Arbeitsplatz der Zukunft – Adobe-Studie

Angst vor neuen Technologien? Nicht bei Wissensarbeitern – so könnte man das Ergebnis einer aktuellen Adobe-Studie und Statista zusammenfassen. Demnach ist der digitale Arbeitsplatz weiter auf dem Vormarsch. Vor allem Software für das Dokumentenmanagement und den digitalen Informationsaustausch wird immer beliebter.

Klar, Digitalisierung heißt Veränderung. Arbeitsabläufe wandeln sich, die Bedienung von neuer Software muss erlernt werden. Womöglich geht bei dem einen oder anderen Mitarbeiter sogar die Sorge um den eigenen Arbeitsplatz mit der Einführung einer digitalen Lösung einher. Gründe für Vorbehalte gegenüber der digitalen Transformation im eigenen Unternehmen sind naturgemäß vorhanden und nachvollziehbar. Doch haben viele Wissensarbeiter in den letzten Jahren ebensolche Vorbehalte gegenüber der Anwendung digitaler Tools abgebaut. Das geht aus der „Digital Workplace“-Studie hervor, die das Software-Unternehmen Adobe kürzlich gemeinsam mit Statista durchgeführt hat. Das Ergebnis: Immer mehr Wissensarbeiter zeigen sich aufgeschlossen gegenüber digitalen Lösungen, die den Austausch von Informationen im Arbeitsalltag verbessern und administrative Workflows beschleunigen. Ein entscheidender Faktor für die Organisation und effektive Verwaltung von Kommunikationen in einer digitalen Arbeitsumgebung ist das E-Mail-Management.

Wissensarbeiter, das sind Arbeitnehmer, deren Tätigkeiten nicht in erster Linie auf körperlicher oder manueller Arbeit, sondern auf ihrem erworbenen Wissen basieren. Im Rahmen der Studie wurden mehr als 1.000 auf diese Weise arbeitende Frauen und Männer im Alter von 18 bis 69 Jahren befragt – aus allen Unternehmenspositionen und Abteilungen der größten Branchen in der Bundesrepublik.

Den Studienergebnissen zufolge ist der Alltag vieler Arbeitnehmer nach wie vor voll von administrativen Büroaufgaben, die zeitintensiv sind, sich aber durch digitale Lösungen vereinfachen ließen. Bis zu 25 Stunden pro Woche wenden die befragten Wissensarbeiter der Studie zufolge dafür auf, Rechnungen und Formulare auszufüllen, Dokumente zu scannen und zu drucken, Akten zu archivieren oder Emails zu schreiben und zu verschicken.

Von Archivierung bis Zusammenarbeit: Digital Workplace auf dem Vormarsch

Dabei wird deutlich: Ob beim Informationsaustausch mit Kollegen, der Aufbewahrung und Verwaltung von Akten oder beim Einscannen, Ausdrucken und Signieren von Dokumenten – überall schlummern Optimierungspotenziale, die zunehmend durch den Einsatz von IT-Lösungen gehoben werden können. Die Erkenntnis, dass dadurch Zeit gespart, die standortübergreifende Zusammenarbeit erleichtert oder schlichtweg Mitarbeiter von wenig anspruchsvollen Routineaufgaben entlastet werden können, scheint sich durchzusetzen.

Kein Wunder also, dass sich immer mehr Arbeitnehmer digitalen Lösungen gegenüber aufgeschlossen zeigen. 56 Prozent der Befragten gaben an, dass viele ihrer Aufgaben in den letzten Jahren bereits durch entsprechende Tools vereinfacht wurden. Vor zwei Jahren waren noch 13 Prozent weniger dieser Ansicht.

Folgende technologische Innovationen helfen den Befragten zufolge, administrative Bürotätigkeiten zu erleichtern:

• Elektronische Signaturen (48 Prozent)
• Eine sichere digitale Dokumentenablage (43 Prozent)
• Tracking-Funktionen für von ihnen verteilte Dokumente (28 Prozent)
• Mobile Anwendungen für die Dokumentenverwaltung, -unterzeichnung und -freigabe (25 Prozent)

Digitales Dokumentenmanagement ist gefragt

Um Mitarbeiter von administrativen Arbeitsschritten zu entlasten, stehen heutzutage diverse Tools zur Verfügung. Die Adobe-Studie zeigt, dass die Optimierungspotenziale vor allem im Bereich des Dokumentenmanagements erkannt und zunehmend genutzt werden. So definierten 43 Prozent der Befragten eine sichere digitale Dokumentenablage als relevant für effiziente Unternehmensprozesse. Gegenüber der Vergleichsstudie aus dem Jahr 2016 wird deutlich, dass sich für viele Wissensarbeiter der Zeitaufwand für das Drucken und Versenden von Dokumenten in den letzten zwei Jahren spürbar reduziert hat. Gaben 2016 noch 73 Prozent der Befragten an, für das Drucken von Dokumenten mindestens eine Stunde pro Woche mehr Zeit als geplant zu benötigen, sank die Zahl der Wissensarbeiter, auf die dies zutrifft, zwei Jahre später auf 37 Prozent. Beim Versenden von Dokumenten brauchten 2016 noch 62 Prozent pro Woche mindestens eine Stunde länger als geplant. Dieser Wert liegt zwei Jahre später nur noch bei 40 Prozent. Die Studie zeigt zugleich aber auch, dass in der Umsetzung eines digitalen Dokumentenmanagements noch Luft nach oben ist: Für etwa 24 Prozent der Teilnehmer steht eine reibungslose Dokumentenintegration in ihr bestehendes Unternehmenssystem nach wie vor auf dem Wunschzettel.

Mehr Freizeit dank technologischem Fortschritt

Eine weitere wichtige Erkenntnis der Umfrage: Durch moderne Technologien steigt nicht nur die Effizienz im Unternehmen, auch das Verhältnis zwischen Beruf und Privatleben entwickelt sich positiv. 40 Prozent aller Studienteilnehmer bestätigen, dass sich durch den technologischen Fortschritt im Berufsleben ihre Work-Life-Balance erheblich verbessert hat. Als Gründe werden angeführt, dass dank technologischer Unterstützung weniger Überstunden anfallen und weniger Projektverzögerungen eintreten. Ebenso wird insbesondere der Einfluss mobiler Anwendungen für die Verwaltung von Dokumenten als positiv erachtet (25 Prozent).

Doch sollte die Digitalisierung auch Grenzen haben, wie viele Teilnehmer der Befragung unterstrichen: So wird Teamarbeit mit digitalen Tools zwar positiv betrachtet, viele Arbeitnehmer betonten jedoch, dass zwischenmenschliche Beziehungen unter Kollegen dabei nicht verloren gehen dürfen. 45 Prozent der Befragten wünschten sich einen intensiv betriebenen persönlichen Austausch mit Kollegen.

Fazit

Der Vergleich der Adobe-Studien aus den Jahren 2018 und 2016 zeigt, dass die Vorteile digitaler Tools für einen effizienten und transparenten Umgang mit Informationen und Dokumenten im Arbeitsalltag zunehmend erkannt werden. Diese müssen hierfür nicht nur eine sichere Dokumentenablage bieten, sondern auch ein medienbruchfreies und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Wenn dies gelingt, wirkt sich dies positiv auf die Unternehmensabläufe aus, wodurch weniger Überstunden entstehen, die Work-Life-Balance verbessert wird und schließlich zu zufriedeneren Mitarbeitern führt.