Wie KI Vertragsrisiken und -vollständigkeit prüft
Verträge sind das Rückgrat jedes Unternehmens. Sie regeln Beziehungen mit Kunden, Partnern, Lieferanten und Mitarbeitern und spielen eine zentrale Rolle in der täglichen Geschäftstätigkeit. Gleichzeitig sind sie oft komplex, detailliert und zeitaufwändig in ihrer Prüfung und Analyse. Hier kommen KI-basierte Technologien ins Spiel: Sie bieten eine intelligente Lösung, um Verträge effizienter, präziser und umfassender zu analysieren. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Künstliche Intelligenz (KI) die Vertragsanalyse revolutioniert und welche Vorteile dies für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen mit sich bringt.
Die Herausforderungen der manuellen Vertragsprüfung
Die manuelle Vertragsprüfung ist für viele Unternehmen und Verwaltungen ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess. Verträge können mehrere Dutzend oder gar Hunderte Seiten umfassen und beinhalten oft eine Vielzahl von Klauseln, die kritisch auf ihre Vollständigkeit und Risiken hin überprüft werden müssen. Dabei gibt es einige grundlegende Herausforderungen:
- Zeitaufwand: Das Durcharbeiten von Verträgen ist zeitintensiv, besonders wenn große Mengen an Dokumenten in kurzer Zeit geprüft werden müssen.
- Fehlerrisiko: Manuelle Prüfungen bergen das Risiko, dass wichtige Klauseln übersehen oder falsch interpretiert werden. Dies kann zu rechtlichen und finanziellen Nachteilen führen.
- Komplexität: Verträge enthalten oft juristische und technische Fachsprache, die eine genaue Analyse erfordert, um Risiken richtig zu bewerten.
Angesichts dieser Herausforderungen suchen Unternehmen und Verwaltungen zunehmend nach intelligenten Lösungen, um die Vertragsprüfung effizienter und sicherer zu gestalten.
Die Lösung: KI-basierte Vertragsanalyse
Hier kommt die KI-basierte Vertragsanalyse ins Spiel. Mit Hilfe von Technologien wie maschinellem Lernen und Natural Language Processing (NLP) können Verträge automatisch auf Vollständigkeit, Risiken und Übereinstimmung mit bestehenden Richtlinien und Vorschriften geprüft werden. Die CEYONIQ-Plattform bietet solche Funktionen in Form von modularen Bausteinen an, die einfach in bestehende Prozesse integriert werden können.
Wie funktioniert KI-basierte Vertragsanalyse?
Die KI-basierte Vertragsanalyse nutzt Algorithmen, die speziell darauf trainiert wurden, Verträge zu analysieren, Muster zu erkennen und Risiken zu identifizieren. Der Prozess lässt sich in mehrere Schritte unterteilen:
- Extraktion von Vertragsinhalten: KI-Modelle analysieren den Vertrag und identifizieren die wichtigsten Inhalte, wie beispielsweise Vertragsparteien, Laufzeiten, Zahlungsbedingungen und rechtliche Klauseln. Dieser Prozess erfolgt automatisch und ohne manuelle Eingriffe.
- Vollständigkeitsprüfung: Das System überprüft den Vertrag auf Vollständigkeit. Es vergleicht den Vertrag mit vordefinierten Vorlagen und gesetzlichen Anforderungen, um sicherzustellen, dass keine wesentlichen Bestandteile fehlen.
- Risikobewertung: Anhand von Machine-Learning-Modellen werden potenzielle Risiken im Vertrag identifiziert. Dies können Klauseln sein, die besonders nachteilig für das Unternehmen sind, wie etwa Haftungsbeschränkungen, ungünstige Zahlungsbedingungen oder fehlerhafte Regelungen im Falle von Vertragsverletzungen.
- Vergleich mit internen Richtlinien: Das System prüft, ob der Vertrag mit den internen Richtlinien des Unternehmens übereinstimmt. Falls Abweichungen festgestellt werden, werden diese markiert, damit der Vertrag von den zuständigen Mitarbeitern überprüft werden kann.
- Automatisierte Berichterstellung: Nach der Analyse erstellt das System automatisch Berichte, die die Ergebnisse zusammenfassen. Diese Berichte enthalten eine Übersicht der Vertragsinhalte, identifizierte Risiken und Empfehlungen für die weitere Bearbeitung.
Vorteile der KI-basierten Vertragsanalyse
Die Vorteile, die sich aus der Integration von KI in die Vertragsanalyse ergeben, sind vielfältig:
- Erhebliche Zeitersparnis: Eine manuelle Vertragsprüfung kann Stunden oder sogar Tage in Anspruch nehmen. Mit KI kann dieser Prozess auf Minuten reduziert werden, da die Technologie in der Lage ist, große Mengen an Dokumenten gleichzeitig zu analysieren.
- Erhöhte Genauigkeit: KI-Modelle arbeiten mit einer hohen Präzision und reduzieren das Risiko menschlicher Fehler. Sie erkennen fehlerhafte Klauseln oder unvollständige Absätze, die leicht übersehen werden könnten.
- Bessere Risikobewertung: Die KI-basierten Systeme von CEYONIQ wurden speziell darauf trainiert, Risiken zu erkennen, die möglicherweise nicht sofort ersichtlich sind. Dadurch können Unternehmen frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um sich rechtlich und finanziell abzusichern.
- Automatisierte Prozesse: KI entlastet nicht nur die Rechtsabteilungen, sondern ermöglicht es auch, Vertragsprüfungen automatisiert durchzuführen, wann immer sie erforderlich sind – ohne den zeitlichen Aufwand und die Komplexität manueller Prüfungen.
- Kostenreduktion: Durch die Automatisierung des Prüfprozesses können Unternehmen und Verwaltungen erhebliche Kosten einsparen. Dies gilt insbesondere für Organisationen, die regelmäßig große Mengen an Verträgen bearbeiten müssen.
Praxisbeispiele: Wie Unternehmen KI zur Vertragsanalyse nutzen
Viele Unternehmen und Verwaltungen haben bereits begonnen, KI-basierte Vertragsanalyse in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren. Hier sind einige Beispiele:
- Versicherungen: Eine große Versicherungsgesellschaft nutzt KI-basierte Vertragsprüfung, um regelmäßig abgeschlossene Policen zu überprüfen. Die KI analysiert die Verträge auf potenzielle Risiken und sorgt dafür, dass alle Klauseln den internen Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das hat den Prüfungsaufwand erheblich reduziert und die Bearbeitungszeit von mehreren Tagen auf wenige Stunden verkürzt.
- Öffentliche Verwaltung: Eine Landesverwaltung hat die Vertragsprüfung in ihren Beschaffungsprozessen automatisiert. Verträge, die von Lieferanten eingereicht werden, werden automatisch auf Risiken und fehlende Inhalte geprüft. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Verträge den regulatorischen Vorgaben entsprechen, ohne dass der Prozess von den Mitarbeitern manuell überwacht werden muss.
- Rechtsabteilungen großer Unternehmen: In vielen Unternehmen hat die Rechtsabteilung die Vertragsanalyse teilweise automatisiert. KI-basierte Systeme wie die von CEYONIQ helfen dabei, Risiken frühzeitig zu identifizieren und Vertragsentwürfe schnell zu prüfen. Dies ermöglicht es den Teams, sich auf komplexere, strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Integration in nscale
Die Informationsplattform nscale bietet eine benutzerfreundliche No-Code/Low-Code-Umgebung, die es Unternehmen und Verwaltungen ermöglicht, die KI-basierte Vertragsanalyse schnell und einfach in ihre bestehenden Prozesse zu integrieren. Der Vorteil dieser modularen Lösung liegt darin, dass sie flexibel an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Unternehmen können genau die Funktionen wählen, die sie benötigen, und die KI-Bausteine in ihre bestehenden Workflows einbinden.
Die Integration der KI-Module erfolgt über eine intuitive Benutzeroberfläche, sodass selbst Anwender ohne Programmierkenntnisse problemlos eigene Prüfprozesse konfigurieren können. Dies beschleunigt die Einführung und sorgt für eine nahtlose Einbindung in den Arbeitsalltag.
Zukunft der KI in der Vertragsanalyse
Die Entwicklung der KI im Bereich Vertragsanalyse steht erst am Anfang. In Zukunft werden noch leistungsfähigere Modelle erwartet, die komplexere Verträge analysieren und tiefere Einblicke bieten können. Darüber hinaus wird die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine weiter ausgebaut werden, um die Vertragsprüfung nicht nur zu automatisieren, sondern auch zu optimieren.
Wir erweitern kontinuierlich die Funktionalitäten der KI-basierten Vertragsprüfung. Künftig könnten die Systeme in der Lage sein, Verträge nicht nur zu analysieren, sondern auch Vorschläge für die Neugestaltung von Klauseln zu machen, um potenzielle Risiken zu minimieren.
Fazit
Die KI-basierte Vertragsanalyse bietet Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen eine hochmoderne Lösung, um Vertragsrisiken schneller, präziser und effizienter zu bewerten. Mit den Lösungen aus der nscale-Welt können Unternehmen ihre Rechtsabteilungen entlasten, Kosten reduzieren und gleichzeitig die Qualität ihrer Vertragsprüfung verbessern.
Die Zukunft des Vertragsmanagements ist intelligent – und mit nscale sind Sie bestens darauf vorbereitet.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
