Wer kennt das nicht: Das längst nicht mehr genutzte Zeitschriftenabo sollte eigentlich gekündigt werden und jetzt liegt das Bestätigungsschreiben wieder einmal im Briefkasten: „Vielen Dank für Ihr Vertrauen. Wir freuen uns, dass Sie unseren Service weiterhin in Anspruch nehmen.“ Was schon im Privaten ins Geld gehen kann, führt in Unternehmen schnell zu immensen Kosten. Eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement kann das verhindern.
Für Unternehmen, die ihre Verträge schlecht managen, lauern vielerorts Kostenfallen: Fehlt der unmittelbare Zugriff auf Vertragsdokumente und ihre Inhalte, kann dies beispielsweise dazu führen, dass Pflichten nicht eingehalten oder Zahlungsfristen verpasst werden. Die Folge sind häufig unangenehme Säumniszuschläge. Möglicherweise sind auch bestimmte Zeiträume vereinbart, nach denen Konditionen neu verhandelt werden können. Auch hier kann eine Software für Vertragsmanagement dabei helfen, diese Termine nicht zu verpassen und so von verbesserten Konditionen zu profitieren.
Zudem ist es unter Berücksichtigung von Compliance-Aspekten von großer Bedeutung, stets den Überblick über alle laufenden Verträge im Unternehmen zu besitzen. Ändern sich Gesetze und Vorschriften, kann dies zu Haftungsrisiken führen, was Strafzahlungen oder Schlimmeres nach sich ziehen kann.
Interne Kosten durch Vertragsmanagement vermeiden
Doch nicht nur externe Faktoren können ohne konsistentes Vertragsmanagement zu vermeidbaren Ausgaben führen. Auch intern verursachen nicht standardisierte Prozesse rund um den Lebenszyklus eines Vertrages teils hohe Kosten. Das beginnt schon bei der Vertragserstellung. Wird diese nicht von allen Unternehmensabteilungen einheitlich vorgenommen, müssen die Abmachungen bei der Schlussprüfung noch einmal bearbeitet werden, um gleichwertige Verträge zu erhalten. Hier geht wertvolle Zeit verloren.
Ebenso kostet die Suche nach einem schnell benötigten Vertrag nicht nur Zeit und Nerven des zuständigen Mitarbeiters. Für das Unternehmen bedeutet sie auch einen finanziellen Verlust. Denn im schlechtesten Fall muss sich die hochbezahlte Fachkraft auf das Abenteuer Vertragssuche einlassen und in den Archivkeller abtauchen – statt der Tätigkeit nachzugehen, für die sie eigentlich angestellt ist. Schnell gerät man in Verzug und verliert gegenüber Vertragspartnern an Reputation. Entscheidungen können nur verzögert getroffen werden, wenn alle benötigen Informationen zunächst mühsam gesammelt werden müssen. Das alles verursacht unnötige Kosten, die mithilfe eines Vertragsmanagement-Systems nicht entstanden wären.
Noch schlimmer ist es, wenn kein standortunabhängiger Zugriff auf Verträge möglich ist: Mitarbeiter Meyer vom Standort A braucht die Informationen, die in einem bestimmten Vertrag enthalten sind. Leider liegt dieser nur am Standort B vor. In diesem Fall muss immerhin keine hektische Suchaktion gestartet werden – jedenfalls wenn bekannt ist, dass der Vertrag nicht vorliegt. Allerdings kosten die Verzögerungen, die entstehen, weil Meyer erst noch den Versand per Post vom Standort B an ihn anfragen und im Anschluss auf die Lieferung warten muss, am Ende möglicherweise bares Geld.
Anforderungen an die Software
Um solche Kosten zu vermeiden, sollten Unternehmen auf ein digitales Vertragsmanagement setzen. Denn die dadurch entstehende Transparenz sorgt bereits dafür, dass ungewollte Ausgaben auf den ersten Blick erkannt werden. Doch welche Anforderungen sollte diese im besten Falle erfüllen? Die folgende Auflistung zählt einige der wichtigsten Leistungsmerkmale auf.
Leistungsmerkmale einer modernen Vertragsmanagement-Software
- alle Vertragsunterlagen auf einen Blick
- modularer Aufbau
- Sicherung der Compliance
- vertragsorientiertes Fristenmanagement
- ereignisorientiertes Risikomanagement
- konsistentes Versionsmanagement
- Rechts- und Revisionssicherheit
- zentrales Vorlagenmanagement
- Kostenersparnis durch mehr Transparenz
- mobiler Zugriff (ortsunabhängige Verfügbarkeit)
Jedes dieser Merkmale macht einen Teil des Mehrwertes aus, die eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement bieten sollte. Selbstverständlich ist natürlich die Gewährleistung der Vollständigkeit der Vertragsunterlagen, die revisionssichere Archivierung oder die Sicherung der Compliance. Moderne Lösungen können darüber hinaus aber eben mehr. So löst ein vertragsorientiertes Fristenmanagement eine Reihe von Problemen, die zu unnötigen Ausgaben führen. Möglich wird dies durch die automatisierte Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen, Meilensteinen und Schwellwerten. Ein erweitertes Vorlagenmanagement hilft dabei, die Vertragserstellung zu beschleunigen und gleichzeitig Fehlerquellen zu minimieren. Ein weiteres Leistungsmerkmal ist die Möglichkeit, auch ortsunabhängig und mobil auf die Dokumente zugreifen zu können. Und schließlich sollte eine solche Software Schnittstellen zu anderen wichtigen Anwendungen, wie zum Beispiel Microsoft Office, bieten. Denn nur so können Reibungsverluste bei der Prozesskette der Vertragsbearbeitung vermieden werden. Mit einer Software, die all diese Anforderungen erfüllt, sind Unternehmen optimal für ein zukunftsfähiges Vertragsmanagement gerüstet.
