von Dr. Siegfried Kaiser, Produktmanager bei der Ceyoniq Technology GmbH
Seit einigen Jahren sind Auftraggeber der öffentlichen Verwaltung auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Nun hat der Bundesrat – nach langem Hin und Her – das Wachstumschancengesetz beschlossen. Mit ihm kommt für in Deutschland ansässige Unternehmen ab 2025 die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Viele Betriebe werden diese Gelegenheit nutzen, ihr Rechnungswesen und Informationsmanagement zu digitalisieren. Dies könnte auch für die öffentliche Verwaltung eine Chance bieten, den digitalen Wandel voranzutreiben.
Grundlage der E-Rechnungspflicht für öffentliche Aufträge ist die E-Rechnungsverordnung (ERechV), die im September 2017 in Kraft trat. Sie legt fest, dass deutsche Behörden in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Seit November 2020 sind auch Auftragnehmer der öffentlichen Hand dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen an Behörden zu übermitteln. Ausnahmen gelten unter einer Bagatellgrenze von 1.000 Euro, bei geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten, bei der Beschaffung im Ausland und bei Organleiheverfahren.
Dies E-Rechnungspflicht gilt jedoch nur auf Bundesebene: Aufgrund der föderalen Struktur Deutschlands liegt die Verantwortung für die Umsetzung in Landes- und Kommunalbehörden bei den Bundesländern, die jeweils eigene Regelungen implementiert haben – oder dies planen. So besteht in einigen Ländern eine E-Rechnungspflicht für Auftragnehmer, die für die jeweiligen Landesbehörden tätig sind, in anderen – etwa in Bayern – nicht. Rheinland-Pfalz wiederum wird 2025 eine E-Rechnungspflicht einführen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer XML-Datensatz nach EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie dem Rechnungsstandard EN16391. Das bedeutet, die E-Rechnung muss elektronisch ausgestellt, übertragen, empfangen und weiterverarbeitet werden können. Ein PDF-Dokument etwa, obwohl digital erzeugt, entspricht nicht der Definition einer E-Rechnung – ganz im Gegensatz zu den hierzulande gängigen Formaten ZUGFeRD und XRechnung.
Für Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung stehen mit der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) und der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) je nach öffentlichem Auftraggeber zwei Plattformen zur Verfügung, über die sie ihre E-Rechnungen mittels verschiedener Übertragungswege einreichen können: per E-Mail, über das Peppol-Netzwerk oder ein Web-Interface. Die Bundesländer nutzen teils ebenfalls die Plattformen ZRE und OZG-RE, teils haben sie landeseigene E-Rechnungsportale geschaffen.
Die E-Rechnung wird zum Standard
Auf Unternehmensebene wird die E-Rechnung mehr und mehr zum Standard: Laut einer Bitkom-Studie nutzte 2023 erstmals über die Hälfte aller Unternehmen die E-Rechnung für die digitale Rechnungsstellung. Fünf Jahre zuvor waren es erst 18 Prozent gewesen. Zu diesem Trend dürfte auch die E-Rechnungsverordnung einen gehörigen Teil beigetragen haben. Und auch wenn die im Rahmen des Wachstumschancengesetztes beschlossene und ab 2025 kommende E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze die öffentliche Verwaltung nicht direkt betrifft: Mehr und mehr Unternehmen werden diese als Anlass nehmen, ihr Rechnungswesen zu digitalisieren und auf ein E-Rechnungsformat umzustellen – falls sie dies nicht schon getan haben. Das wird zu einer weiteren Zunahme von E-Rechnungen führen, auch in (Landes- und kommunalen) Behörden, die von ihren Auftragnehmern eine E-Rechnung nicht ausdrücklich verlangen. Die öffentliche Verwaltung sollte diese Gelegenheit nutzen, ihr Rechnungs- und Informationsmanagement (weiter) zu digitalisieren. Denn da die E-Rechnungsverordnung sie lediglich zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, erfolgen die weitere Bearbeitung und die Archivierung in vielen Ämtern noch analog – inklusive aller Nachteile. Die entscheidenden Mehrwerte für Behördenmitarbeiter – und Auftragnehmer der öffentlichen Hand – stellen sich erst dann ein, wenn ganze Bearbeitungsprozesse digital und automatisiert durchgeführt werden.
Zentrales Informationsmanagement als Basis der Digitalisierung
Die Basis hierfür bildet ein zentrales und digitales Informationsmanagement. Mit leistungsstarken Lösungen wie nscale eGov, das Ceyoniq speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt hat, können Behörden ihre Workflows vollständig digitalisieren sowie sämtliche eingehenden Informationen aus verschiedenen Quellen – etwa ERP-System, Fachverfahren oder OZG-Plattform – sammeln und zentral in einer digitalen Akte verwalten.
Beim Eingangsrechnungsmanagement heißt das: Im Zusammenspiel mit einer integrierten Eingangsrechnungssoftware werden eingehende E-Rechnungen automatisch eingelesen, auf Konformität und Vollständigkeit überprüft, klassifiziert und dank definierter Rollen und Workflows dem zuständigen Bearbeiter oder Freigabeberechtigten zugewiesen. Gleichzeitig benachrichtigt das System diesen und stellt ihm sämtliche vorgangsrelevanten Informationen zur Verfügung. Die Rechnungsprüfung und -freigabe lassen sich dann mit einem einfachen Mausklick erledigen.
Hält man sich vor Augen, dass in deutschen Behörden Jahr für Jahr Millionen von Rechnungen eingehen und jeder analoge Bearbeitungsschritt große zeitliche, personelle und damit auch finanzielle Ressourcen in Anspruch nimmt, wird das enorme Einsparpotenzial eines digitalen Informationsmanagements deutlich. Und auch die Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung profitieren: Denn durch die verkürzten Transport- und Liegezeiten sowie die automatischen Workflows kann ihre E-Rechnung deutlich schneller bearbeitet werden.
Mehrwerte durch automatisierte Geschäftsprozesse
Ein zentrales digitales Informationsmanagement bietet nicht nur im Eingangsrechnungsmanagement erhebliche Mehrwerte. Es unterstützt Behörden dabei, all ihre Geschäftsprozesse durchgängig zu digitalisieren und zu automatisieren: von digitalen Geschäftsgängen und der Eingangspostverarbeitung über die sichere und rechtskonforme Aktenführung und das Vertragsmanagement bis hin zur Aussonderung an die zuständigen Archive. Auch Fachverfahren können problemlos integriert werden. All dies führt am Ende zu ressourcenschonenden und fehlerresistenten Workflows und erheblichen Kosteneinsparungen im Geschäftsalltag der öffentlichen Verwaltung.
Dabei lässt sich eine Digitalisierungsplattform wie nscale eGov individuell an die verschiedenen Anforderungen einzelner Behörden anpassen und flexibel skalieren. Erfahrene Digitalisierungspartner wie Ceyoniq können dabei unterstützen, eine individuelle digitale Gesamtlösung zu implementieren – und so den digitalen Wandel in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
