Collaboration weiter ungeschlagen – techconsult identifiziert ITK-Trends 2023

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Welche Themen brennen deutschen Mittelständlern unter den Nägeln? Wo sehen sie Investitionsbedarf? Welche Branchen wollen sich in welchen Bereichen weiterentwickeln? Diese Fragen zu beantworten, ist das Ziel des IT-Invest-Monitors 2023 von techconsult. Im Rahmen der Studie wurden über 400 Verantwortliche für IT-Investitionen aus mittelständischen Unternehmen zu ihren Plänen für das Jahr 2023 befragt. Das Ergebnis zeigt: Collaborative Work bleibt auch 2023 ein absolutes Trendthema. Doch auch Investitionen in den Digital Workplace sind in einigen Branchen verbreitet.

Ein Team ist mehr als die Summe seiner Mitglieder. Zwar ist diese Tatsache den meisten Entscheidern mittelständischer Unternehmen durchaus bewusst, doch die Realisierung von Teamwork ist in den letzten Jahren mit immer größeren Herausforderungen verbunden. Durch die starke Zunahme von mobiler Arbeit und flexiblen Arbeitszeitmodellen ergibt sich nicht nur weniger Gelegenheit für kurze Absprachen über zwei Schreibtische hinweg. Auch bei größeren Projekten, die im Team erarbeitet werden sollen, kommen nur selten alle Beteiligten an einem Tisch zusammen. Um dennoch Collaboration zu ermöglichen, gilt es also, digitale Hilfsmittel zu nutzen.

Teamwork gefragt

Wie wichtig das Thema Collaborative Work ist, zeigen die Zahlen des IT-Invest-Monitors deutlich. Branchenübergreifend planen mit 53 Prozent mehr als die Hälfte aller Mittelständler 2023 in Lösungen für Collaboration zu investieren. Noch klarer wird der Bedarf mit Blick auf einzelne Branchen. Vom Fahrzeugbau, über Maschinen- und Werkzeugbau bis hin zu Banken und Versicherungen liegt der Wert bei knapp zwei Dritteln. Doch wie lässt sich Zusammenarbeit in der modernen Arbeitswelt sinnvoll umsetzen und welche Lösungen helfen die Hürden zu meistern?

Wichtig ist es in erster Linie, allen Projektbeteiligten Zugriff auf jegliche relevanten Daten zu ermöglichen, unabhängig vom Arbeitsort und der Arbeitszeit. Unser Enterprise Information Management System (EIM) nscale fungiert in diesem Zusammenhang als zentrale Plattform, auf der alle Dokumente und Informationen in entsprechenden Akten abgelegt werden. Damit ist nicht länger der Arbeitsort und das persönliche Treffen entscheidend, um einen reibungslosen Informationsfluss und -austausch zu gewährleisten. Darüber hinaus werden Prozesse beschleunigt, weil die Dokumente nicht in den Händen von einzelnen Beschäftigten liegen und aufwendig bei ihnen angefragt werden müssen. Doch allein die Verfügbarkeit und der problemlose sowie flexible Zugriff auf alle Daten macht keine gelungene Zusammenarbeit aus.

Workflows und gemeinsame Arbeit an Dokumenten

Mindestens ebenso wichtig ist es, bei Dokumenten, die von mehreren Instanzen bearbeitet werden müssen, geregelte Abläufe mit geringen Durchlaufzeiten sicherzustellen. Doch das Hin- und Hersenden per Mail, etwa bei Prüfungs- und Freigabeprozessen, führt schnell zu Unsicherheiten über den Bearbeitungsstand oder die Aktualität der vorliegenden Version eines Dokumentes. Hier unterstützt nscale durch die Möglichkeit, automatisierte Workflows zu definieren. Dabei wird festgelegt, welche Beschäftigten oder Positionen in welcher Reihenfolge das Dokument zur Bearbeitung erhalten. Nach Start des Workflows steuert dieser den gesamten Prozess. Dabei ist der jeweilige Bearbeitungsstand des Dokumentes stets klar ersichtlich. Und auch bei Urlauben oder Krankheitsfällen kommt der Prozess nicht ins Stocken, da zuvor festgelegte Vertretungspersonen bei Bedarf einbezogen werden.

Freigabeprozesse sind nur ein Beispiel für Aufgaben, die collaborativ bearbeitet werden. So werden zum Teil ganze Dokumente im Team erstellt oder bearbeitet. Und auch für diesen Fall ist es nicht Voraussetzung, dass sich alle Beteiligten an einem Ort befinden. So ermöglicht nscale die gleichzeitige und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. So können beispielsweise Angebote, die Produkte aus verschiedenen Abteilungen beinhalten, gemeinsam erstellt oder Verträge gleich mit der Rechtsabteilung bearbeitet werden. Die Zeitersparnis ist dabei enorm, während Mitarbeitende gleichzeitig von ihren Kollegen profitieren können. Gute Gründe, die einen Großteil der mittelständischen Unternehmen von der Notwendigkeit zur Investition überzeugen.

Digital Workplace wird zum Standard

Eng mit den gestiegenen Herausforderungen bei der Zusammenarbeit verbunden, ist der ebenfalls seit langem zu den Trendthemen gehörende Digital Workplace. Mehr und mehr Mitarbeitende und neue Fachkräfte erwarten einen modernen Arbeitsplatz, der mobiles und zugleich effizientes Arbeiten an wertschöpfenden Aufgaben ermöglicht. Die Notwendigkeit zu Investitionen ist insbesondere im Industriesektor deutlich erkennbar. So planen im Maschinen- und Werkzeugbau 53 Prozent Neuanschaffungen, im Fahrzeugbau sind es laut techconsult-Studie sogar 64 Prozent.

Neben den bereits erwähnten Zugriffsmöglichkeiten gilt es hier, Zeitaufwände insbesondere für Routineaufgaben zu reduzieren. nscale bietet dazu zahlreiche Möglichkeiten, beginnend bei der automatischen Klassifikation der Eingangspost. Ebenfalls mit Hilfe künstlicher Intelligenz kann die formale Prüfung von Rechnungen umgesetzt werden. Und auch die Suche nach Dokumenten nimmt dank unterschiedlichster Funktionen nicht länger Zeit und Nerven in Anspruch. Von der Volltextsuche bis zur Facettierung werden benötigte Daten schnell gefunden und die eigentliche Arbeit kann fortgesetzt werden. Fehler durch möglicherwiese veraltete Informationen sind dabei nahezu ausgeschlossen.

Fazit

Der IT-Invest-Monitor 2023 von techconsult deckt Themen auf, die insbesondere für industrielle Betriebe in diesem Jahr von Bedeutung sind. In den letzten Jahren ungebrochen ist der Wunsch, die Collaboration im Unternehmen zu stärken und dafür in digitale Tools zu investieren. Zudem beschäftigt den Mittelstand weiterhin die Suche nach Lösungen für den Digital Workplace. Mit dem EIM nscale lassen sich alle Trends bedienen und die Herausforderungen der Mittelständler lösen. Dafür stehen neben dem ort- und zeitunabhängigen Zugriff, Workflows, Suchfunktionen und die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung.

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