Seit 2016 untersucht der Bitkom e. V. mit seinem „Digital Office Index“ regelmäßig den Stand der Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Unternehmen. Nun hat der Branchenverband der Informations- und Telekommunikationsbranche die neueste Ausgabe der Studie veröffentlicht. Unterstützt von einer Projektgruppe, der auch Experten von Ceyoniq angehören, befragte der Bitkom Entscheider von 1.103 deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten aus verschiedenen Branchen zu Digitalisierungsvoraussetzungen, -fortschritt und -perspektiven in ihren Betrieben.
Im ersten von zwei Blogbeiträgen zum „Digital Office Index 2024“ haben wir uns mit dem Status quo der digitalen Transformation in deutschen Unternehmen zusammengefasst. Heute erfahren Sie, welche digitalen Technologien dort zum Einsatz kommen – und wie sie den Geschäftsalltag der Betriebe effizienter machen.
ECM-Systeme ermöglichen unternehmensweite Digitalisierung
Wie bereits im letzten Beitrag angesprochen, gehören Digital-Office-Lösungen in den meisten deutschen Unternehmen inzwischen zur Standard-IT-Ausstattung. Doch wofür nutzen die Betriebe ECM-, CRM- und ERP-Systeme?
Laut der Studie setzen Unternehmen ECM-Systeme wie nscale hauptsächlich dafür ein, ihre geschäftsrelevanten Daten und Dokumente zu digitalisieren. An erster Stelle steht die Digitalisierung des Papiereingangs, die bereits in 54 Prozent der befragten Unternehmen Realität ist. Ebenso verbreitet ist inzwischen ein digitales Output Management, was unter anderem auf die immer weiter steigende Beliebtheit von digitalen Formaten wie PDF-Angeboten und E-Rechnungen zurückzuführen ist. Auch ein digitales Prozessmanagement (48 Prozent), die digitale Archivierung von nicht länger im Geschäftsalltag benötigten Dokumenten (45 Prozent), die Möglichkeiten abteilungsübergreifender Informationsrecherche (41 Prozent) oder die automatische Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion (37 Prozent) sind aus vielen Unternehmen kaum mehr wegzudenken. Ein echtes Trendthema sind nach wie vor digitale Signaturen: Jeder dritte Betrieb (32 Prozent) hat das Unterschreiben bereits digitalisiert – ein Anstieg von 10 Prozentpunkten gegenüber der letzten Befragung im Jahr 2022.
Auch im Kundenmanagement wird zunehmend digital gearbeitet: Unternehmen nutzen CRM-Lösungen in erster Linie, um digitale Kundenakten zu erstellen und zu verwalten (57 Prozent; plus 11 gegenüber 2022) sowie Kundendaten digital auszuwerten (44 Prozent; plus 14). Auch ihren Kundenservice und Supportdienstleistungen bieten Unternehmen immer häufiger digital an (40 Prozent; plus 11).
ERP-Systeme, die inzwischen in fast jedem Unternehmen im Einsatz sind, unterstützen die Digitalisierung vor allem in den Bereichen Personalwirtschaft (77 Prozent) sowie Finanz- bzw. Rechnungswesen (74 Prozent). Beide Bereiche legen, vergleichen mit 2022, um 10 bzw. 14 Prozentpunkte zu. Auch bei der digitalen Bearbeitung und Verwaltung von Kundenaufträgen (59 Prozent) und Verträgen (57 Prozent), in der Lagerverwaltung (53 Prozent) und der Materialwirtschaft (48 Prozent) bauen Betriebe zunehmend auf ERP-Lösungen.
Automatisierung – mit und ohne KI
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hat in den letzten Jahren immer weiter zugelegt. Dennoch liegt in vielen Bereichen noch großes Potenzial – auch wenn bereits 70 Prozent der Unternehmen mindestens eine Automatisierungslösung einsetzen. Am häufigsten tun sie dies in Form von Chatbots zur automatischen Beantwortung von Anfragen (35 Prozent), automatisierten Verwaltungsprozessen wie Angebotsfreigaben (30 Prozent) sowie bei der automatischen Erkennung von Dokumenten und Informationen (25 Prozent). Dies sind auch die Bereiche, in denen die Unternehmen in Zukunft verstärkt digitale Lösungen einsetzen möchten.
Dabei unterstützt immer häufiger Künstliche Intelligenz, vor allem in der Prozessautomatisierung: Zwar sind KI-Technologien noch nicht flächendeckend verbreitet, die Unternehmen haben jedoch deren Potenziale erkannt und planen, diese künftig auch zu heben.
Digitalisierung ermöglicht papierarmes Arbeiten
96 Prozent der vom Bitkom befragten Betriebe erhalten Rechnungen via E-Mail, 93 Prozent per Briefpost; digitale, maschinenlesbare E-Rechnungen gehen bei knapp jedem zweiten Unternehmen (45 Prozent) ein. Auf die Frage, wie sie selbst Rechnungen versenden, antworten 99 Prozent mit „per E-Mail“, immerhin 55 Prozent verschicken E-Rechnungen. Der Rechnungsversand per Brief fristet zunehmend ein Nischendasein: Nur noch 13 Prozent nutzen die klassische Papierform. Übrigens: Bei großen Unternehmen (über 500 Mitarbeiter) entwickelt sich die E-Rechnung langsam aber sicher zum Standard – und ist schon heute in drei Vierteln solcher Betriebe Usus.
88 Prozent der Unternehmen möchten ihre papierbasierte Briefpost durch digitale Lösungen ersetzen, bei zwei von drei Betrieben (65 Prozent) gelingt dies bereits. Dass der Weg hin zum papierlosen Büro aber noch weit ist, zeigen die Zahlen der Studie ebenfalls: Erst 15 Prozent können von sich behaupten, papierlos zu sein; weitere 24 Prozent arbeiten papierarm (zu 25 Prozent papierbasiert). Der Trend geht jedoch eindeutig in Richtung papierlos: 2018 arbeitete erst ein Prozent gänzlich ohne Stift und Schreibblock. Besonders deutlich wird diese Entwicklung bei der Archivierung: Die Hälfte der Unternehmen verwaltet heute weniger papierbasierte Akten als noch fünf Jahre zuvor.
Digitalisierung erhöht die Performance und schafft Transparenz
Gefragt nach den Vorteilen digitaler Lösungen in Unternehmen nannten die Entscheider am häufigsten die Automatisierung (80 Prozent) sowie die Transparenz von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen (76 Prozent). Auch die Erfüllung von Compliance-Richtlinien (75 Prozent), die Kundenzufriedenheit (70 Prozent) und die Prozessperformanz (69 Prozent) haben sich durch den Einsatz digitaler Technologien erhöht.
Da verwundert es kaum, dass jedes dritte Unternehmen (35 Prozent) in diesem Jahr (weiter) in die Digitalisierung investieren möchte – 2025 werden es sogar 40 Prozent sein.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
