere Kilometer entfernt arbeitet.
Voraussetzung dafür ist ein strukturiertes digitales Informationsmanagement. Ein System für das Enterprise Content Management (ECM) macht Dokumente und Informationen für alle Mitarbeiter eines Unternehmens verfügbar. Auch Meetings, E-Mail-Verkehr und Telefonkonferenzen können auf dieser Basis erfolgen, ohne das Informationen verlorengehen oder der Grundsatz des Datenschutzes verletzt wird. Dabei ist der digitale Abruf von Informationen sogar schneller, effizienter und benutzerfreundlicher.
Konsistentes Informationsmanagement dank ECM
Im Optimalfall haben alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit und von überall Zugriff auf jedes benötigte Dokument und jede Datei. ECM-Systeme speichern und verwalten den benötigten Content und stellen diesen für die Zusammenarbeit zur Verfügung. Ausgereifte Speichertechnologien und anpassungsfähige Berechtigungskonzepte garantieren ein konsistentes Informationsmanagement.
Zudem werden Anforderungen an Compliance und Datenschutz konsequent umgesetzt. Im Auskunftsfall garantiert das System, dass alle Informationen schnell verfügbar sind. Auch Schnittstellen zu vielen anderen Systemen und Tools sind möglich.
So können Prozesse auch dezentral unbeeinträchtigt ablaufen und kontinuierlich fortgeführt werden. Ein großer Vorteil, wenn beispielsweise kurzfristig das Arbeiten von Zuhause notwendig wird. Die digitalen Prozesse laufen wie gewohnt weiter. Gearbeitet wird mobil und unabhängig von festen Arbeitsplätzen.
Was ist ein ECM?
Ein ECM-System sammelt und organisiert die Informationen bzw. Dokumente eines Unternehmens oder einer Verwaltung systematisch und macht sie für die vorab definierten Nutzer verfügbar. Konkret geht es um die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten in Verbindung mit den jeweiligen Prozessen, die innerhalb einer Organisation genutzt werden.
Ziel ist es, die gesamte Prozesskette der Informationsverarbeitung – vom Input- und Dokumentenmanagement, über Collaboration und Business Process Management bis hin zur rechtssicheren, elektronischen Archivierung – digital zu erfassen. Doch auch das Herausgreifen von einzelnen, sehr häufig wiederkehrenden Prozessen wie beispielsweise der Rechnungsprüfung, kann bereits einen messbaren Mehrwert schaffen. Die Prozesse werden beschleunigt, effizienter und transparenter. Vor allem aber können sie unabhängig von festen Büroarbeitsplätzen, mobil und auch aus dem Home-Office bedient werden.
Digitale Workflows: transparent und effizient
Prozesse koordinieren, Arbeitsabläufe automatisieren, Daten erfassen, Dokumente speichern – das richtige Workflow-Management spart im Unternehmen viel Zeit, hilft dabei, jederzeit den Überblick über relevante Informationen zu behalten und ermöglicht dezentrales Arbeiten.
Um einen reibungslosen Arbeitsablauf zwischen mehreren Mitarbeitern und Vorgesetzten auch über verschiedene Arbeitsstandorte hinweg sicherzustellen, kommt es darauf an, Abläufe, die aus einer Kette von Arbeitsschritten bestehen, digital zu organisieren. Arbeitsschritte und Freigabeprozesse bauen aufeinander auf und hängen voneinander ab. In der Praxis führt diese Abhängigkeit schnell zu Herausforderungen: Wird ein Arbeitsschritt nicht oder nur fehlerhaft ausgeführt, beeinflusst dies den gesamten weiteren Prozessverlauf.
Vor allem moderne Software-Lösungen für das ECM bieten heute wertvolle digitale Unterstützung bei der Strukturierung und Verwaltung verschiedener Informationen und Inhalte eines Unternehmens. Auf digital erfasste Inhalte lässt sich mobil zugreifen und diese können teamübergreifend über eine Plattform bearbeitet werden.
Rechnungsfreigabe in wenigen Schritten
Betrachten wir beispielweise den Prozess der Rechnungsfreigabe, welcher sich mit einer digitalen Umlaufmappe umsetzen lässt: Nach dem automatisierten Rechnungseingang muss die Rechnungsprüfung erfolgen. Der vordefinierte Prüfvorgang nimmt seinen Lauf. Dies kann die Prüfung der formalen sowie der sachlichen Rechnung umfassen, zudem sind möglicherweise mehrere Personen involviert.
Hier bietet der digitale Workflow den Vorteil, dass infolge eines jeden Prüfschrittes derjenige Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung erhält, der als nächstes an der Reihe ist. Schließlich wird die Rechnung freigezeichnet. Im Anschluss erfolgt die Buchung im ERP-System des Unternehmens. Der Zahlungslauf wird eingestellt und ausgeführt.
Dieser Prozess kann dank eines definierten digitalen Workflows völlig dezentral und ganz ohne Papierdokumente umgesetzt werden. Die Zeitersparnis durch die Digitalisierung ist an dieser Stelle groß. Ein ECM-System unterstützt bei der durchgängigen Bereitstellung der notwendigen Dokumente und Informationen entlang der einzelnen Arbeitsschritte. Zudem bietet das System die notwendigen Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen, damit der Arbeitsablauf zügig vonstattengehen kann. Alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter haben jederzeit zentralen Zugriff auf alle relevanten Informationen, der gegenwärtige Status des Vorgangs ist immer transparent. Letztendlich erleichtert die digitale Signatur zusätzlich den Arbeitsalltag, indem sie Dokumente schnell und sicher elektronisch signiert und übermittelt. Dies spart Zeit und verringert den Papierverbrauch. Zusätzlich gewährleistet sie die Authentizität und Unveränderbarkeit von Dokumenten, was Vertrauen schafft und rechtliche Anforderungen erfüllt.
Konkrete Vorteile eines ECM-Systems
Die stetige Verfügbarkeit von Informationen bedeutet Schnelligkeit und Übersichtlichkeit. Auch die Kommunikation wird vereinfacht. Informationen und Daten sind jederzeit verfügbar und der Informationsaustausch innerhalb der Organisation wird optimiert. All dies ermöglicht der Einsatz eines modernen ECM-Systems, in das vorab Anforderungen der Bediener und Nutzer eingeflossen sind.
Die Vorteile, die ein ECM für Unternehmen bieten kann, sind vielfältig:
- dezentrales Arbeiten
- Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen
- Steigerung der Informationsqualität
- Schutz vor Daten- und Informationsverlust
- Schutz von vertraulichen Inhalten durch digitale Verschlüsselung
- Schnellerer und ortsunabhängiger Zugriff auf relevante Informationen
- Compliance kann leichter umgesetzt werden
- Backups bieten Schutz vor Datenverlust und erleichtern die Wiederherstellung
Fazit: Den Content im Griff – immer und überall
Auf Dokumente zugreifen, Rechnungen prüfen und Aufträge freigeben – und das nicht nur im Büro, sondern auch mobil oder im Home-Office: Das schafft flexible Arbeitsbedingungen, spart Zeit sowie Ressourcen und reduziert die Fehlerquote. Moderne ECM-Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology halten vorgefertigte Lösungen für die wichtigsten Workflows im Unternehmen bereit.
Staatliche Unterstützung:
Um die negativen wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Krise abzufedern, wurde von Bund und Ländern ein vielfältiges Hilfsmaßnahmenpaket zur Verfügung gestellt. Damit Unternehmer und Unternehmen bestmöglich von den Maßnahmen profitieren können, haben die Kollegen von PSP München einen interaktiven „Corona Helpdesk“ entwickelt. Die webbasierte Softwarelösung ermittelt (dialoggestützt) ausgewählte zur Verfügung stehende Wirtschaftshilfen und führt interaktiv durch den Hilfsmaßnahmen-Dschungel.
