Die Eingangsrechnungsverarbeitung: Ein Prozess, der in jedem Unternehmen täglich Ressourcen bindet. Läuft der Workflow papierbasiert ab, verschlingt er unnötig viel Zeit und birgt ein hohes Fehlerpotential. Doch nicht nur das: Diese fünf Gründe sprechen für ein digitales Invoice Management.
Lange Durchlaufzeiten, verpasste Zahlungsfristen und eingeschränkte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Partnern: Wo Effizienz und Transparenz in der Eingangsrechnungsverarbeitung fehlen, entstehen schnell Probleme. Mit einer digitalen Lösung profitieren Unternehmen insbesondere in den folgenden Bereichen von Vorteilen:
- Kosten
- Zeit
- Transparenz
- Fehleranfälligkeit
- Compliance
Doch wie genau beeinflusst ein digitales Invoice Management diese unterschiedlichen Aspekte positiv?
Kosten sparen leicht gemacht
Bis zu 80 Prozent: So hoch ist das Einsparpotential, das Studien zufolge mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung realisierbar ist. Dabei werden die Rechnungen automatisiert erkannt und zentral abgelegt. So stehen sie ohne Verzögerung zur weiteren Bearbeitung bereit. Automatisiert wird ein Workflow angestoßen, der den Mitarbeiter durch die nötigen Arbeitsschritte begleitet. Das Verpassen von Fristen, was zu Mahngebühren führen kann, ist nahezu ausgeschlossen.
Stattdessen können die Rechnungskosten sogar verringert werden, indem Skonto-Vorteile genutzt werden. Diese gehen bei einer manuellen Bearbeitung leicht verloren, da die Rechnung durch zahlreiche Hände geht, bis es zur Zahlung kommt. Durch die so entstehenden langen Durchlaufzeiten sind die Skontovorteile in vielen Fällen nicht mehr einlösbar.
Ein weiteres Problem bei papierbasierten Prozessen: Durch die hohe Anzahl eingehender Rechnungen und das Ausdrucken derselben entstehen wahre Papiermassen. Dafür braucht es große Lagerflächen. Mit einer digitalen Lösung können Unternehmen Kosten für das Drucken, Kopieren sowie die Lagerfläche sparen.
Hinzu kommen Ersparnisse im Bereich Personal. Iterative Routineaufgaben sind mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden, der Zeit kostet. Durch die Automatisierung dieser Arbeitsgänge können die vorhandenen Personalressourcen gewinnbringender eingesetzt werden. Zudem ist für einige Aufgaben weniger Personal nötig, was sich positiv auf die Personalkosten auswirkt, die in Unternehmen einen großen Teil der Kostenrechnung ausmachen.
Schnellere Durchlaufzeiten durch strukturiertere Arbeitsabläufe
Eng mit den Kosten verbunden ist der Faktor Zeit. Jeden Tag gehen in einem Unternehmen viele Rechnungen ein. Sie alle müssen ohne eine digitale Lösung manuell gesichtet und sortiert werden. Anschließend müssen sie zu dem für die Prüfung verantwortlichen Mitarbeiter gelangen. Ist die Rechnung angekommen, folgt eine zeitaufwändige Suche nach entscheidenden Dokumenten wie den Bestellunterlagen oder dem Lieferschein. Erst danach kommt es zur Freigabe.
Doch damit ist die Rechnung nicht bezahlt. Wieder wird das Dokument auf die Reise geschickt, bis es bei dem Mitarbeiter liegt, der die Bezahlung vornimmt. Dafür müssen die im Dokument angegebenen Kopf- und Positionsdaten für die Buchung mühsam übertragen werden, bevor die Zahlung erfolgt.
Die Zeitersparnis durch eine digitale Lösung ist hoch. So fallen sämtliche Liegezeiten weg und eine Information ist sofort zentral abgelegt. Das lange Suchen nach wichtigen Zusatzinformationen gehört der Vergangenheit an, denn durch die zentrale Bündelung aller Informationen stehen die entscheidenden Dokumente immer zur Verfügung. Entsprechend schnell kann die Zahlung in Auftrag gegeben werden. Dabei müssen die Daten nicht händisch übertragen werden. Mit einem entsprechenden Drittsystem wie beispielsweise SAP oder DATEV erfolgen Buchung und Zahlung schnell und sicher.
Transparenz sorgt für reibungslose Prozesse
Ein weiterer wichtiger Vorteil von digitalem Invoice Management ist die Transparenz. Nicht nur der Zugriff auf ein Dokument muss möglich, sondern auch der Bearbeitungsstand ersichtlich sein. Nur so ist jedem Mitarbeiter stets klar, wie aktuell ein Dokument ist und wie weit die Bearbeitung vorangeschritten ist. Dadurch kann die Weiterverarbeitung unmittelbar starten. Ebenso ist in Echtzeit erkennbar, ob eine Zahlung getätigt ist oder gerade zeitgleich abläuft. Dies bietet nur eine digitale Lösung.
Bei papierbasierten Prozessen hingegen ist keine Transparenz gegeben. Der Anruf eines Lieferanten, der eine Frage zu seiner Rechnung stellt, wird zu einem nervenaufreibenden Problem, für den Mitarbeiter ebenso wie für Lieferanten und Partner. Denn ohne lange Suche kann der Mitarbeiter keine Anfrage beantworten. Mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung hingegen ist jederzeit eine optimale Auskunftsfähigkeit gewährleistet.
Geringe Fehleranfälligkeit, zufriedene Lieferanten
Schlechte Auskunftsfähigkeit hinterlässt einen negativen Eindruck bei Geschäftspartnern, Fehler umso mehr. Denn das Unternehmen wirkt schnell unprofessionell. Doch bei manueller Rechnungsverarbeitung sind Fehler kaum zu verhindern. Verzögerte Prozesse und verloren gegangene Dokumente sind große Fehlerquellen. Gerade diese schließt ein digitales Invoice Management aus. Einmal eingelesene Dokumente können schnell gefunden werden.
Eine weitere Fehlerquelle liegt in der Übertragung von Kopf- und Positionsdaten beim Buchungs- und Bezahlvorgang. Schon ein falsches Zeichen führt dazu, dass Rechnungssummen nicht ankommen oder falsche Kostenstellen belastet werden. Eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung macht dieser manuellen Übertragung ein Ende und schließt damit fehlerhafte Zahlungen aus. Dabei hilft ein Scanner in Verbindung mit einer künstlichen Zeichenerkennung, also einer Optical Character Recognition (OCR). Diese ist in der Lage, die Informationen aus dem Dokument zu lesen und für den weiteren Prozess zur Verfügung zu stellen. Auf dieser Datenbasis können dann regelbasiert weitere Informationen ergänzt werden und Workflows automatisiert ablaufen.
Compliance-Anforderungen gerecht werden
Ein großes Problem für viele Unternehmen sind die vielfältigen Compliance-Anforderungen, die mit dem Rechnungswesen verbunden sind. Auf gesetzlicher Ebene gibt es zahlreiche Richtlinien, die beim Umgang mit Eingangsrechnungen beachtet werden müssen:
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
- Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
- Umsatzsteuergesetz (UstG)
- Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB)
- Abgabenordnung (AO)
Diese Richtlinien schreiben für Dokumente unter anderem fest definierte Aufbewahrungs- und Löschfristen vor. Den komplexen Anforderungen mit einer papierbasierten Aktenführung zu entsprechen, ist praktisch unmöglich. Mit einer digitalen Lösung hingegen wird die revisionssichere Archivierung automatisiert sichergestellt.
Die Rechnungen werden nach deren Bearbeitung rechtssicher archiviert, sodass sie beweiskräftig sind. Dies ist beispielsweise für Steuerprüfungen entscheidend. Der Zugriff obliegt dabei nur verantwortlichen Mitarbeitern. Dabei muss darauf geachtet werden, dass die Archivierung den Compliance-Vorgaben entspricht, was ohne eine digitale Lösung kaum möglich ist.
Anders mit einer digitalen Lösung, bei der Daten DSGVO-konform verarbeitet werden. Dazu gehört auch die Einhaltung von Löschfristen. Sobald Daten nach den geltenden rechtlichen Vorgaben nicht länger aufbewahrt werden müssen, läuft das Löschen automatisiert ab. Somit sorgt die Lösung für eine strukturierte und vor allem sichere Archivierung.
Fazit
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Mit einer digitalen Lösung für das Invoice Management werden Kosten und Zeit gespart, während gleichzeitig Fehler oder Verstöße gegen Compliance-Anforderungen vermieden werden. Das schafft Sicherheit und die Möglichkeit, sich intensiver um die Kernaufgaben zu kümmern. Mit einer flexiblen und skalierbaren Lösung können Unternehmen Transparenz in den eigenen Prozessen schaffen und dadurch im Wettbewerb bestehen.
