Bei Reisepassausstellungen oder Melderegisterauskünften handelt es sich um Anfragen, die Behörden meist reibungslos bearbeiten können. Schwieriger wird es, wenn mehrere Institutionen der öffentlichen Verwaltung involviert sind. Probleme bereiten beispielsweise die Übermittlung von Daten und das Zusammenführen von Informationen. Für eine zukunftsfähige Verwaltung sind effiziente behördenübergreifende Geschäftsgänge daher unverzichtbar.
Bei der Koordination von Infrastrukturprojekten oder der Ausstellung von Baugenehmigungen benötigen Antragssteller häufig einen langen Atem. Auch die Bearbeitung von Sozialleistungsanträgen kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Abwicklung von Einbürgerungsanträgen dauert in vielen Städten und Kommunen sogar ein Jahr oder länger. Ein Grund hierfür ist, dass die zuständige Behörde Informationen aus anderen Häusern benötigt. Erst wenn alle Daten vorliegen, kann sie die Anfrage weiterbearbeiten.
Mandantenübergreifende Geschäftsgänge mit nscale eGov
Die Zusammenarbeit zwischen Behörden ist in der Praxis oft störanfällig. Eine Schwierigkeit sind etwa fehlende digitale Schnittstellen für schnellen und sicheren Datenaustausch. Eine Informationsplattform wie nscale eGov erleichtert die mandantenübergreifende Zusammenarbeit bei Geschäftsgängen enorm, da es über entsprechende Schnittstellen verfügt. Externe Behörden, die andere E-Aktensysteme nutzen, können ihre Daten trotzdem effizient und vollständig übermitteln.
Einbezug externer Mandanten per Mausklick
Für Anwender von nscale eGov, die bereits hausinterne Geschäftsgänge erstellt haben, ist die mandantenübergreifende Zusammenarbeit mithilfe unserer Informationsplattform intuitiv. Gestalten sie einen Laufweg, können sie dabei nicht nur interne, sondern auch externe Zuständige auswählen. Dabei bleibt ein mandantenübergreifender Geschäftsgang immer fest im lokalen E-Aktensystem der federführenden Behörde verortet. Ist ein externer Mandant zuständig, registriert nscale eGov dies automatisch beim Zuweisen der Aufgabe und exportiert die erforderlichen Daten – selbstverständlich unter Einhaltung aller Auflagen für Datenschutz und IT-Sicherheit. Für die Übermittlung verpackt unsere Anwendung die Informationen in ein XDOMEA Format. Obwohl es den Workflow vereinheitlicht, ist es nicht erforderlich, dass die externe Behörde mit nscale eGov arbeitet. Sie kann auch ein anderes System nutzen und dort einen neuen Geschäftsgang aufbauen – in beiden Fällen erfolgt die weitere Bearbeitung dank der vorhandenen Schnittstellen medienbruchfrei. Durch die automatisierte Zusammenstellung des Ergebnisses und dessen Export ist der Aufwand für die externe Behörde gering. Sie kann nun direkt den Rücktransport an die initiierende Behörde einleiten.
Gut koordiniert:
Die Zuständigkeiten immer im Blick
nscale eGov importiert das Ergebnis, identifiziert es als mandantenübergreifende Aufgabe und gliedert die Informationen in den wartenden Geschäftsgang ein, der nun weiterlaufen kann.
Sind in der aktuellen Ausführungsstufe des Geschäftsgangs mehrere parallele Aufgaben angelegt, weist das System diese gleichzeitig zu. Durch die parallele Bearbeitung – sowohl intern als auch extern – arbeitet die initiierende Behörde äußerst effizient. Sobald alle gleichzeitigen Aufgaben erledigt sind, wechselt der Geschäftsgang in die nächste Ausführungsstufe. Kommt es zu Verzögerungen, etwa weil eine externe Behörde eine Aufgabe nicht fristgerecht erledigt hat, kann die federführende Behörde das weitere Vorgehen abstimmen oder die Aufgabe abbrechen. Da sie die Bearbeitung der Anfrage zentral verwaltet, sind die Verantwortlichkeiten stets klar und übersichtlich. Mit nscale eGov gelingen behördenübergreifende Geschäftsgänge problemlos – und ungeklärte Zuständigkeiten gehören der Vergangenheit an.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
