DMS und Teams

LinkedIn
XING
Facebook
Twitter

Homeoffice, hybride Teams, Work-Life-Balance: Die Digitalisierung hat unser Verhältnis zur Arbeit nachhaltig verändert – Stichwort „New Work“. Neben anderen Anwendungen haben auch Kollaborationstools und -plattformen von dieser Entwicklung profitiert – und sind inzwischen nicht mehr aus dem Geschäftsalltag wegzudenken. Denn sowohl Unternehmen als auch deren Mitarbeiter haben längst erkannt, dass Lösungen wie Microsoft Teams, Slack und Co. die Zusammenarbeit erheblich verbessern. Dies wird vor allem dort deutlich, wo ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Teams integriert ist.

Effizienz trifft Ehrgeiz: Teams, Dokumentenmanagement und Integration

In vielen Unternehmen hat sich Microsoft Teams als Standard für effektive Kommunikation und Kollaboration etabliert. Laut Angaben von Statista nutzten im Jahr 2023 täglich 300 Millionen Nutzer die Plattform. Teams stellt in erster Linie verschiedene Echtzeit-Kommunikationskanäle zur Verfügung, etwa Chaträume oder Videotelefonie. Darüber hinaus enthält es verschiedene Funktionen für die Zusammenarbeit: So ist es beispielsweise möglich, Dateien und Dokumente aus den integrierten Anwendungen SharePoint und OneDrive zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Ein DMS ist Teams jedoch nicht: Denn eine zentrale und strukturierte Ablage von Dateien kann die Anwendung ebenso wenig gewährleisten wie die rechts- und revisionssichere Dokumentenarchivierung oder komplexe Berechtigungs- und Zugriffsszenarien. Zwar liefert Microsoft in seiner MS 365-Suite mit SharePoint eine Lösung mit, die viele Funktionen für Teams und Dokumentenmanagement kombiniert, ein vollumfängliches DMS ist aber auch SharePoint nicht. Das zeigt sich besonders dort, wo die Anforderungen von Unternehmen an die Dokumentenverwaltung komplexer sind und über die Standardfunktionalitäten von Microsofts Anwendung hinausgehen. Abhilfe schafft eine leistungsstarke Informationsplattform wie nscale, das als DMS für Teams fungiert.

Durch die Kombination aus DMS und Teams profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:

  • Effiziente Dokumentenverwaltung über den gesamten
    Document Lifecycle hinweg
  • Zentrale und strukturierte digitale Ablage von Dateien
    Rechts- und revisionssichere Archivierung sämtlicher Dokumente
  • Medienbruchfreie und automatisierte digitale
    Prozesse sowie ein umfassendes Prozessmanagement
  • Orts-, zeit- und endgeräteunabhängiger Dateizugriff
  • Umfangreiche Verwaltung von Benutzerrollen
    (Zugriffsoptionen, Berechtigungen etc.)
  • Reibungslose Integration von Drittanwendungen
  • Und vieles mehr!

nscale for Microsoft 365 – MS Teams Integration

nscale integriert die Anwendungen der Microsoft 365-Suite nahtlos mit umfangreichen Dokumentenmanagement-Funktionen. Als DMS für Teams verfügt die Lösung über eine Schnittstelle (nscale MS Teams), die speziell für die bidirektionale native Integration von Microsofts Kommunikationslösung programmiert wurde. Nutzer können somit in ihrer gewohnten Teams-Umgebung arbeiten und dabei sämtliche Funktionen von nscale nutzen: Die Aktenstruktur des DMS wird in Teams übersichtlich dargestellt, zudem sind alle Dateien und Dokumente aus Drittsystemen verfügbar, die nscale zentral verwaltet und strukturiert. Gleichzeitig können Mitarbeiter die effektiven Kollaborations- und Kommunikationsmöglichkeiten von Teams nutzen und beispielsweise gemeinsam Dokumente in Echtzeit bearbeiten. Anschließend werden die Dateien über die Oberfläche von Teams in nscale gespeichert und abgelegt. Dateidubletten, verschiedene Versionen und Co. gehören damit der Vergangenheit an.

Umgekehrt ermöglicht die Integration von DMS und Teams, Dateien und Dokumente aus nscale in Teams zu teilen und dort den Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen. Dabei bleiben in nscale definierte Berechtigungen und weitere Nutzerrechte in Teams erhalten. So ist die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Vorgaben zu jedem Zeitpunkt erfüllt.

Im Ergebnis erlaubt die Integration des DMS mit Teams effizientes Arbeiten ohne Medienbrüche – unter Wegfall aufwendiger analoger Verwaltungsschritte, die den Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit rauben. 

Anwendungsbereiche: wie ein DMS und Teams zusammenpassen

Ein konkretes Beispiel aus dem Unternehmensalltag macht deutlich, wie Teams und ein Dokumentenmanagement-System Geschäftsprozesse effizienter machen:

Ein Vertriebsmitarbeiter hat ein Angebot für einen Kunden erstellt und weist das Dokument in nscale der entsprechenden Kundenakte zu. Allerdings möchte er mit seinen Kollegen noch über einzelne Positionen im Angebot sprechen. Alle Vertriebsmitarbeiter sind Mitglieder einer für ihre Abteilung eingerichteten Chatgruppe in Teams. Der Mitarbeiter teilt das Dokument aus nscale heraus per einfachem Mausklick in der Gruppe, wo alle Berechtigten das Dokument einsehen und bearbeiten können. Weitere zum Vorgang gehörige Dokumente, etwa die Bestellung des Kunden, kann der Vertriebsmitarbeiter bei Bedarf ebenfalls in Teams zur Verfügung stellen. So sind seine Kollegen über den gesamten Vorgang informiert und können auf dieser Basis gemeinsam und in Echtzeit das finale Angebot in Teams erstellen. Anschließend wird dieses gespeichert und direkt aus Teams im Dokumentenmanagement-System nscale abgelegt. Durch die Ablage eines nicht freigegebenen Angebots stößt das DMS automatisch einen Freigabe-Workflow an und der Freigabeberechtigte wird über den Vorgang informiert.

Teams und eine Dokumentenmanagement-Lösung wie nscale passen also nicht nur gut zusammen, sie ergänzen sich gegenseitig.

Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions. 

Bitkom Digital Office Index 2024: Wofür Unternehmen digitale Technologien nutzen
Bitkom Digital Office Index 2024: So digital arbeiten deutsche Unternehmen
Das OZG 2.0 ist da
Die E-Rechnungspflicht – eine Chance für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung
Migration in die Cloud – besser jetzt als zu spät!
Verpackte Software: Die Vorteile der Containerisierung
Zusammenarbeit mit Microsoft SharePoint und Teams
DORA kommt – was tun, um vorbereitet zu sein?
DORA kommt – was bedeutet das?
Wie Unternehmen mit elektronischen Siegeln Geschäftsprozesse optimieren können
Enterprise Content Management auf der Digitalisierungsplattform
E-Rechnungen oder Digitale Rechnungen
E-Invoicing: Die Zukunft der Rechnungsstellung
Vorteile digitaler Rechnungen: Effizient, Umweltfreundlich und Zukunftsorientiert
Prozessautomatisierung – Erfolgsfaktor für den digitalen Wandel
Effiziente Vertragserstellung und -prüfung mithilfe künstlicher Intelligenz
ECM in der Cloud – ein echter Wettbewerbsvorteil
Onlinezugangsgesetz 2.0.: Die Digitalisierung der Verwaltung verzögert sich weiter
Das Wachstumschancengesetz kommt – und mit ihm die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Optimieren Sie Ihren Rechnungseingang für eine effiziente Geschäftsabwicklung
Für Datensicherheit in Unternehmen – Schutz vor Cyberangriffen
Vorsprung durch digitale Transformation: Warum IT-Investitionen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen
Effizientes Vertragsmanagement leicht gemacht
Nachhaltigkeit durch Digitalisierung – wie Unternehmen ihre Klimaschutzziele schneller erreichen können
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt: Eine Chance für die Digitalisierung?
Effizientes Rechnungsmanagement für Unternehmen: Optimieren Sie Ihre Finanzprozesse
Die Digitale Revolution im Rechnungswesen: Wie Unternehmen von der Digitalisierung profitieren
Digitalisierung im öffentlichen Sektor – Ceyoniq bringt NRW mit der E-Akte voran
Was es über digitale Signaturen zu wissen gibt
Public Cloud: Der Schlüssel zur digitalen Zukunft von Unternehmen
nscale und Microsoft Teams: ein unschlagbares Duo
Digitale Workflows mit nscale PAP einfach modellieren
KI-gestützte Automatisierung der Posteingangsbearbeitung
Der digitale Rechnungseingang: Effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Reibungslose Integration von nscale in die Public Cloud: EIM-Lösung von Ceyoniq erhält CMIS-Zertifizierung für SAP S/4HANA
Wie Arminia Bielefeld mithilfe von nscale die Digitalisierung meistert
Collaboration weiter ungeschlagen – techconsult identifiziert ITK-Trends 2023
Effizientes Workflow Management mit nscale
Wir sind P2P Champions:
Ceyoniq erneut im Professional User Rating ausgezeichnet
Ganzheitlich und abteilungsübergreifend –
die Digitalisierungstrends 2023
Papierloses Rechnungsmanagement: Indikator für den Digitalisierungsgrad von Unternehmen
nscale Connector for DATEV: Durchgängige und schlanke Eingangsrechnungsverarbeitung
Ein Mann nutzt die digitale Signatur für sein Anliegen bei der öffentlichen Verwaltung. Ganz einfach aus der Küche heraus.
Bitkom: Öffentliche Verwaltungen unter Druck – mehr Tempo bei der Digitalisierung gefordert
Mit nscale können Sie dank der Office-Integration bequem und einfach Ihre Dokumente mit den Office Programmen bearbeiten
EIM für Produktionsunternehmen: Office-Integration sorgt für einfache Kollaboration
Digitalisierung bedeutet Arbeiten auf digitalen Endgeräten, in diesem Fall auf einem Tablet.
Deutschlands Büros auf dem Weg in die digitale Zukunft: die wichtigsten Ergebnisse des Digital Office Index 2022
Frau sitzt in einer Fußgängerzone und liest auf Ihrem Tablet die ITK-Technologie-Trends 2022. In der anderen Hand hält Sie ihr Smartphone.
ITK-Technologie-Trends 2022 – Digital Workplace weiter auf dem Vormarsch
Die Kollegen der SUNECO AG schreiben Collaboration groß und ziehen alle an einem Strang
Mit vereinten Kräften zum Erfolg: Die Suneco hat mit nscale Zusammenarbeit neu definiert
Mitarbeiterin der Suneco AG arbeitet im Home Office
Arbeiten wo, mit wem, wann und wie du willst: Die Suneco AG bietet den Arbeitsplatz der Zukunft
Mann arbeitet aus dem Park heraus
Hürden der mobilen Arbeit – So gelingt der Digital Workspace
Grünes Labyrinth aus der Vogelperspektive
S3-Speicher: Moderne Technologie schafft Mehrwerte bei der Datenverwaltung
Frau am Arbeiten im Home Office
Mobiles Arbeiten braucht eine Strategie: Anbindung an Drittsysteme
Mann mit Brille sitzt an einem Tisch und hält ein Handy in der Hand
Läuft bei dir? Einfaches Informationsmanagement in schwierigen Zeiten
Mann zeigt Frau etwas auf dem Laptop
So viel wie nötig, so wenig wie möglich – mit Zugriffsrechten einen einfachen unternehmensweiten Zugriff ermöglichen und die Datenschutz-Vorgaben erfüllen
6 Menschen halten zusammen die Hände hoch und gucken in den Sonnenuntergang.
Im Team zum Ziel – gesteigerte Produktivität durch Collaboration
Arbeite, mit wem Du willst – das Team als perfektes Ökosystem
Houston, wir haben kein Problem! Arbeite, wo Du willst – und sei es in der Galaxie
Mann sitzt auf seinem Schreibtisch im Büro
Kosten, Zeit, Compliance: Darum lohnt sich eine systemgestützte E-Mail-Archivierung
Frau sitzt am Schreibtisch und guckt auf den Laptop
Höchste Rechtssicherheit, niedriger Aufwand: Vorteile der digitalen Archivierung
Frau sitzt in Ihrem Büro
Zurück ins Büro: Flexibel arbeiten dank digitalem Informationsmanagement
Bild eines staatlichen Gebäudes
Unterstützung vom Staat – Welche Förderung können Unternehmen für ihre Digitalisierung beantragen?
Mann am Laptop hat gerade eine Videokonferenz
Datenschutz-Risiken im Home-Office keine Chance bieten
Mit dem nscale Webclient können Sie von überall arbeiten, auch im Home-Office
Wie Technologie Ihnen helfen kann, effektiv zu kommunizieren, während Sie im Home-Office arbeiten
Person mit Laptop und Kaffeetasse auf dem Sofa
Welche Werkzeuge für die Projektarbeit im Home-Office unerlässlich sind
Frau mit Brille sitzt Zuhause mit einem Kaffeebecher in der Hand und ist am Arbeiten
Einfach ins Home-Office – aber wie?
Bild der Bahnhofsanzeige, dass aufgrund von Corona Abstand gehalten werden soll
Über die Folgen der spontanen Digitalisierung und Auswirkungen auf die Nach-Epidemie-Zeit
Mann arbeitet mit seinem Laptop aus dem Home-Office
12 Tipps für das effiziente Arbeiten im Home-Office
Mann arbeitet mit seinem Laptop von Zuhause
Dokumente digital managen: Wie ein ECM die Arbeit im Home-Office unterstützt
Kollegen sitzen gemeinsam in einem Cafe und arbeiten von dort aus
New Work: Zukunftsmodell oder Illusion?
Frau ist mit Ihrem Handy am telefonieren
Smart City Ranking 2019: Welche City ist die schlaueste?
Kollegen in einem Büro
Realistisch oder Utopie: Wird das papierlose Büro eines Tages Wirklichkeit?
Zwei Kollegen, die etwas besprechen
IDC-Studie: Diese Hürden muss KI noch meistern
Geschäftsleute, die über die Straße laufen und sich unterhalten
Index Digitalisierung 2019: Standortbestimmung Digitale Kommune
Vier Personen die auf Stühlen sitzen und warten
Index Digitalisierung 2019: Wo steht Deutschland bei digitalen Bürgerservices?
Finger zeigt auf ein Blatt mit Diagrammen drauf
Do you believe the Hype? Chancen und Grenzen von KI-Techniken beim EIM
Frau sitzt im Theater
Die Theater des Bühnenvereins Nord machen sich fit für die Digitalisierung
Fernglas, das eine Person in den Händen hält
Augmented Reality im Einsatz: Von Science Fiction zum Business-Standard
Mann steht am Fenster und blickt auf eine Skyline einer Großstadt
Smart City: Intelligentes Leben in der Großstadt
Mehrere Personen laufen durch ein Bürogebäude
IT-Trends 2019 – So sehen wir das laufende Jahr
Stapel von Ordnern mit Papier
Trennung vom Papier: Archivierung mit TR-ESOR, TR-Resiscan, eIDAS, DSGVO
Tablet mit neuen Technologien, die den Arbeitsplatz der Zukunft darstellen sollen
Arbeitsplatz der Zukunft – Adobe-Studie