Die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Workflows bietet Unternehmen große Potenziale, ihre betriebliche Effizienz zu steigern und gleichzeitig den digitalen Wandel voranzutreiben. Die meisten deutschen Unternehmen haben diese Chance erkannt – und arbeiten im Geschäfts- und Verwaltungsalltag schon heute papierarm. Eine Schlüsseltechnologie auf dem Weg hin zum vielzitierten „papierlosen Büro“ sind leistungsstarke Informationsplattformen, die reibungslose digitale Dokumentenprozesse ermöglichen.
Drei von vier Unternehmen hierzulande arbeiten bereits papierreduziert. Das zeigt eine aktuelle Studie von Statista, in deren Rahmen 400 deutsche Betriebe zwischen 10 und 1.000 Mitarbeitern zum Status des papierlosen Arbeitens befragt wurden. Und fast alle von ihnen (94 Prozent) sehen durch die Umstellung auf digitale Dokumentenverwaltung bereits jetzt eine deutliche Effizienzsteigerung in ihrem Unternehmensalltag. Lediglich ein Prozent gibt an, auch in Zukunft weiter papierbasiert arbeiten zu wollen. Auch wenn das papierlose Büro im Wortsinn noch eine Zukunftsvision ist – papierreduziertes Arbeiten ist in den meisten deutschen Unternehmen inzwischen gelebte Realität.
Ressourcenschonend und effizient
Überzeugende Gründe für die Umstellung auf digitale Dokumentenprozesse gibt es zuhauf: Die Unternehmen versprechen sich davon in erster Linie Kosten-einsparungen, eine Steigerung der betrieblichen Effizienz, Nachhaltigkeitseffekte sowie eine optimierte Customer Experience. Häufig ist die Maßnahme zudem integraler Bestandteil einer übergeordneten Digitalisierungsstrategie.
Die Statista-Studie zeigt, dass diejenigen Unternehmen, die digitale Dokumentenprozesse bereits erfolgreich etabliert haben, von zahlreichen Mehrwerten profitieren. Die Befragten heben besonders die Kostenersparnis durch den Wegfall von Papier- und Druckkosten (63 Prozent) sowie für die Lagerung von Papierakten (43 Prozent) hervor. Zudem berichten sie von erheblichen Effizienzsteigerungen durch die digitale Dokumentenverwaltung, die Mitarbeitern wertvolle Zeit und Aufwände erspart, etwa bei der Suche nach bestimmten Akten oder Informationen (43 Prozent). Auch der verbesserte Datenschutz und die hohe Datensicherheit (42 Prozent), ein geringerer CO2-Fußabdruck (40 Prozent), die Möglichkeit, ortsunabhängig und cloudbasiert zu arbeiten (46 Prozent) sowie eine verbesserte Kundenerfahrung und digitale Zusammenarbeit (je 29 Prozent) werden als wichtige Vorteile genannt.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Trotz all der zahlreichen Mehrwerte: Bei der Umstellung auf digitale Dokumentenprozesse sehen sich die Unternehmen auch Herausforderungen ausgesetzt. Am häufigsten sind das Skepsis der Mitarbeiter, die ihre Arbeitsroutinen nur ungerne ändern (46 Prozent) und die initialen Anschaffungskosten für digitale Technologien und Tools (45 Prozent). Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement sukzessive erfolgen kann, – auch finanziell – gut planbar ist und bereits kleine Veränderungen zu beträchtlichen Effizienzsteigerungen – und damit einhergehenden Kosteneinsparungen – im Geschäftsalltag führen. Als Beispiel sei hier die Einführung einer elektronischen Signaturlösung genannt, die unter anderem Durchlaufzeiten erheblich verkürzt und nicht wertschöpfende Verwaltungsaufwände der Mitarbeiter auf ein Mindestmaß reduziert.
Die digitale Informationsplattform als Enabler
Die wichtigste Maßnahme für die Umstellung auf papierreduziertes Arbeiten ist die Einführung digitaler Technologien (78 Prozent). In den meisten Unternehmen bilden moderne, leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme und Informationsplattformen wie nscale die Grundlage (78 Prozent). Denn sie fungieren als Basistechnologie und Schaltzentrale der digitalen Transformation und versetzen Unternehmen in die Lage, ihre Dokumentenverwaltung und Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren sowie mit bestehenden Systemen medienbruchfrei zu integrieren.
Die Flexibilität und Skalierbarkeit einer Informationsplattform erlauben es zudem, sie an die individuellen Herausforderungen der Digitalisierung eines konkreten Betriebs anzupassen. Denn diese unterschieden sich von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche erheblich. Für alle gilt jedoch gleichermaßen: Eine digitale Basis in Form einer zentralen Informationsplattform ist der Enabler des digitalen Wandels, der einzelne Maßnahmen wie das papierarme Arbeiten überhaupt erst ermöglicht – und schon heute ein echter Wettbewerbsvorteil ist.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.