Wie Unternehmen mit elektronischen Siegeln Geschäftsprozesse optimieren können

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Elektronische Signaturen spielen bei der Digitalisierung interner und externer Prozesse von Unternehmen eine entscheidende Rolle. Sie kommen immer dann zum Einsatz, wenn eine persönliche Unterschrift notwendig ist – und erlauben es, Dokumente zeit- und ortsunabhängig sowie medienbruchfrei digital zu unterzeichnen. Eine wichtige und sinnvolle Ergänzung sind elektronische Siegel. Sie folgen demselben Prinzip, bieten jedoch zusätzliche Anwendungsmöglichkeiten im Geschäftsalltag.

Wenn Mitarbeiter ein Dokument signieren, bestätigen sie damit, dass dieses von ihnen stammt, authentisch ist und die darin enthaltenen Informationen unversehrt sind. Das ist etwa bei Bestellungen, verschiedenen Vertragsarten und anderen Formen einer Willenserklärung der Fall.

Siegel erfüllen denselben Zweck. Sie werden dann verwendet, wenn Dokumente keine Unterschrift einer natürlichen Person erfordern. Das beinhaltet zum Beispiel Rechnungen oder amtliche Bescheide in der öffentlichen Verwaltung. Elektronische Siegel repräsentieren eine juristische Person, also ein Unternehmen oder eine andere Organisation. Sie sind damit eine Art digitaler Firmenstempel.

eIDAS-Verordnung: Die rechtliche Grundlage für elektronische Siegel

Die rechtliche Grundlage für elektronische Siegel ist – genau wie für die E-Signatur – die sogenannte eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and Trust Services) der Europäischen Union, die 2014 in Kraft getreten und seit 2016 geltendes Recht ist. Sie gilt für alle EU-Mitgliedsstaaten sowie im gesamten Europäischen Wirtschaftsraum. Die Verordnung beinhaltet Regelungen zur elektronischen Identifikation und zu Vertrauensdiensten für elektronische Transaktionen. Darüber hinaus definiert sie drei verschiedene E-Siegel-Standards, die aufeinander aufbauen:

  • Der einfachste in der eIDAS-Verordnung festgelegte Standard ist das „Elektronische Siegel“, das vergleichsweise geringe Anforderungen und ein niedriges Sicherheitslevel bietet. Es ist definiert als „Daten in elektronischer Form, die anderen Daten in elektronischer Form beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden, um deren Ursprung und Unversehrtheit sicherzustellen.“
  • Der nächsthöhere Standard ist das „Fortgeschrittene elektronische Siegel“: Es ist dem Ersteller zugeordnet, ermöglicht dessen Identifizierung, wird unter Verwendung von elektronischen Siegelerstellungsdaten erstellt und ist mit den Daten, auf die es sich bezieht, verbunden, sodass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
  • Das „Qualifizierte elektronische Siegel“ ist schließlich ein „elektronisches Siegel, das von einer qualifizierten elektronischen Siegelerstellungseinheit erstellt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Siegel beruht.“ Es ist der höchste Standard und die einzige Form des E-Siegels, die einem analogen Siegel gleichzusetzen ist. Das qualifizierte elektronische Siegel besitzt damit auch die höchste juristische Beweiskraft. Es erfüllt jedoch nicht die Schriftformerfordernis. Ist diese notwendig, muss das entsprechende Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben werden.

Die technische Umsetzung elektronischer Siegel ist mit der elektronischer Signaturen sehr vergleichbar: Berechtigte Mitarbeiter benötigen entweder eine Siegelkarte, mit der sie sich mittels eines Kartenlesegeräts identifizieren – oder es kommt eine Softwarelösung zum Einsatz, bei der vor dem Siegeln die Identifizierung über einen EU-zertifizierten Anbieter bzw. eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgt.

Die Vorteile elektronischer Siegel

Unternehmen und andere Organisationen können elektronische Siegel in einer Vielzahl von Geschäftsbereichen einsetzen, beispielsweise im Vertrags- und Lieferkettenmanagement, bei Finanztransaktionen und Genehmigungsprozessen oder bei der Dokumentenbearbeitung sowie -archivierung. Dabei ergeben sich eine Reihe von Vorteilen.

An erster Stelle steht eine erhebliche Effizienzsteigerung bei administrativen Geschäftsprozessen. Als Digitalisierungsmaßnahme beschleunigt das elektronische Siegel Antrags-, Genehmigungs- und Freigabe- sowie Entscheidungsworkflows durch den Wegfall langwieriger analoger, papierbasierter Prozesse – und reduziert auf diesem Wege Durchlaufzeiten erheblich. Und: Mitarbeiter müssen Dokumente vor dem Siegeln nicht mehr ausdrucken, sondern können den gesamten Vorgang medienbruchfrei und digital durchführen – was den zeitlichen Bearbeitungsaufwand weiter reduziert und zusätzlich Papier- und Druckkosten spart.

Gleichzeitig garantieren elektronische Siegel dank moderner kryptografischer Verschlüsselung jederzeit eine hohe Sicherheit. So führen nachträgliche Veränderungen an versiegelten Dokumenten dazu, dass das Siegel ungültig wird. Dadurch können zum Beispiel Rechnungsempfänger auf einen Blick erkennen, wenn ein entsprechendes Dokument nicht authentisch ist – und so Manipulations- und Betrugsversuchen wirksam entgegentreten. Auch bei der rechtssicheren (Langzeit-)Archivierung elektronischer Dokumente sind elektronische Siegel ein leistungsstarkes Tool. Sie werden nach den technischen Richtlinien zum ersetzenden Scannen eingesetzt, die es erlauben, papierbasierte Originaldokumente durch eine digitale Kopie zu ersetzen. Darüber hinaus ermöglichen sie es Unternehmen, durch den Wegfall analoger Archivierung beträchtliche Kosteneinsparungen zu realisieren.

Da sie den in der eIDAS-Verordnung definierten Anforderungen entsprechen, gewährleisten qualifizierte elektronische Siegel darüber hinaus ein hohes Maß an Rechtsgültigkeit, was die Integrität und Authentizität von Dokumenten betrifft. Auf diese Weise können sie Unternehmen zum Beispiel bei Internationalisierungsvorhaben innerhalb der EU wichtige Unterstützung bieten – und zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden.

Und nicht zuletzt sind elektronische Siegel deutlich kostengünstiger als persönliche elektronische Signaturen; denn Letztere müssen für jeden einzelnen Bearbeiter individuell erstellt und verwaltet werden, während ein Unternehmenssiegel gleichzeitig von mehreren Bearbeitern genutzt werden kann.

Fazit

Elektronische Siegel bieten Unternehmen und anderen Organisationen eine effiziente und sichere Möglichkeit, interne sowie externe Geschäftsvorgänge zu digitalisieren und gleichzeitig rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Mit nscale Sign bieten wir Unternehmen, die die digitale Transformation vorantreiben möchten, eine leistungsstarke E-Siegel-Lösung, die sich problemlos in die bestehende Software-Infrastruktur integrieren lässt.

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