DMS und Teams

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Homeoffice, hybride Teams, Work-Life-Balance: Die Digitalisierung hat unser Verhältnis zur Arbeit nachhaltig verändert – Stichwort „New Work“. Neben anderen Anwendungen haben auch Kollaborationstools und -plattformen von dieser Entwicklung profitiert – und sind inzwischen nicht mehr aus dem Geschäftsalltag wegzudenken. Denn sowohl Unternehmen als auch deren Mitarbeiter haben längst erkannt, dass Lösungen wie Microsoft Teams, Slack und Co. die Zusammenarbeit erheblich verbessern. Dies wird vor allem dort deutlich, wo ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Teams integriert ist.

Effizienz trifft Ehrgeiz: Teams, Dokumentenmanagement und Integration

In vielen Unternehmen hat sich Microsoft Teams als Standard für effektive Kommunikation und Kollaboration etabliert. Laut Angaben von Statista nutzten im Jahr 2023 täglich 300 Millionen Nutzer die Plattform. Teams stellt in erster Linie verschiedene Echtzeit-Kommunikationskanäle zur Verfügung, etwa Chaträume oder Videotelefonie. Darüber hinaus enthält es verschiedene Funktionen für die Zusammenarbeit: So ist es beispielsweise möglich, Dateien und Dokumente aus den integrierten Anwendungen SharePoint und OneDrive zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Ein DMS ist Teams jedoch nicht: Denn eine zentrale und strukturierte Ablage von Dateien kann die Anwendung ebenso wenig gewährleisten wie die rechts- und revisionssichere Dokumentenarchivierung oder komplexe Berechtigungs- und Zugriffsszenarien. Zwar liefert Microsoft in seiner MS 365-Suite mit SharePoint eine Lösung mit, die viele Funktionen für Teams und Dokumentenmanagement kombiniert, ein vollumfängliches DMS ist aber auch SharePoint nicht. Das zeigt sich besonders dort, wo die Anforderungen von Unternehmen an die Dokumentenverwaltung komplexer sind und über die Standardfunktionalitäten von Microsofts Anwendung hinausgehen. Abhilfe schafft eine leistungsstarke Informationsplattform wie nscale, das als DMS für Teams fungiert.

Durch die Kombination aus DMS und Teams profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:

  • Effiziente Dokumentenverwaltung über den gesamten
    Document Lifecycle hinweg
  • Zentrale und strukturierte digitale Ablage von Dateien
    Rechts- und revisionssichere Archivierung sämtlicher Dokumente
  • Medienbruchfreie und automatisierte digitale
    Prozesse sowie ein umfassendes Prozessmanagement
  • Orts-, zeit- und endgeräteunabhängiger Dateizugriff
  • Umfangreiche Verwaltung von Benutzerrollen
    (Zugriffsoptionen, Berechtigungen etc.)
  • Reibungslose Integration von Drittanwendungen
  • Und vieles mehr!

nscale for Microsoft 365 – MS Teams Integration

nscale integriert die Anwendungen der Microsoft 365-Suite nahtlos mit umfangreichen Dokumentenmanagement-Funktionen. Als DMS für Teams verfügt die Lösung über eine Schnittstelle (nscale MS Teams), die speziell für die bidirektionale native Integration von Microsofts Kommunikationslösung programmiert wurde. Nutzer können somit in ihrer gewohnten Teams-Umgebung arbeiten und dabei sämtliche Funktionen von nscale nutzen: Die Aktenstruktur des DMS wird in Teams übersichtlich dargestellt, zudem sind alle Dateien und Dokumente aus Drittsystemen verfügbar, die nscale zentral verwaltet und strukturiert. Gleichzeitig können Mitarbeiter die effektiven Kollaborations- und Kommunikationsmöglichkeiten von Teams nutzen und beispielsweise gemeinsam Dokumente in Echtzeit bearbeiten. Anschließend werden die Dateien über die Oberfläche von Teams in nscale gespeichert und abgelegt. Dateidubletten, verschiedene Versionen und Co. gehören damit der Vergangenheit an.

Umgekehrt ermöglicht die Integration von DMS und Teams, Dateien und Dokumente aus nscale in Teams zu teilen und dort den Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen. Dabei bleiben in nscale definierte Berechtigungen und weitere Nutzerrechte in Teams erhalten. So ist die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Vorgaben zu jedem Zeitpunkt erfüllt.

Im Ergebnis erlaubt die Integration des DMS mit Teams effizientes Arbeiten ohne Medienbrüche – unter Wegfall aufwendiger analoger Verwaltungsschritte, die den Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit rauben. 

Anwendungsbereiche: wie ein DMS und Teams zusammenpassen

Ein konkretes Beispiel aus dem Unternehmensalltag macht deutlich, wie Teams und ein Dokumentenmanagement-System Geschäftsprozesse effizienter machen:

Ein Vertriebsmitarbeiter hat ein Angebot für einen Kunden erstellt und weist das Dokument in nscale der entsprechenden Kundenakte zu. Allerdings möchte er mit seinen Kollegen noch über einzelne Positionen im Angebot sprechen. Alle Vertriebsmitarbeiter sind Mitglieder einer für ihre Abteilung eingerichteten Chatgruppe in Teams. Der Mitarbeiter teilt das Dokument aus nscale heraus per einfachem Mausklick in der Gruppe, wo alle Berechtigten das Dokument einsehen und bearbeiten können. Weitere zum Vorgang gehörige Dokumente, etwa die Bestellung des Kunden, kann der Vertriebsmitarbeiter bei Bedarf ebenfalls in Teams zur Verfügung stellen. So sind seine Kollegen über den gesamten Vorgang informiert und können auf dieser Basis gemeinsam und in Echtzeit das finale Angebot in Teams erstellen. Anschließend wird dieses gespeichert und direkt aus Teams im Dokumentenmanagement-System nscale abgelegt. Durch die Ablage eines nicht freigegebenen Angebots stößt das DMS automatisch einen Freigabe-Workflow an und der Freigabeberechtigte wird über den Vorgang informiert.

Teams und eine Dokumentenmanagement-Lösung wie nscale passen also nicht nur gut zusammen, sie ergänzen sich gegenseitig.

Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions. 

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