Das Managen von Risiken gehört im Bankensektor zum Tagesgeschäft. Dabei geht es nicht nur um das Kreditrisiko oder schwankende Märkte, sondern auch um die Stabilität und Zuverlässigkeit der internen Abläufe sowie die Möglichkeit der Bank, im Ernstfall schnell handeln zu können. Weil bei einem mangelhaften Risikomanagement finanzielle Verluste und unzufriedene Kunden drohen, sollten Verantwortliche frühzeitig gegenlenken und sichere Strukturen etablieren. Ein wichtiger Hebel ist das Dokumentenmanagement, das eine entscheidende Rolle für die Verfügbarkeit von Informationen sowie für Prozesssicherheit, Reaktionsfähigkeit und operative Risiken spielt.
Operatives Risiko 1: Cyberangriffe
Ein operatives Risiko, auf das sich insbesondere Banken einstellen müssen, sind Cyberangriffe. Mögliche Gefahren für die Datensicherheit einer Bank sind etwa manuelle Bearbeitungsschritte, Zugriffsrechte für unbefugte Mitarbeiter und unverschlüsselte Daten. Dabei lässt sich die Cybersicherheit schon mit einfachen Maßnahmen deutlich verbessern: Eine Informationsplattform wie nscale, die alle Unternehmensdaten digital organisiert und archiviert, bietet effektiven Schutz vor Datendiebstahl. Das System ist gemäß IDW PS-880, TR-ESOR, TR-ESISCAN und ISO 9001-Standards zertifiziert. Automatisierte Prozesse tragen hier ebenso zur Cybersicherheit bei wie die Vergabe individueller rollenbasierter Zugriffsrechte. Für Transparenz sorgt das Protokoll, das jeden Zugriff und jede Änderung an Dokumenten aufzeigt. Darüber hinaus ist nscale zum Schutz der Daten digital verschlüsselt. Die Verschlüsselung bietet Sicherheit vor Cyberangriffen, bei der revisionssicheren, standardisierten Archivierung im eArchiv sowie bei der reibungslosen Übermittlung von Daten über passgenaue Schnittstellen an andere bankenspezifische Anwendungen.
Operatives Risiko 2: Rechtsrisiken
Neben Cyberkriminalität sind auch Rechtsrisiken ein reelles operatives Risiko für den Bankensektor. Verletzt eine Bank gesetzliche Vorschriften, droht nicht nur eine Geldstrafe: Sie schadet auch ihrer Reputation und setzt das Vertrauen von Kunden aufs Spiel. Informationsplattformen wie nscale machen es deutlich einfacher, geltendes Recht wie die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG) einzuhalten und helfen Verantwortlichen dabei, die Anforderungen, die sich durch die EU-Verordnung Digital Operational Resilience Act (DORA) ergeben, einzuhalten. Durch die Implementierung einer E-Akte-Lösung lässt sich beispielsweise das Löschen von Informationen gemäß DSGVO künftig einfach realisieren. Eine Lösung für die Anforderungen des LkSG bietet das nscale Contract Management. Mithilfe des Systems ist es für die Verantwortlichen ein Leichtes, Dienstleister und Lieferanten zu bewerten und zu steuern.
Operatives Risiko 3: Fachkräftemangel
Für wirtschaftlichen Erfolg sind Finanzinstitute auf Fachkräfte angewiesen. Der Fachkräftemangel macht jedoch auch vor dem Bankensektor nicht Halt. Die Plattform BankingHub.de hat errechnet, dass in deutschen Genossenschaftsbanken, Sparkassen und Versicherungen bis 2030 nur durch Verrentung durchschnittlich über 30 Prozent der Mitarbeiter fehlen werden. Damit gehört auch der Fachkräftemangel zu den operativen Risiken für Banken. Personalabteilungen müssen sich zunehmend um die Anwerbung von gefragten Fachkräften bemühen und gleichzeitig in die Mitarbeiterbindung investieren. Ein klarer Wettbewerbsvorteil im War for Talents ist die Möglichkeit zum flexiblen Arbeiten: Viele Fachkräfte erwarten einen attraktiven und zeitgemäßen Arbeitgeber, bei dem sie arbeiten können, wann und wo sie wollen. Als moderne Lösung zur Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen bietet nscale orts- und zeitunabhängig Zugriff auf alle Daten und Vorgänge. Auch ihre Rekrutierungsprozesse optimieren Banken mit unserer Informationsplattform: Die Automatisierung beschleunigt Bewerbungsverfahren deutlich.
Informationen jederzeit abrufbar
Die vielleicht größte Herausforderung bei der Gestaltung interner Prozesse ist die Verfügbarkeit von Informationen an einem zentralen Ort. Sie erhöht die Effizienz, fördert die Kundenzufriedenheit, senkt das Risiko für die Verletzung gesetzlicher Vorschriften und Datenmissbrauch und verbessert die Wettbewerbsfähigkeit von Banken. nscale steht dabei für Fortschritt durch Kollaboration: Die Informationsplattform ermöglicht sicheres, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Mitarbeiter finden valide und eindeutige Informationen schnell, jederzeit und von jedem Ort aus. Im Rahmen einer Anfrage oder Prüfung sind Banken unverzüglich in der Lage, Auskunft zu geben oder Reportings zu erstellen. Darüber hinaus können Banken sogenannten Schattenakten, also ungewollten Dokumentenversionen, einfach vorbeugen: Die zentrale Speicherung und Versionierung von Dokumenten verhindert eine doppelte Datenhaltung.
Prozesssicherheit und Reaktionsfähigkeit
Die Verfügbarkeit von Informationen und ein funktionierendes Dokumentenmanagement sind auch deshalb so wichtig, weil sie zur Prozesssicherheit und schnellen Reaktionsfähigkeit beitragen. Interne Prozesse einer Bank müssen genau definiert, zuverlässig und stabil sein, um Verzögerungen, Fehler und finanzielle Schäden zu vermeiden. Beispielsweise können lange Bearbeitungszeiten für Kontoeröffnungen oder Kreditanträge die Kunden verärgern. Indem nscale PAP alle Standardprozesse automatisiert, sorgt das System für eine nachhaltige Prozesssicherheit. Auch bei einmaligen Ad-Hoc-Prozessen sind Verbindlichkeit und Bearbeitungssicherheit gewährleistet. Reaktionsfähigkeit, also die Fähigkeit der Bank, unmittelbar auf Kundenbedürfnisse, Markveränderungen oder Krisen einzugehen, verbessert unter anderem die Kundenkommunikation sowie das Krisenmanagement und beschleunigt die Prüfungspraxis. Dank automatisierter Workflows bringt nscale Prozessfähigkeit und Reaktionsfähigkeit auf ein neues Level, erhöht die Agilität in der Organisation und fördert einen nachhaltigen Change.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
