nscale – Das effiziente Workflow Management System
Workflow Management optimiert und automatisiert Arbeitsabläufe für mehr Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Mit nscale und der Process Automation Platform (PAP) werden Prozesse digital gesteuert, klar definiert und vollständig integriert abgebildet. Das Workflow Management System verwaltet alle Schritte zentral, dokumentiert sie digital und führt sie automatisiert aus. Das Ergebnis sind schnellere Abläufe, weniger Fehler, geringere Kosten und eine deutlich höhere Produktivität.
Was ist Workflow-Management? Definition und Bedeutung für Unternehmen
Workflow Management umfasst die strukturierte Planung, Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen. Ziel ist es, Prozesse effizient, transparent und fehlerarm zu gestalten und sie jederzeit reibungslos zu steuern. Durch die klare Koordination von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ressourcen sowie den Einsatz einer modernen Workflow-Management-Software werden Abläufe digitalisiert, automatisiert und analysiert.
Für Unternehmen entstehen dadurch standardisierte und deutlich schnellere Prozesse, eine verbesserte Zusammenarbeit sowie ein produktiveres Arbeiten. Ein strukturiertes Workflow Management bildet zudem die Grundlage für leistungsfähige digitale Geschäftsprozesse und ein ganzheitliches Business Process Management (BPM). Es reduziert Schnittstellen, erhöht den Automatisierungsgrad und schafft die Basis für eine kontinuierliche Prozessoptimierung.
Ganzheitliches Workflow Management mit nscale
Wie stark der Nutzen eines leistungsfähigen Workflow-Management-Systems in der Praxis ist, zeigt das Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung – einem zentralen Geschäftsprozess vieler Unternehmen. In zahlreichen Organisationen läuft dieser Ablauf immer noch papierbasiert und manuell ab. Das führt zu zeitlichen Verzögerungen, fehleranfälligen Bearbeitungsschritten, verpassten Skontofristen oder sogar zu verlorenen Dokumenten.
Mit nscale lässt sich die Eingangsrechnungsverarbeitung in nur vier Schritten vollständig digital und effizient abbilden:
Rechnungseingang
Der Rechnungseingang erfolgt per Post, E-Mail oder als E-Rechnung. Anschließend wird automatisch der entsprechende Workflow angestoßen.
Automatisierte Erkennung der wesentlichen Informationen
Eine automatisierte Erkennung liest alle relevanten Informationen aus der digitalen oder eingescannten Rechnung aus und ordnet sie unmittelbar der passenden elektronischen Lieferanten- oder Bestellakte zu. Der zuständige Mitarbeitende erhält automatisch eine Benachrichtigung und kann direkt mit der Prüfung beginnen.
Anstoßen des Freigabeprozesses
Die sachliche Rechnungsprüfung ist ein zentraler Schritt im Business Workflow. Sie stellt sicher, dass alle Rechnungen sorgfältig geprüft werden. Anschließend wird der Freigabeprozess automatisch ausgelöst.
Das Dokument wird an die verantwortlichen Mitarbeitenden weitergeleitet, während der Status jederzeit transparent und nachvollziehbar bleibt. So können alle Beteiligten den Fortschritt des Workflows jederzeit einsehen.
Übergabe in das ERP-System
Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung erfolgt die Übergabe der Rechnung in das Fibu- bzw. ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle relevanten Daten vollständig und korrekt als Buchungsvorschlag übermittelt werden. Durch die nahtlose Integration wird der Zahlungslauf angestoßen und die Rechnung für die automatische Ausführung der Zahlung vorbereitet.
Das führt zu fristgerechten und effizienten Zahlungen, verbesserter Liquiditätsplanung und einem optimalen End-to-End-Geschäftsprozess.
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Workflow Management spart Zeit und Geld
Mit nscale bleiben Ihre Prozesse immer im Fluss Schlecht koordinierte Aufgaben, fehlerhafte Übergabeschnittstellen, mangelhafte Prozesse – all dies führt in vielen Unternehmen zu unnötigen Kosten, verschwendeter Arbeitszeit und unzufriedenen Teams. Dabei können Sie durch ein professionelles Workflow Management in Kombination…
Software Vermeidung von Medienbrüchen durch Prozessautomatisierung
Bei der Digitalisierung von Workflows stehen Unternehmen vor der Herausforderung, eine stetig wachsende Menge an Informationen sinnvoll zu nutzen – besonders dann, wenn immer mehr Abteilungen beteiligt sind. Werden mehrere Anwendungen in einem Prozess genutzt, entstehen Medienbrüche, die das analoge Prozessmanagement zusätzlich erschweren.
Eine effektive Lösung bietet die Automatisierung von Abläufen durch spezialisierte Workflow-Management-Systeme, die Arbeitsschritte ohne manuelle Eingriffe ausführen.
Effiziente Gestaltung von Workflows mit der nscale Workflow Management Software
Ad-hoc-Workflows
Innerhalb der Workflow Management-Software lassen sich mit der Umlaufmappe – einem flexiblen Ad-hoc-Workflow –individuelle Freigabeprozesse für Protokolle, Verträge oder Arbeitsanweisungen einfach erstellen und im gesamten Unternehmen bereitstellen. Ein Ad-hoc-Workflow dient dabei der spontanen Bearbeitung unvorhergesehener oder einmaliger Aufgaben.
Alle berechtigten Anwenderinnen und Anwender arbeiten zentral im nscale Workflow-Management-System, haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Dokumentversionen und finden alle zugehörigen Informationen – wie Termine, Bestellungen oder Ansprechpartner – direkt in der strukturierten Akte.
Prozessmodellierung
Neben der Workflow-Automatisierung ermöglicht die nscale Process Automation Platform (PAP) eine zentrale, visuelle und standardisierte Prozessmodellierung. Sie unterstützt Fachbereiche und IT optimal bei der Gestaltung und Optimierung digitaler Workflows. Basis der Plattform inklusive Workflow Engine und Modeler ist der internationale Standard „Business Process Model and Notation“ (BPMN).
Hohe Konfigurationsstandards, zahlreiche Standard-Workflows und ein Low-Code-Ansatz erleichtern die Umsetzung selbst komplexer Abläufe – ganz ohne Programmierkenntnisse. Prozessbausteine ermöglichen auch technisch weniger erfahrenen Personen die intuitive Modellierung. Klare Layouts und eine übersichtliche Benutzerführung sorgen dafür, dass Prozessschritte schnell und zuverlässig erledigt werden.
Der nscale PAP Modeler verbindet Technik und Visualisierung in einem intuitiven Tool. Die Modellierung erfolgt auf Basis von BPMN per Drag & Drop. Entscheidungsregeln werden nach dem DMN-Standard (Decision Model and Notation) hinterlegt und ermöglichen so die präzise Dokumentation komplexer Entscheidungen. Dank dieser durchdachten Lösung können Mitarbeitende mit und ohne IT-Skills problemlos zusammenarbeiten und unternehmenskritische Workflows ohne großen Aufwand gemeinsam modellieren.
Prozessautomatisierung
Für regelbasierte Abläufe und ein umfassendes Business Workflow Management steht die nscale Process Automation Platform (PAP) zur Verfügung. Damit lassen sich sowohl dokumentenbasierte als auch dokumentenunabhängige individuelle Workflows erstellen.
Der nscale Workflow übernimmt die Automatisierung sämtlicher Geschäftsprozesse – vom Posteingang über Rechnungsworkflows bis hin zu komplexeren Abläufen.
Ihre Vorteile durch das nscale Workflow Management System
Der größte Vorteil des nscale Workflow-Management-Systems ist die erhebliche Zeitersparnis, die durch die Digitalisierung von Prozessen entsteht. Teams profitieren von weniger manuellen Aufgaben, reduzierten Fehlerquoten und Einsparpotenzialen, z.B. durch die konsequente Nutzung von Skonti.
Durch die Kombination aus strukturierten Akten, individueller Workflow-Modellierung und einem echten Business Workflow Management entsteht eine Lösung, die jederzeit alle relevanten Dokumente und Informationen bereitstellt, die während eines Prozesses gebraucht werden. Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen gewährleisten einen zügigen Arbeitsablauf, während die Visualisierung der Workflows und der transparente Status des Vorgangs für klare Übersicht sorgen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis durch digitale, medienbruchfreie Prozesse
- Zentrale Bereitstellung aller Informationen in den Prozessen
- Index- und Volltextsuche nach Kunden, Lieferanten, Bestellungen, etc.
- Verbesserte Auskunftsfähigkeit
- Revisionssichere Archivierung
- Transparenz und Sicherheit in den Prozessen
Warum nscale die richtige Workflow Management Software ist
- Mehr Effizienz durch klar strukturierte Arbeitsabläufe und verkürzte Durchlaufzeiten
- Leistungsstarke Workflow-Modellierung und -Visualisierung
- Geringere Kosten und weniger Fehler durch automatisierte Prozessschritte
- Einhaltung rechtlicher Vorgaben und Compliance-Standards
- Entlastung durch weniger Routineaufgaben
- Transparente Bearbeitungsstände und zentrale Ablage aller Informationen
- Zuverlässige Auskunftsfähigkeit in allen Prozessen
FAQ
Was ist Workflow Management?
Workflow Management steuert, optimiert und automatisiert Arbeitsabläufe, um Prozesse effizient, transparent und fehlerarm zu gestalten. Es bildet die Grundlage für digitale, integrierte Geschäftsprozesse, steigert Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit und ermöglicht Unternehmen, ihre Abläufe kontinuierlich zu verbessern.
Welche Bedeutung hat Workflow Management für Unternehmen?
Workflow Management sorgt für klar definierte, effiziente und transparente Prozesse. Es reduziert Fehler, nutzt Ressourcen optimal, verbessert die Zusammenarbeit und steigert die Produktivität aller beteiligten Personen – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebungen.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow Management und einem Workflow Management System?
Workflow Management beschreibt die konzeptionelle Planung, Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Ein Workflow-Management-System hingegen bildet diese Prozesse digital ab, automatisiert sie und überwacht ihre Ausführung – wie es nscale tut.
Welche Vorteile bietet ein Workflow Management System?
Workflow-Management-Systeme sorgen für Automatisierung und Standardisierung von Arbeitsschritten innerhalb eines Unternehmens, machen Arbeitsabläufe schneller, transparenter und weniger fehleranfällig und verbessern die Nachverfolgbarkeit. Sie sorgen für Kostenreduktion und optimierte Zusammenarbeit, ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit von Aufgaben und tragen so zur Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und Prozessoptimierung im Unternehmen bei.
Was macht eine Workflow Management Software aus?
Eine Workflow-Management-Software unterstützt die Planung, Automatisierung und Überwachung von Geschäftsprozessen durch eine digitale Abbildung aller Aufgaben, Zuständigkeiten und Abläufe. Sie bietet Funktionen wie Prozessmodellierung, Aufgabenverteilung, Fortschrittskontrolle und Analyse, um Effizienz und Transparenz im Unternehmen nachhaltig zu steigern.
Für wen eignet sich Workflow Management Software?
Workflow-Management-Systeme eignen sich für Unternehmen jeder Größe, die ihre Abläufe strukturieren, digitalisieren und effizienter gestalten möchten. Besonders Organisationen mit wiederkehrenden oder komplexen Prozessen profitieren durch mehr Transparenz, bessere Koordination und nahtlose Zusammenarbeit
Welche Rolle spielt nscale im Workflow Management?
Das nscale Workflow-Management-System digitalisiert und automatisiert Geschäftsprozesse, wodurch Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und Skontovorteile besser nutzen können. Durch zentrale Informationsbereitstellung, transparente Prozessdarstellung und revisionssichere Archivierung werden Abläufe effizienter und die Auskunftsfähigkeit deutlich verbessert.
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