Enterprise Content Management-Systeme wie nscale spielen in Unternehmen jeglicher Größe und Branchenzugehörigkeit eine wichtige Rolle. Schließlich vereint eine ECM-Lösung nicht nur verschiedene Werkzeuge, Methoden und Strategien, um Informationen in Form von Dokumenten zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und zur Verfügung zu stellen; darüber hinaus dient sie als leistungsstarke Digitalisierungsplattform, die mit den Anforderungen von Unternehmen an die digitale Transformation mitwächst.
ECM-Systeme als Innovationstreiber und Integrator neuer Technologien
Die Digitalisierung und die damit einhergehende rasante (Weiter-)Entwicklung innovativer Technologien – man denke etwa an Künstliche Intelligenz oder das Aufkommen Cloud-basierter Bereitstellungsmethoden – stellen immer differenziertere Anforderungen an ECM-Systeme. Dies hat zu einer kontinuierlichen Evolution von Lösungen wie nscale geführt. Sie haben sich zu umfassenden Digitalisierungsplattformen entwickelt, die neue Technologien integrieren – und gleichzeitig selbst als Innovationstreiber fungieren.
Unternehmen setzen bei der digitalen Transformation auf ECM-Systeme
Immer mehr Unternehmen bauen bei ihren Digitalisierungsvorhaben auf ECM-Systeme als Schaltzentrale. Wie der Branchenverband Bitkom in seinem aktuellen „Digital Office Index“ herausfand, kommt in drei Viertel der befragten deutschen Unternehmen bereits eine ECM-Lösung zum Einsatz Tendenz steigend. ECM-Systeme spielen in klassischen Digitalisierungsbereichen wie dem Eingangs- und Ausgangsmanagement oder dem Prozessmanagement seit jeher eine zentrale Rolle. Darüber hinaus nutzen Unternehmen die Lösungen zunehmend, um mit ihrer Hilfe neue Technologien und Innovationen in kurzer Zeit in die betriebliche Praxis umzusetzen.
Das ECM als Enabler des digitalen Wandels
Die Herausforderungen der digitalen Transformation unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Ein leistungsstarkes ECM muss daher in der Lage sein, die verschiedenen eingesetzten Systeme, etwa ein ERP oder eine E-Signatur-Lösung, problemlos zu vernetzen und ein reibungsloses Zusammenspiel der einzelnen Anwendungen zu garantieren. Dabei fungiert das ECM-System als zentrale digitale Informationsplattform, die sämtliche Unternehmensdaten strukturiert verwaltet und einzelnen Anwendungen zur Verfügung stellt. Dies eröffnet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, die notwendige Digitalisierung voranzutreiben und deren Potenziale und umfangreiche Optimierungsmöglichkeiten nutzbar zu machen.
Ein prominentes Beispiel hierfür ist die Prozessautomatisierung. Sie ermöglicht es, unternehmensweit digitale Workflows zu etablieren und diese anwendungs- sowie abteilungsübergreifend zu automatisieren. Dies geschieht durch intuitive Prozessmodellierungs-Tools wie die in nscale integrierte Process Automation Platform (nscale PAP), die es darüber hinaus erlaubt, bestehende Workflows zu optimieren und bei Bedarf zu skalieren. Digitale Insellösungen, langwierige und ressourcenaufwendige Abläufe sowie die hohe Fehleranfälligkeit analoger Prozesse gehören damit der Vergangenheit an
Außerdem ermöglicht es ein ECM-System wie nscale überhaupt erst, die Möglichkeiten des „New Work“ zu nutzen. Das beinhaltet unter anderem die endgeräteunabhängige sowie gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten – und wird modernen Arbeitsformen wie Homeoffice oder Hybrid Work gerecht.
Das ECM als Technologie-Toolbox
In Zeiten immer kürzerer Innovationszyklen müssen moderne ECM-Lösungen außerdem in der Lage sein, technologische Innovationen kurzfristig zu integrieren. Denn Unternehmen möchten – und müssen – die neuesten Technologien nutzen, um den digitalen Wandel voranzutreiben, sich effizienter aufzustellen und sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.
Dazu zählt beispielsweise der Einsatz Künstlicher Intelligenz, die immer leistungsstärker wird und bei den unterschiedlichsten Aufgaben unterstützen kann. So sind KI-Tools etwa in der Lage, Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu verstichworten, sie regelbasiert nach Informationen zu durchsuchen, diese zu extrahieren und in strukturierter Form verschiedenen Anwendungen zur Verfügung zu stellen. Auch die Auswertung von Daten aus unterschiedlichen Quellen und die darauf basierende Entscheidungsfindung kann KI schon heute verlässlich übernehmen.
Um solche Innovationen – trotz des Fachkräftemangels im IT-Bereich und gerade in kleineren Unternehmen fehlender Spezialisten – zügig bereitzustellen, bauen ECM-Lösungen wie nscale auf einen Low-Code/No-Code-Ansatz. Dieser ermöglicht es Programmierern, aber auch Mitarbeitern ohne IT-Fachwissen, Digitalisierungsprojekte wie die KI-Integration einfach und schnell umzusetzen. So können Unternehmen zeitnah auf Veränderungen reagieren, ihre Mitarbeiter spürbar entlasten und die Potenziale innovativer Technologien nutzbar machen.
Wettbewerbsvorteil Digitalisierungsplattform
Als leistungsstarke zentrale Informations- und Digitalisierungsplattform bietet nscale wertvolle Unterstützung bei umfassenden Digitalisierungsprojekten und versetzt Unternehmen in die Lage, sich durch eine unternehmensweite digitale Transformation effizienter und kundenfokussierter aufzustellen.
Mitarbeiter werden durch den Wegfall analoger Prozesse wesentlich entlastet, auch das Suchen und Finden von Informationen sowie die datenbasierte Entscheidungsfindung gelingen deutlich einfacher, schneller und ressourcenschonender. Medienbruchfreie und automatische Workflows garantieren zudem fehlerfreie, transparente und rechtssichere Geschäftsvorgänge über den gesamten Document Lifecycle – vom Eingangsmanagement bis hin zur revisionssicheren Archivierung von im Geschäftsalltag nicht mehr benötigten Informationen. All diese Faktoren führen letztendlich auch zu einer merklichen Kostenersparnis in vielen Unternehmensbereichen.
Fazit
Die Fähigkeit, sowohl die Anforderungen der digitalen Transformation zu erfüllen als auch zukünftige Innovationen zu nutzen, macht nscale zu einer leistungsstarken Digitalisierungsplattform – und zu einer unverzichtbaren Schaltzentrale für den digitalen Wandel in Unternehmen.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
