Eine Kyocera-Studie zeigt: In Deutschlands Büros werden täglich rund zwei Stunden Arbeitszeit in die Dokumentensuche und -ablage investiert. Ein besonderer Zeitfresser ist dabei die Informationsbeschaffung in der Buchhaltung oder der Verwaltung: 71 Prozent bzw. 64 Prozent der Befragten aus der jeweiligen Abteilung gaben an, mehr als eine Stunde pro Tag für die Dokumentensuche aufzuwenden. Das ist wertvolle Zeit, die die Teams wesentlich besser investieren könnten. Ein entscheidender Grund für diesen unnötigen Aufwand liegt in fehlenden logischen Ordnerstrukturen und nicht einheitlichen, sinnvollen Dateibenennungen. Häufig fehlen diesbezüglich klare Richtlinien und Vorgaben in den Unternehmen. Hinzu kommt, dass immer noch viele Organisationen mit Papierakten arbeiten und die Digitalisierung von Workflows vielerorts bisher nicht umfassend Einzug gehalten hat. Dabei liegt genau in dieser Entwicklung die Chance, sich vom Dokumentenchaos zu befreien und die entsprechenden Teams erheblich zu entlasten.
Fehlende Strukturen schaffen Frust
Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit mit dem Suchen und (hoffentlich) Finden von Akten und Dokumenten verbringen, sind häufig unzufrieden mit ihrem Job. Dies führt zu sinkender Motivation, steigender Fehleranfälligkeit und in der Folge auch zu Frustration – keine gute Basis für ein langjähriges, effizientes und für beide Seiten wertschöpfendes Arbeitsverhältnis. Hinzu kommen möglicherweise Streitigkeiten im Team oder zwischen Abteilungen, wenn einheitliche Vorgaben zur Dateibenennung fehlen. Wenn jeder Mitarbeiter die von ihm erstellten Dateien so benennt, wie es nach seiner persönlichen Logik sinnvoll ist, finden sich Kollegen auf den gemeinsam genutzten Laufwerken nach und nach immer schlechter zurecht. Verschärft wird diese Situation durch verschiedene Dateiversionen: Wie soll der jeweilige Bearbeiter ohne einheitliche Strukturen herausfinden, welche Version die aktuellste ist? Die Verteilung von Dokumenten per E-Mail stellt eine weitere Hürde dar: Hier besteht die Gefahr, dass jeder Empfänger die ihm zugesendete Datei sicherheitshalber noch einmal abspeichert – so ist am Ende das gleiche Dokument mehrfach unter verschiedenen Dateinamen und möglicherweise auch in verschiedenen Ordnern abgelegt. Daraus folgt, dass in manchen großen Unternehmen teils 15-20 Versionen der gleichen Präsentation, des gleichen Reports oder der gleichen Planungstabelle gespeichert sind. In einem solchen Umfeld sind lange Suchzeiten, Doppelbearbeitungen, Fehlinformationen und Speicherplatzverschwendung vorprogrammiert. Von den Schwierigkeiten, den Löschvorschriften von personenbezogenen Daten der EU-DSGVO oder den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nachzukommen, ganz zu schweigen.
Die Lösung: digitale Akten auf einer zentralen Plattform
All diese Herausforderungen können Unternehmen mit einem Enterprise-Content-Management-System unkompliziert aus der Welt schaffen. Lösungen wie beispielsweise das ECM nscale von Ceyoniq schaffen umfassende Transparenz dank einer zentralen Daten- und Aktenablage. Ungeordnete Informationen strukturiert das System und sorgt so dafür, dass Organisationen sämtliche Compliance-Vorschriften problemlos einhalten können, statt im Dokumentenchaos den Überblick zu verlieren. Sämtliche Mitarbeiter erhalten auf dieser Basis komfortablen Zugriff auf sämtliche Akten, Daten und Informationen. Darüber hinaus finden sie effizient alle Details, die zum jeweiligen Vorgang gehören. Von der Bestellung zur Rechnung über die Lieferantenakte zur Warenlieferung bis hin zum Geschäftsreport zum gesuchten Jahr – all diese relevanten Informationen sind so miteinander verknüpft, dass sie jederzeit erreichbar sind. Nervenraubendes Suchen fällt so nahezu vollständig weg und es gibt keine doppelt abgelegten Dokumente an unterschiedlichen Orten mehr. Außerdem ist dank einer professionellen Versionierung immer klar, welche die aktuellste Datei ist. Darüber hinaus ermöglicht nscale das Versenden von Links anstelle des eigentlichen Dokuments, sodass keine Schwierigkeiten mehr mit zu großen Dateien beim E-Mail-Versand entstehen.
Durchdachte Schnittstellen ermöglichen eine effiziente Integration des Enterprise-Content-Management-Systems in die vorhandene IT-Infrastruktur, sodass hierzu kein aufwändiges Transformationsprojekt notwendig ist. Entsprechend schnell und unkompliziert können Unternehmen auf die zentrale Dateiplattform umsteigen. Mit diesem Schritt ermöglichen sie ihren Teams neben Zeitersparnis und effizienten Prozessen auch agile Collaboration-Projekte, wie z.B die Cloud für ein DMS – eine optimale Möglichkeit, die Produktivität in der gesamten Organisation zu steigern und sich zukunftsfähig aufzustellen.
Fazit
Mit der Einführung digitaler Akten inklusive einer zentralen Informationsplattform gehört die Frage nach der korrekten Dateibenennung der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter können sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und bleiben motiviert bei der Arbeit. Diskussionen über unauffindbare Dokumente, Streitigkeiten zur korrekten Dateibenennung und frustrierende Recherchen nach relevanten Informationen sind dank Enterprise Content Management Geschichte.
