Was kann ein CLM wirklich leisten?
Ein CLM-System begleitet jeden Vertrag über dessen gesamten Lebenszyklus hinweg: von der Anforderung über die Verhandlung, die Prüfung und Genehmigung bis hin zur Unterzeichnung und Archivierung. Moderne Lösungen ermöglichen zusätzlich Auswertungen, Fristenmanagement, KI-basierte Analysen sowie die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben.
Richtig eingesetzt, stellt ein CLM damit nicht nur Transparenz über das gesamte Vertragswerk eines Unternehmens und damit die Basis all seiner Geschäftsbeziehungen her. Es sichert auch die immer anspruchsvoller werdende Compliance. Im geschäftlichen Alltag reduziert es zudem mögliche Fehlerquellen und erhöht die Effizienz, indem es viele iterative, manuelle Aufwände einspart. Weitere Vorteile sind
- schnellere Durchlaufzeiten,
- bessere Risikosteuerung,
- verbesserte Ausgabenkontrolle,
- und die Stärkung der eigenen Verhandlungsposition durch faktenbasierte Entscheidungen.
Unternehmen, die das Vertragsmanagement umfassend in ihre Digitalisierungsstrategie einbetten, nutzen das volle Potenzial und verbreitern damit ihre Basis für nachhaltigen, wirtschaftlichen Erfolg.
Warum CLM nicht längst die Regel ist
Zu viele aber lassen sich diese Chancen derzeit noch entgehen: Das offenbart die aktuelle Studie „Smartes Vertragsmanagement: Wo Unternehmen heute stehen“, für die techconsult in Zusammenarbeit mit Ceyoniq 221 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und Größenklassen befragt hat. Obwohl jedes davon mindestens 100 Verträge verwaltet, nutzt offenbar nur jedes Dritte die Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements.
Ein Grund dafür: CLM-Projekte sind keine Selbstläufer. Auch hier gilt: eine neue Software allein löst noch nicht alle Probleme. Tatsächlich können Unternehmen bei der Implementierung eines CLM-Systems auf eine Vielzahl an Herausforderungen stoßen:
- Unklare Zieldefinition: Das CLM-System wird eingeführt, ohne zuvor ein strategisches Ziel oder einen Business Case festgelegt zu haben.
- Komplexe Tool-Landschaft: Viele Systeme sind überladen, dadurch unübersichtlich oder nicht intuitiv nutzbar.
- Mangelnde Unterstützung durch das Management: Wo das CLM-Projekt nicht als Chefsache betrachtet wird, kommt es nicht voran.
- Mangelnde Integration: Das digitale Vertragsmanagement wird oft als isolierte Lösung, etwa in der Rechtsabteilung, dem Einkauf oder anderen Abteilungen etabliert.
- Schwaches Change-Management: Wer die Bedürfnisse der Nutzer nicht mit einbezieht, kann nicht mit begeisterten Anwendern rechnen.
- Überfordernder Anspruch: Wer zu früh zu viel will, wird an Grenzen stoßen. Hoher Zeitdruck und der Anspruch, möglichst alle Prozesse gleichzeitig zu digitalisieren, überfordern Organisation und Systeme.
Warum CLM-Projekte erfahrene Begleiter brauchen
Der Erfolg eines CLM-Projekts ist nicht nur von der Wahl der richtigen Software abhängig. Vielmehr ist für eine gelungene Umsetzung entscheidend, in welchem Ausmaß es gelingt, technische Lösungen mit den realen Abläufen im Unternehmen zu verzahnen. Dazu braucht es erfahrene BeraterInnen, die das Contract Lifecycle Management als umfassenden, integrierten Prozess begreifen und diesen durchgängig begleiten können: Von der Entwicklung eines Zielbilds im gemeinsamen Workshop, über die Konfiguration der Software, bis hin zur nachhaltigen Einführung des Vertragsmanagements in die Organisation.
Wie wir CLM zum Erfolg führen können
Das Contract Lifecycle Management ist noch lange nicht am Ende seines Lebenszyklus angelangt, im Gegenteil. Gerade angesichts wachsender regulatorischer Anforderungen, zunehmender Vertragsvolumina und steigender Erwartungen an Effizienz und Transparenz bietet CLM auch auf lange Sicht enormes Potenzial.
Hinzu kommt: Das digitale Vertragsmanagement funktioniert hervorragend, wenn es als integrierter, strategischer Ansatz gedacht wird. Ausschlaggebend für die erfolgreiche Umsetzung sind:
- Fokus auf Nutzerfreundlichkeit: Ein CLM-System muss intuitiv sein. Das gilt für alle Beteiligten, nicht nur für Juristen und Vertragsmanager.
- Klare Zielbilder und Prioritäten: Festlegung, welche Prozesse und Features wann umgesetzt werden. Mit konkreter Perspektive auf die Erreichung der ersten QuickWins, die den Arbeitsalltag erleichtern.
- Schrittweise Einführung: Bewährt hat es sich mit der Einführung in einem Pilot-Bereich zu starten. So entsteht eine Success-Story, die sich dann durch das ganze Unternehmen treiben lässt und zur Teilhabe motiviert.
- Prozesse vor Technik: Auch im digitalen Vertragsmanagement folgt die Umsetzung den Realitäten. Prozesse, die schon analog nicht funktionieren, werden auch digital keine Erfolgsgeschichte. Daher gilt: Zunächst alle Prozesse betrachten, analysieren und optimieren – erst dann digitalisieren.
- Klare Verantwortlichkeiten: CLM ist kein reines Rechts- oder IT-Thema. Es braucht eine unternehmensweite Verankerung, am besten getragen durch das Management.
Besondere Aufmerksamkeit schenken wir bei Ceyoniq auch den Schnittstellen zwischen den einzelnen Fachbereichen, IT und Legal. Gemeinsam mit unseren Kunden gestalten wir schlanke, an deren tatsächlichen Bedürfnissen ausgerichtete Prozesse und schaffen so die Grundlage für eine erfolgreiche Einführung.
Fazit: CLM aus dem Business heraus denken!
Die Bedeutung des Contract Lifecycle Managements nimmt keineswegs ab – im Gegenteil: Angesichts des wachsenden Digitalisierungsdrucks, des zunehmenden Wettbewerbs (auch um gut qualifizierte Fachkräfte) und der immer weiterreichenden Regulierung ist seine Relevanz höher denn je.
Was es aber braucht, um CLM-Lösungen wirklich erfolgreich und wertstiftend zu machen, ist ein pragmatischer, nutzerzentrierter und strategischer Blick auf ihre Einführung und Weiterentwicklung. Wer das digitale Vertragsmanagement konsequent aus dem Business heraus denkt und auf eine schlanke, gut integrierte Umsetzung setzt, wird erheblich davon profitieren: Durch mehr Effizienz, Transparenz und nachhaltige Wettbewerbsvorteile. Dazu wollen auch wir einen Beitrag leisten: durch unsere Erfahrung, die passende Software und die bedarfsgerechte, organisatorische Unterstützung und Begleitung bei der Umsetzung.
Timo Krause, Produktmanager
