Die EU weitet die Berichtspflicht nach der Richtlinie CSRD schrittweise aus: Ab 2025 sind weitere Unternehmen betroffen. Doch gerade diejenigen, die in der Nachhaltigkeitsberichterstattung noch hinterherhinken, sehen sich oft mit einer Mammutaufgabe konfrontiert. In kurzer Zeit müssen sie zahlreiche Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen und von verschiedensten Stakeholdern zusammenführen – wofür viele zusätzliche Ressourcen benötigt werden. Wie ein ECM diesen Prozess vereinfachen kann, weiß Marc Brudzinski, Bereichsleiter Marketing von Ceyoniq.
CSRD – Richtlinie für mehr Nachhaltigkeit in Europas Wirtschaft
Mit dem sogenannten Green Deal verfolgt die Europäische Kommission das Ziel, die Wirtschaft in der EU modern, ressourceneffizient und wettbewerbsfähig und bis zum Jahr 2025 klimaneutral zu machen. Der Schutz von Menschenrechten und Umwelt sowie eine nachhaltige Unternehmensführung sind zentrale Faktoren. Um letztere transparenter zu machen, verpflichtet die EU Unternehmen mit der Richtlinie „Corporate Sustainability Reporting Directive“ (CSRD) zur Nachhaltigkeitsberichterstattung. „Betroffene Unternehmen müssen anhand einer sogenannten doppelten Wesentlichkeitsanalyse für sie relevante Nachhaltigkeitsthemen ausmachen. Darüber hinaus haben sie darzulegen, welche Folgen ihr Geschäftsbetrieb für Menschen und Umwelt hat (Inside-Out-Perspektive) und wie sich Nachhaltigkeitsaspekte auf ihre finanzielle Lage auswirken (Outside-In-Perspektive)“, erläutert Marc Brudzinski.
ESG-Berichterstattung nach der CSRD: Ab 2025 für mehr Unternehmen Pflicht
Während 2024 nur börsennotierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden einen Bericht für die Bereiche Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) vorlegen mussten, sind ab Januar 2025 alle Unternehmen betroffen, auf die zwei der folgenden Punkte zutreffen: mindestens 250 Beschäftigte, eine Bilanzsumme von mehr als 20 Millionen Euro und Nettoumsatzerlöse von mehr als 40 Millionen Euro. „2026 wird die Richtlinie sogar für viele börsennotierte kleine und mittlere Unternehmen gelten“, informiert Brudzinski. Letztlich werden damit etwa 49.000 Unternehmen in Europa von der Richtlinie erfasst. Sie müssen den ESG-Bericht künftig in den Lagebericht aufnehmen, elektronisch im ESEF-Format berichten sowie die obligatorischen Berichtsstandards (ESRS) anwenden.
Welche Informationen gehören in einen Bericht nach der CSRD?
Grundlage für einen ESG-Bericht nach der CSRD sind umfangreiche Daten aus unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens. Für die Berichterstattung im Bereich „Environment“ beziehungsweise Umwelt haben Unternehmen zu ermitteln, welche Auswirkungen ihre Tätigkeit auf Umwelt, Luft-, Wasser- und Bodenverschmutzung sowie auf Ökosysteme und biologische Vielfalt hat. Zu diesem Aspekt gehören außerdem Angaben zur Ressourcennutzung. Unter dem Punkt „Social“ oder Soziales informieren Unternehmen über soziale Folgen ihrer unternehmerischen Tätigkeit für die eigene Belegschaft, Arbeiter in der Wertschöpfungskette, betroffene Communities und Verbraucher. Mit Bezug auf „Governance“, also gute Unternehmensführung, äußert sich das Unternehmen zum Compliance Management und zur Verhinderung von Korruption, zum Risiko- und Reputationsmanagement sowie zu Aufsichtsstrukturen. Unternehmen sollen im Bericht darlegen, welche Maßnahmen für mehr Nachhaltigkeit sie bereits ergreifen. „Abhängig von den Ergebnissen der Wesentlichkeitsanalyse können einzelne Aspekte auch wegfallen“, weiß Marc Brudzinski. „Einige Angaben sind zudem freiwillig und oder erst zu einem späteren Zeitpunkt verpflichtend.“
Nachhaltigkeitsberichterstattung: Mit ECM bürokratischen Aufwand reduzieren
Damit Unternehmen von der Berichtspflicht nicht kalt erwischt werden, sollten sie sich bereits vorab strategisch mit den geforderten Inhalten auseinandersetzen und rechtzeitig relevante Daten für das Berichtsjahr zusammentragen. Ein ECM-System wie nscale von Ceyoniq erleichtert diese Aufgabe: „Das Dokumentenmanagement gestaltet sich hiermit einfach und übersichtlich, da alle Informationen zentral gespeichert und für alle berechtigten Mitarbeitenden zugänglich sind – doppelte Dokumentation wird vermieden“, so der Ceyoniq Bereichsleiter. Darüber hinaus bleiben alle Mitarbeitenden dank der Versionierung immer auf dem aktuellsten Stand. Über zahlreiche Schnittstellen kann die Informationsplattform automatisiert exakte Daten von anderen Unternehmenssystemen sammeln und integrieren. nscale bietet auch eine Lösung für die von der CSRD-Richtlinie verlangte Dokumentation und Nachweisführung, da sich auf der Informationsplattform Änderungen leicht kontrollieren und aufzeichnen lassen. Eine weitere Herausforderung bei der Berichtserstellung ist die Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen. Mit übersichtlichen Workflows und automatischen Abläufen innerhalb des ECM-Systems können Unternehmen sichergehen, dass alle entscheidenden Stakeholder ihren Teil zum Bericht beitragen und beugen damit Sanktionen vor, die bei einem unvollständigen Bericht drohen.
Sicherheit für sensible Daten
Gerade im Bereich Soziales haben Unternehmen es mit einer Vielzahl sensibler Daten, beispielsweise von Mitarbeitenden, zu tun. Damit sie bei der Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts nicht gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen, müssen sie auf eine gesetzeskonforme Verarbeitung von Daten gemäß der DSGVO achten. „Bei sensiblen Informationen gilt es jedes Mal, genau abzuwägen: Sind sie unverzichtbar für die Erstellung des Berichts oder kann auf die Verarbeitung zugunsten des Datenschutzes verzichtet werden?“, erläutert Marc Brudzinski. Technische Lösungen wie nscale unterstützen hier ebenfalls, da Unternehmen im System Lösch-, Sperr- und Aufbewahrungsfristen für ihre Dokumente festlegen können. Komplexe Berechtigungsvergaben helfen, grundlegende Anforderungen an den Datenschutz wie Datenminimierung oder Zweckbindung zu erfüllen: So ist es in nscale zum Beispiel möglich, Sichtbarkeitsregeln für einzelne Benutzer oder für festgelegte Rollen, etwa Geschäftsführung oder Vertrieb, festzulegen.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.