Für Bund, Länder und Kommunen ist die E-Akte aus der Verwaltung längst nicht mehr wegzudenken. Die elektronische Ablage macht die Arbeit mit Akten effizienter und treibt die Digitalisierung voran. Ein konsequenter Schritt hin zur papierarmen Verwaltung ist die E-Akte in der Cloud. Cloud-Services ermöglichen nicht nur Skalierbarkeit und ortsunabhängiges Arbeiten, sondern halten auch die Kosten niedrig.
Die öffentliche Verwaltung muss digitaler werden – und stößt dabei in der Praxis immer wieder auf ungeahnte Schwierigkeiten. Typische Stolpersteine im Digitalisierungsprozess sind Insellösungen und komplexe Systemlandschaften, die Medienbrüche und schwere Bedienbarkeit zur Folge haben sowie zusätzliche Kosten für IT-Administration oder Hardware.
DMS als Gamechanger
Dabei gibt es längst Lösungen, die bei den genannten Problemen ansetzen: Moderne Informationsplattformen wie nscale eGov können andere Systemkomponenten über Schnittstellen anbinden und Prozesse automatisieren – die Arbeit mit E-Akten wird damit effizient und transparent. Da die Dokumente allen zuständigen Mitarbeitenden zentral zugänglich sind, reduziert sich die Zeit, die auf die Suche nach benötigten Informationen entfällt. Darüber hinaus können Anwender von nscale eGov sichergehen, dass das System alle Anforderungen an eine rechtssichere Verwaltung und Archivierung erfüllt. Die konventionelle Dokumentenablage und aufwendige Pflege physischer Archive entfallen, weil die Dokumente digital – in der Regel auf eigenen Servern – gespeichert werden.
Cloud-Services: Flexibel durch ortsunabhängiges Arbeiten
Noch einen Schritt weiter gehen Plattformen, die nicht lokal, sondern in der Cloud bereitgestellt werden. Dieses Modell bietet einen entscheidenden Vorteil für Behörden: Mit der Nutzung von Cloud-Services präsentieren sie sich als moderne Arbeitgeber, indem sie den Wünschen der Mitarbeitenden nach ortsunabhängigem Arbeiten entsprechen. Der Zugang zur E-Akte in der Cloud ist jederzeit zentral über das Internet möglich. Das erlaubt maximale Flexibilität, was vor allem von jungen Mitarbeitenden geschätzt wird.
Kosten sparen bei Hardware und IT-Administration
Ein essenzielles Thema für Kommunen und Behörden sind der technische Aufwand für die elektronische Verwaltung und die damit verbundenen Ausgaben. DMS, die lokal auf der Hardware der Behörde installiert sind, sind meist mit hohen Anschaffungs- und Betriebskosten verbunden. Die Speicherung der Daten erfolgt bei diesen sogenannten On-Premise-Infrastrukturen entweder auf eigenen Servern beziehungsweise im eigenen Rechenzentrum oder auf gemieteten Servern. IT-Administration, Wartung und Updates liegen komplett in der Zuständigkeit der Behörde, was gerade in Zeiten von Fachkräftemangel herausfordernd ist. Bei der Nutzung einer Informationsplattform in einer Public-Cloud-Umgebung kümmern sich stattdessen die Experten des Anbieters um diese Aufgaben, was die Mitarbeitenden der Behörde entlastet. Bei Problemen oder Fragen hilft zudem der Kundenservice weiter. Die niedrigen regelmäßigen Kosten für die cloudbasierte Informationsplattform vereinfachen die finanzielle Planung und entlasten die öffentliche Verwaltung von Investitionen in Hardware sowie der Suche nach IT-Fachpersonal.
Skalierbarkeit macht zukunftsfähig
Wächst in einer Behörde die Zahl der User und damit die Menge der Anfragen, kann es erforderlich sein, die Software zu optimieren oder den Speicherplatz beziehungsweise die Serverkapazität zu erweitern, um die Leistungsfähigkeit der Softwareanwendung sicherzustellen. Auch hier bietet ein Cloud-Service eine zeit- und kostensparende Lösung: Das System ist bei Mehrbedarf einfach skalier- und migrierbar – etwa, wenn gewachsene Behörden Funktionalität auf Kreis- oder Landesniveau benötigen. Hierbei bleiben selbstverständlich alle Daten erhalten. Skalierbarkeit macht die E-Akte in der Cloud zukunftssicher, da das DMS an viele Eventualitäten anpassbar ist.
IT- und Rechtssicherheit
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für Akten, Vorgänge und die Dokumentenverwaltung im Allgemeinen müssen Behörden stets im Blick behalten. Ein System in der Cloud, das die Einhaltung der Richtlinien gewährleistet, bietet Entlastung beim Schutz der Bürgerdaten. Auch für die IT-Sicherheit ist bei der Nutzung von Cloud-Services gesorgt: Behörden, die ihre Daten auf eigenen Servern speichern, müssen diese selbst vor Hackerangriffen schützen – ein enormer Aufwand gerade für kleine Kommunen. Cloud-Services für die öffentliche Verwaltung schützen die sensiblen Daten hingegen auf einem so hohen Level, dass Hacker es hier meist deutlich schwerer haben als bei On-Premise-Infrastrukturen.
Mit der Nutzung von Cloud-Services vereinfacht die öffentliche Verwaltung ihre Aktenführung, hält höchste Standards ein und bleibt flexibel, was die Mitarbeitenden in vielen Bereichen entlastet und Kosten senkt. Dies ermöglicht es den Anwendenden, den Fokus auf die Services für die Bürger und die Verwaltungsarbeit zu legen.
