Die Verwaltung von Dokumenten ist in vielen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen eine der größten Herausforderungen. In einer digitalen Welt, in der tagtäglich große Mengen an Informationen generiert werden, wird es immer schwieriger, den Überblick zu behalten und Dokumente korrekt zu klassifizieren und zu verschlagworten. Traditionell erfolgt diese Arbeit manuell, doch dieser Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und oft ungenau. Die Lösung? Automatische Klassifizierung und Verschlagwortung durch Künstliche Intelligenz (KI). In diesem Blogbeitrag erläutern wir, wie diese Technologie funktioniert und welche Vorteile sie bietet.
Wie funktioniert die automatische Klassifizierung und Verschlagwortung?
Die Nutzung aktueller KI-Modelle, die darauf trainiert sind, Dokumente zu analysieren, ihre Inhalte zu verstehen und sie in die richtigen Kategorien einzuordnen, ermöglicht es, die Anwender von dieser zeitaufwendigen Arbeit zu entlasten. Dieser Prozess erfolgt in mehreren Schritten:
- Inhaltsanalyse: Die KI liest das gesamte Dokument und erkennt wichtige Schlüsselwörter, Themen und Konzepte.
- Kategorisierung: Basierend auf vordefinierten Kategorien oder durch maschinelles Lernen erstellt die KI automatisch eine Klassifizierung und ordnet das Dokument der passenden Kategorie zu.
- Verschlagwortung: Die KI generiert passende Schlagworte, die das Dokument für eine spätere Suche und Archivierung zugänglich machen.
Vorteile der automatischen Klassifizierung und Verschlagwortung
- Zeitersparnis: Manuelle Klassifizierung und Verschlagwortung gehören der Vergangenheit an. Die KI erledigt diese Aufgaben automatisch und spart so wertvolle Zeit.
- Erhöhte Genauigkeit: Menschen machen Fehler – insbesondere bei der Verarbeitung großer Dokumentenmengen. KI hingegen arbeitet fehlerfrei und klassifiziert Dokumente konsistent und zuverlässig.
- Bessere Auffindbarkeit: Durch die automatische Verschlagwortung wird die Suche nach Dokumenten erheblich erleichtert. Nutzer können schneller auf die benötigten Informationen zugreifen.
- Effizientere Archivierung: Eine korrekte Klassifizierung und Verschlagwortung stellt sicher, dass Dokumente in der richtigen Kategorie abgelegt werden und später leichter wiedergefunden werden können.
Anwendungsbereiche
Die automatische Klassifizierung und Verschlagwortung bietet enorme Vorteile in Bereichen, in denen große Mengen an Dokumenten verarbeitet werden müssen:
- Öffentliche Verwaltung: Behörden und Verwaltungen verarbeiten täglich unzählige Anträge, Formulare und Berichte. Die automatische Klassifizierung sorgt für eine schnellere Bearbeitung und Ablage dieser Dokumente.
- Unternehmen mit umfangreicher Dokumentation: Unternehmen, die in der Fertigung, im Bauwesen oder in der Rechtsberatung tätig sind, profitieren von der automatischen Klassifizierung und Verschlagwortung, um ihre umfangreichen Dokumentenbestände zu organisieren.
Integration in die CEYONIQ nscale-Plattform
Die automatische Klassifizierungs- und Verschlagwortungsfunktion wird im Rahmen der laufenden CEYONIQ KI-Initiative in nscale integriert. Benutzer können die KI-basierte Klassifizierung für bestehende Dokumentenbestände oder neue Uploads aktivieren. Die Ergebnisse sind sofort verfügbar und helfen dabei, den Überblick über alle Inhalte zu behalten.
Fazit
Die automatische Klassifizierung und Verschlagwortung durch KI ist ein unverzichtbares Werkzeug, um den steigenden Anforderungen im Dokumentenmanagement gerecht zu werden. Unternehmen und Verwaltungen können ihre Prozesse effizienter gestalten und sicherstellen, dass Dokumente korrekt und zuverlässig verwaltet werden. Mit nscale wird die Organisation von Dokumenten einfacher und smarter.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
