Die effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern, auch über Abteilungen und Standorte hinweg, ist ein zunehmend wichtiger Faktor in der Wertschöpfung von Unternehmen. Kollaborationstools wie Slack oder Zoom haben die Art und Weise, wie hybride Teams zusammenarbeiten, revolutioniert – und gehören in den meisten Unternehmen mittlerweile zur unverzichtbaren Standardausstattung. Organisationen, die die Microsoft 365-Suite einsetzen, erhalten mit SharePoint und Teams gleich zwei Anwendungen für effektive Kollaboration. Welche Stärken die beiden Tools haben, wie sie sich ergänzen und warum die Integration mit einer modernen Informationsplattform wie nscale zusätzliche Potenziale von SharePoint und Teams nutzbar macht, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Was Teams kann
Anders als SharePoint ist Teams in erster Linie eine Echtzeit-Kommunikationssoftware, die es hybriden Teams erlaubt, effektiv miteinander zu kommunizieren und die Zusammenarbeit zu steuern.
Microsoft Teams enthält unter anderem die folgenden Funktionen:
- (Gruppen-)Chat
- Instant Messaging
- Videoanrufe und -konferenzen
- Webinare
- Teams-Räume
- Kollaborative Apps, zum Beispiel Live-Umfragen
- KI-Funktionen wie automatische Zusammenfassungen
- Orts-, zeit- sowie endgeräteunabhängige interne und externe Kommunikation
- Zugriff auf Microsoft 365-Anwendungen in der Teams-Oberfläche
- Verschlüsselte Kommunikation
- Konfigurierbare Benutzerrichtlinien
Was SharePoint auszeichnet
Microsoft SharePoint ist eine Plattform, die verschiedene Tools für Dokumentenverwaltung und Prozessmanagement beinhaltet, aber auch Dienste für Zusammenarbeit. Im Gegensatz zu Teams legt SharePoint den Fokus jedoch auf das gemeinsame Bearbeiten und Teilen sowie die Bereitstellung von Dokumenten.
Microsoft SharePoint enthält unter anderem die folgenden Funktionen:
- Zentrale und strukturierte Ablage, Verwaltung und Freigabe von Dokumenten
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Protokollierung von Dateiaktionen
- Verschlüsselte Daten
- Konfigurierbare Zugriffs- und Freigaberechte
- Strukturierung von Dokumenten durch Listen und Bibliotheken
- Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Informationen
- Projekt- und Task-Management
- Erstellung von Startseiten, Team-Websites, Intranet und Extranet
- Orts-, zeit- sowie endgeräteunabhängige interne und Kommunikation
- Zugriff auf Microsoft 365-Anwendungen in der SharePoint-Oberfläche
- Individualisierbare und personalisierbare Benutzeroberfläche
Dokumentenverwaltung mit SharePoint und Teams per DMS
Auch wenn SharePoint und Teams leistungsstarke Anwendungen sind, die umfangreiche Kollaborationsmöglichkeiten sowie einfache Dokumentenmanagement-Funktionen bieten: Die Integration mit einem vollumfänglichen DMS wie nscale macht die Tools noch leistungsfähiger. Denn sobald beispielsweise Workflows komplexer oder business-relevanter werden, Drittanwendungen angeschlossen werden müssen, GoBD-konform archiviert werden muss oder Unternehmen spezifische Funktionalitäten benötigen, kann SharePoint an seine Grenzen stoßen. Und diese lassen sich oft nur durch manuelle Aufwände, den Zukauf weiterer Software oder selbst programmierte Anwendungen auflösen – was zum Anwachsen der Schatten-IT und zu Insellösungen führen kann.
Moderne Informationsmanagementsysteme wie nscale sind in der Lage, sämtliche Anforderungen an die effiziente Verwaltung von Dokumenten zu erfüllen. Das betrifft etwa die Integration von Drittsoftware, ein umfangreiches Prozessmanagement oder die rechts- und revisionssichere Archivierung von Dokumenten.
Die Ansichten von SharePoint und Teams – maximale Transparenz und Übersicht
Unternehmen, die auf nscale als zentrale Plattform für das Dokumenten- und Informationsmanagement setzen und SharePoint sowie Teams integrieren, profitieren von zahlreichen Vorteilen. So können Mitarbeiter in ihrer gewohnten Microsoft-Umgebung systemübergreifend und ohne Medienbrüche (zusammen-)arbeiten und dabei sämtliche Funktionalitäten von nscale nutzen. Gleichzeitig haben sie dank der übersichtlichen Darstellung der durch nscale strukturierten Daten stets den Überblick über projekt- und prozessrelevante Informationen – ohne dabei zwischen Anwendungen wechseln zu müssen. So ist zu jeder Zeit Transparenz gegeben sowie die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen auf Basis der bereitgestellten Informationen zu treffen.
Szenarien in der Anwendung von SharePoint und Teams
Egal ob in einem Unternehmen ein Event organisiert, die interne Kommunikation verbessert oder neue Angestellte eingearbeitet werden sollen: Überall dort, wo Mitarbeiter miteinander kommunizieren, sich gegenseitig Informationen bereitstellen und gemeinsam Aufgaben erledigen, wird schnell deutlich, wie leistungsfähig die Kombination von SharePoint und Teams ist.
Sehen wir uns dazu einen konkreten Anwendungsfall an: Ein internationales Unternehmen hat ein neues Produkt entwickelt und möchte dieses auf den Markt bringen. An dem Projekt sind zahlreiche Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern – und verschiedenen Zeitzonen – beteiligt, die zudem in unterschiedlichen Unternehmensbereichen arbeiten: etwa im Produktmanagement oder im Vertrieb. Ein solch komplexes Projekt erfordert eine gute Kommunikation und Organisation. Schließlich muss jeder Projektbeteiligte zu jedem Zeitpunkt über alle für ihn relevanten Informationen verfügen und Zugriff auf die verschiedensten Dokumente haben, die meist aus zahlreichen Anwendungen stammen.
Eine effiziente Lösung mit SharePoint und Teams könnte so aussehen: Der Projektleiter legt in Teams ein Projekt-Team an, dem alle beteiligten Mitarbeiter angehören. Außerdem fügt er spezielle Kanäle für einzelne Aufgabenbereiche hinzu, die nur die betroffenen Mitarbeiter sehen können. Durch das Verteilen von Zugriffs- und Freigaberechten kann der Projektleiter die Kommunikationsmöglichkeiten in Teams passgenau konfigurieren. Zusätzlich erstellt er eine Projekt-Website, die sämtliche relevante Dokumente zentral bereitstellt und das gemeinsame Bearbeiten ermöglicht. Dabei können die Teammitglieder die Projekt-Website individualisieren, sodass sie jederzeit genau die Informationen sehen, die für ihre Aufgabe relevant sind. Im Ergebnis stehen allen Prozessbeteiligten umfangreiche Kommunikationsmöglichkeiten sowie sämtliche projektbezogenen Dokumente zur Verfügung – ohne dass sie ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen müssen.
Wettbewerbsvorteile durch Verknüpfung von SharePoint und Teams mit einem DMS
Unternehmen, die auf die Kombination von nscale, SharePoint und Teams setzen, profitieren von erheblichen Ressourceneinsparungen. So sind die beiden Microsoft-Anwendungen in den meisten Microsoft 365-Unternehmensplänen ohnehin enthalten und können ohne Zusatzkosten genutzt werden. Im Zusammenspiel mit nscale können Unternehmen ihre internen Prozesse zudem vollständig digitalisieren und automatisieren und Medienbrüche eliminieren. Ressourcenintensive analoge Workflows wie das Übertragen von Dokumenten von einer Anwendung in die andere, Papier- und Druckkosten sowie lange Durchlaufzeiten und Suchvorgänge entfallen komplett. Dank der hohen Standardisierung von SharePoint und Teams entstehen zudem nur geringe Wartungsaufwände. Das Ergebnis sind schlanke Prozesse und deutlich geringere Kosten in der Administration der IT-Infrastruktur.
Die Vorteile von SharePoint und Teams
- Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
- Echtzeit-Synchronisierung von Dokumenten
- Hohes Sicherheitslevel in Kommunikation und Dokumentenverwaltung
- Arbeiten in der gewohnten Umgebung
- Orts-, zeit- und endgeräteunabhängiger Zugriff und Bearbeitung von Dokumenten
- Zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten bei gleichzeitiger hoher Standardisierung
- Erhöhte Produktivität
- Hohe Transparenz und Übersichtlichkeit
- Medienbruchfreie und automatisierte Workflows
- Skalierbarkeit von Softwareumfang und -funktionalitäten
- Digitale Arbeitsumgebung
Einfache Integration in das DMS – Dokumentenmanagement mit SharePoint und Teams im Digital Workplace
Ein IT-System ist dann besonders effektiv, wenn jede Einzelanwendung genau die Aufgaben übernimmt, die sie am besten kann. nscale verfügt über zahlreiche standardisierte und zertifizierte Schnittstellen, um SharePoint und Teams sowie Drittlösungen reibungslos zu integrieren. Sollte einmal zusätzlicher Programmieraufwand vonnöten sein, gelingt dieser dank Low-Code/ No-Code-Ansatz ressourcenschonend und in kurzer Zeit– auch für Mitarbeiter mit keinen oder nur geringen Programmierkenntnissen. Als erfahrener Digitalisierungspartner unterstützen wir Sie und Ihr Unternehmen bei der Integration von SharePoint und Teams mit unserer Informationsplattform nscale.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
