Wie Arminia Bielefeld die Digitalisierung meistert

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DMS-Software nscale als Basis für „maßgeschneiderte Lösung“

Bielefeld, 5. Juni 2023 – Klare Strategie beim DSC Arminia Bielefeld: Mit der schrittweisen Umsetzung eines umfassenden Digitalisierungsplans realisiert der Club erhebliche Effizienzgewinne in seiner Geschäftsstelle in der SchücoArena im Bielefelder Westen und sichert zugleich die wertvollste Ressource für seine Zukunft ab: Das in seiner Mitarbeiterschaft vorhandene Wissen.

Arminia ist seit Jahrzehnten ein sportlicher Leuchtturm der Region und durch Zugehörigkeit zur 1. und 2. Bundesliga längst in der deutschlandweiten Wahrnehmung etabliert. Mit einem Jahresumsatz von rund 60 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2021/2022 ist der DSC Arminia ein mittelständisches Unternehmen: Rund 60 feste Mitarbeiter in der Geschäftsstelle, zahlreiche Teilzeitkräfte während der Saison. Ein Geschäftsbetrieb, der jährlich rund 600 Verträge verwalten und etwa 6.000 Rechnungen verarbeiten muss. Aufwand genug, um Effizienzgewinne zu suchen – und sukzessive nach interner Planung zu heben: „Wir haben festgestellt, dass wir uns mit Themen wie Vertrags- und Eingangsrechnungsmanagement länger befassen, als wir das müssten“, fasst Farid Rahmani von der Stabsstelle Unternehmensentwicklung und Projektmanagement bei der Arminia den Anstoß zum Projekt zusammen. Aber anstatt nur diese beiden Bereiche ins Auge zu fassen, setzte sich bei den Verantwortlichen schnell die Überzeugung durch, die Digitalisierung von internen Prozessen als Ganzes in Angriff zu nehmen.

Das Vorhaben wird seither wie nach Lehrbuch für erfolgreiche Digitalisierungsvorhaben umgesetzt: Die Geschäftsführung beauftragte intern das Projekt, um zunächst eine Bedarfsanalyse bei den relevanten Prozessen durchzuführen: „Mit Ceyoniq haben wir uns dafür nicht nur einen Digitalisierungspartner aus Bielefeld dazu geholt“, stellt Rahmani zufrieden fest. „Man hat auch zu jeder Zeit gespürt: Die brennen für Arminia.“ Ein Kickoff in der SchücoArena – unter derart spannenden Rahmenbedingungen arbeiten Consultants wie Klaudia Adamiec von Ceyoniq tatsächlich nicht jeden Tag: „Das war schon beeindruckend.“

Pünktlich, sauber, transparent abrechnen

Danach mussten die großen Emotionen aber hinter sachlichen Lösungen zurückstehen: Was bei Arminia bisher mithilfe von Ordnerstrukturen, Excel-Tabellen und Prozessbeschreibungen abgearbeitet wurde, musste zunächst in Anforderungen für ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) übersetzt werden. Das erste Teilziel, die Realisierung transparenter Rechnungsprozesse mit automatisierten Freigaben, wurde innerhalb nur weniger Wochen erreicht. Eingangsrechnungen werden nun digital verarbeitet und mit der nötigen Datenqualität ins System eingespeist.

„Hier können die Daten über eine DATEV-Anbindung direkt in die Buchhaltung übernommen und automatisch ausgelesen werden“, erläutert Klaudia Adamiec. „Bearbeiter können damit perspektivisch Auswertungen fahren, nach Beträgen oder Lieferanten suchen, sie klassifizieren und ab einer bestimmten Höhe automatisch an befugte Personen zur Zahlungsfreigabe übermitteln.“ Am Ende des verlässlich dokumentierten Freigabeprozesses bedarf es nur noch eines Klicks, um einen Beleg in den Zahlungslauf zu bringen – keine Frist wird mehr übersehen, keine Skonti mehr verschenkt.

Bedürfnisse erfüllen schafft den Mehrwert

Das Go-Live des Vertragsmanagements als zweiter Baustein steht unmittelbar bevor – Rahmani von der Stabsstelle Unternehmensentwicklung und Projektmanagement sieht dem Start entspannt entgegen: „Was ich bisher gesehen habe, stimmt uns sehr positiv.“ Künftig unterstützt nscale zuverlässig dabei, die Transparenz über Fristen und Laufzeiten zu optimieren. Perspektivisch ist darüber hinaus unter anderem ein Arminia-internes Wissensmanagement in Planung: Vom Organigramm bis zur Briefvorlage soll alles, was einmal im Haus erarbeitet, entwickelt und als bewährt erkannt wurde, auch im Haus und zudem leicht auffindbar bleiben – selbst wenn Bearbeiter wechseln oder das Unternehmen verlassen. „Das erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeiter und erspart uns doppelte Arbeit“, weiß Rahmani. „Man muss das Rad schließlich nicht jedes Mal neu erfinden.“

Wissen transparent im Unternehmen halten

Auch hierbei setzt der DSC auf nscale von Ceyoniq. Klaudia Adamiec sieht darin einen Beleg für den fortschrittlichen Ansatz der Arminia: „Es geht hier um mehr als ein paar DMS-Module – wir dürfen Teil der Digitalisierung interner Prozesse beim DSC sein.“ Das fordere sie zwar mehr in der Beratung, zahle sich für das Unternehmen am Ende aber aus. Davon ist auch Farid Rahmani überzeugt: „Es gibt immer unternehmensspezifische Stellschrauben, die man berücksichtigen muss, wenn es funktionieren soll. Das können Standardprodukte von der Stange nicht. Bisher konnten wir jeden Prozess genauso abbilden, wie wir uns das vorgestellt haben. Das schafft echten Mehrwert.“

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