Aufgabe der Polizei ist es, Gefahren abzuwehren und Ordnungswidrigkeiten oder Straftaten zu verfolgen und aufzuklären. Die Digitalisierung bietet dabei sowohl Risiken als auch Chancen. Fakt ist: Digitale Tools sind in der Polizeiarbeit längst angekommen. Gefragt sind Anwendungen, die kollaboratives, ortsunabhängiges Arbeiten, die Verknüpfung mit weiterer Software und eine sichere Datenablage ermöglichen. Denn dann können sich die Beamten auf das Wesentliche konzentrieren: die Erhaltung von Recht und Ordnung.
Digitale Anwendungen gehören für Schutzpolizisten, Kriminalbeamte und Spezialeinheiten zur täglichen Arbeit dazu und erleichtern im Idealfall ihren Job – beispielsweise durch die Möglichkeit, Informationen wie Personendaten oder Kfz-Kennzeichen im Einsatz schnell abfragen zu können. Auch die digitale Verwaltung von Fallakten und Tatortfotos bietet klare Vorteile, etwa die Gelegenheit zum mobilen Arbeiten und die übersichtliche Ablage und Zusammenführung von Informationen.
Vorgänge digital bearbeiten – schneller als die Polizei erlaubt
Bei Einsätzen und Ermittlungen ist Schnelligkeit ein wesentlicher Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann. Die Aktenführung ist eine unverzichtbare Grundlage für die Polizeiarbeit, erfordert aber einen hohen Zeitaufwand. Spezielle Software für das Dokumentenmanagement vereinfacht und beschleunigt die Verwaltung, indem sie die Polizeiakte digitalisiert. Innerhalb eines Workflows können Beamte und Mitarbeitende Aufgaben erstellen und diese nicht nur intern, sondern auch an andere Dienststellen und Fachdezernate weiterleiten.
Ein Enterprise Content Management System wie unsere Lösung nscale ermöglicht es nicht nur, die benötigten Daten sicher speichern und sofort abrufen zu können. Es unterstützt die Polizei auch dabei, sensible Informationen medienbruchfrei und ohne Verzögerungen mit Behörden und staatlichen Institutionen auszutauschen. Darüber hinaus hilft es bei der rechtssicheren Archivierung von Beweismitteln und Ermittlungsakten.
Schlechte Chancen für Ermittlungspannen
Um Straftäter überführen zu können, reicht manchmal schon ein winziges Detail. nscale ermöglicht es den Ermittlern, sämtliche Spuren im Blick zu behalten und jederzeit vollständig nachweisen zu können. Mit den zugeordneten Daten wie Delikt und Aktenzeichen oder Dokumentationen aus dem Labor enthält die E-Akte stets alle verfügbaren Informationen zum konkreten Fall und schafft ein lückenloses Bild vom derzeitigen Stand der Ermittlungen. Gerade im Strafrecht ist eine belastbare Beweiskette essenziell, um den Straftatbestand vor Gericht belegen zu können.
Nachvollziehbarkeit schützt vor Datenmissbrauch
Die Vollständigkeit von Informationen ist das eine, die Reglementierung des Zugriffs darauf das andere: Selbst in Polizeibehörden muss mit schwarzen Schafen und undichten Stellen gerechnet werden – ein nicht zu unterschätzendes Risiko für die laufenden Ermittlungen, wie zahlreiche bekannt gewordene Fälle verdeutlichen. Dies bedingt eine besondere Sensibilität im Umgang mit Daten: Nicht alle Informationen zu jedem Vorgang (Fall), zu jeder Person (Opfer, Verdächtige, bekannte Täter, usw.) oder zu jedem Objekt (Gebäude, Fahrzeug usw.) dürfen jedem Beamten zur Verfügung stehen. Um Ermittlungspannen durch Datenmissbrauch zu vermeiden, ermöglicht unsere Plattform eine dezidierte Rechtevergabe, mit der die Polizeibeamten und -mitarbeitenden sensible Daten in kleinen Einheiten und zugleich transparent verwalten. Ein hundertprozentiger Schutz vor Datenmissbrauch ist in der Praxis leider kaum möglich, denn auch in kleinen Ermittlungsteams können Beteiligte unsachgemäß oder betrügerisch mit den erhaltenen Informationen umgehen. In solch seltenen Fällen erleichtert unser System dank der umfangreichen Protokollierung allerdings die Aufarbeitung der Ermittlungspanne und die Identifizierung der Verantwortlichen.
Standardisierte Vorgänge mit nscale
Unser Dokumentenmanagementsystem vereinheitlicht den Workflow für jeden Vorgang – ganz gleich, ob er sich im Stadium der Anlage, Bearbeitung, Aktenschließung oder Archivierung befindet. Für die Archivierung von Beweismitteln steht Polizeibehörden ein sicheres Archiv mit einem Speichervolumen von bis zu mehreren Petabytes zur Verfügung. Zur Veranschaulichung: Ein Petabyte bietet in etwa so viel Speicherplatz wie ein Archiv, das für die Aufbewahrung von 500 Milliarden DIN-A4-Seiten ausgelegt ist. Wir unterstützen die Polizei auch bei der rechtskonformen Erfüllung ihres Schutzauftrags, indem unser System eine gleichbleibende Archivierung und Kontrolle der Beweismittel sicherstellt. Gleichzeitig werden so alle Datenschutzanforderungen erfüllt. Vor dem Hintergrund zunehmender Risiken durch Cyberangriffe, die auch vor der öffentlichen Verwaltung nicht halt machen, ist die Nutzung von Anwendungen, die den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen, wichtiger denn je.
Agile Zusammenarbeit über Fachbereiche hinweg
Unsere Lösung fördert kollaboratives Arbeiten. Selbstverständlich hat der Schutz sensibler Informationen hier ebenfalls höchste Priorität. Das System verwaltet die individuelle Vergabe von Zugriffsrechten und ermöglicht Beamten und Mitarbeitenden gleichzeitig eine fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit. Verantwortliche haben sofortigen und sicheren Zugriff auf freigegebene Daten und Beweise, egal an welchem Standort sie sich befinden. Darüber hinaus ist es möglich, die Anwendung medienbruchfrei in bestehende Fachanwendungen zu integrieren. Auch spezielle Programme und Systeme der Polizei, zum Beispiel POLAS, lassen sich über die Schnittstellen von nscale verknüpfen. Dies sorgt für verschlankte, zuverlässige und transparente Abläufe, was bei der digitalen Fahndung ein entscheidender Vorteil ist und die behördliche Kollaboration optimiert.
Dreifach sicher mit nscale
Mit unserem Dokumentenmanagementsystem haben Ermittler ein verlässliches Tool an der Hand, das den besonderen Sicherheitsanforderungen an die Polizeiarbeit dreifach Rechnung trägt: Dank starker Rechteverwaltung besteht ein hoher Schutz vor fremdem Zugriff auf sensible Daten. Digitale Signaturen und eine digitale Verschlüsselung entsprechen den Anforderungen an den Datenschutz und gewähren vollständige Transparenz. Dem Risiko eines Systemausfalls beugen wir unter anderem mit Cluster Servern vor, die eine zuverlässige Performanz bieten. Neben diesen drei wesentlichen Sicherheitsaspekten haben wir die Skalierbarkeit mitgedacht: nscale lässt sich flexibel an den konkreten Bedarf anpassen. Auch den Beschäftigten bietet die Plattform einen großen Vorteil: Als browserbasiertes System ist der Zugriff für sie grundsätzlich jederzeit an jedem Ort möglich.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
