Viele Potenziale in automatisierten digitalen Prozessen
Prozesse spielen eine essenzielle Rolle im Geschäfts- und Verwaltungsalltag von Unternehmen und Behörden. Quasi jede Aktion – ob Bestellung, Angebotserstellung, eine eingehende Rechnung oder ein Vertragsabschluss – löst einen oder mehrere Workflows aus, an denen mehrere Personen, Abteilungen oder sogar Standorte sowie Externe beteiligt sein können. Eine Standardlösung existiert in den wenigsten Fällen: Zu individuell ist jede Organisation, zu unterschiedlich sind die Anforderungen an das Prozessmanagement.
Eines gilt jedoch überall: Die Digitalisierung von Prozessen und die damit einhergehende Möglichkeit der Prozessautomatisierung bietet zahlreiche Mehrwerte und erlaubt es Mitarbeitenden, „einfach zu arbeiten“ – während das Unternehmen bzw. die Behörde bares Geld spart.
Ein Beispiel: Die manuelle Bearbeitung einer eingehenden Rechnung kostet zwischen 14 und 20 Euro. Bei einem automatisierten digitalen Rechnungseingangsprozess sinken diese Kosten auf 5 bis 7 Euro. Alleine hier liegt erhebliches Einsparpotenzial, bedenkt man, wie viele Rechnungen Organisationen tagtäglich bearbeiten.
Digitale Prozesse als Basis der Automatisierung
Die Kostenersparnis ist jedoch bei Weitem nicht der einzige Mehrwert digitaler Prozesse. Vielmehr sind sie die Grundlage für eine unternehmensübergreifende Automatisierung von Geschäfts- und Verwaltungsaufgaben. Darüber hinaus weisen sie zahlreiche weitere Vorteile gegenüber analogen Prozessen auf:
- Sie reduzieren Fehler auf ein Minimum, sind ressourceneffizient, transparent, medienbruchfrei und rechts- sowie revisionssicher.
- Sie ermöglichen schnelles und einfaches Suchen und Finden von Informationen, was eine erhöhte Übersicht und Auskunftsfähigkeit zur Folge hat.
- Sie befreien Mitarbeitenden von wiederkehrenden Routineaufgaben, sodass diese „einfach arbeiten“ können.
- Zudem machen es gesetzliche Regelungen – Stichwort: E-Rechnungspflicht – quasi unmöglich, bestimmte Prozesse analog zu organisieren.
Automatisierte digitale Prozesse – aber wie?
Organisationen, die ihre Prozesslandschaft digitalisieren möchten, stehen zunächst vor einigen Fragen: Welche Prozesse lassen sich digital organisieren? Lohnt sich das für alle Workflows? Und worauf liegt die Priorität?
Grundsätzlich sind sowohl vollautomatische Prozesse digitalisierbar als auch solche, die einen oder mehrere menschliche Akteure involvieren – etwa das Eingangsrechnungsmanagement, das bei Prozessschritten wie der Kontierung oder Freigabe manuelle Interkationen erfordert.
Alles zu digitalisieren, ist aufgrund der schieren Anzahl der Prozesse, der eingesetzten Systeme und Anwendungen sowie den oft vielen Prozessbeteiligten fast unmöglich und auch nicht immer sinnvoll. Es hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:
- Prozesslandkarte erstellen: Beim sogenannten „Process Mining“ werden sämtliche Workflows in der Organisation dokumentiert.
- Identifikation von Prozessen, deren Digitalisierung die größten Mehrwerte erzeugt: Workflows, die auf Regeln und Standards basieren und über eine hochwertige Datenbasis verfügen, lassen sich in der Regel gut digitalisieren und schaffen Entlastung für die Mitarbeiter. Beispiel: Die Verschlagwortung von Dokumenten ist einfach automatisierbar und bildet die Basis für weitere Prozesse, etwa automatische Zuweisungen an den passenden Bearbeiter.
- Priorisierung und Automatisierung: Workflows werden nach Wichtigkeit priorisiert und anschließend mithilfe eines Prozessmanagement-Tools modelliert und automatisiert.
- Automatisierte digitale Prozesse konsequent monitoren und evaluieren.
Unternehmen sollten dabei stets im Hinterkopf behalten, ihre Mitarbeitenden mit ins Boot zu holen. Schließlich ist Digitalisierung und Automatisierung kein Selbstzweck, sondern soll konkrete Mehrwerte erzeugen – unter anderem eine Entlastung der Mitarbeitenden von ineffizienten und unproduktiven Aufgaben.
Effizientes Prozessmanagement mit nscale PAP
Ein intuitiv zu bedienendes, leistungsstarkes Prozessmanagement Tool ist für die Modellierung automatisierter digitaler Prozesse unerlässlich. In unserer Informationsplattform nscale ist mit der nscale Process Automation Platform (PAP) ein solches Tool enthalten. Es ermöglicht nicht nur eine visuelle Prozessmodellierung auf Basis der international anerkannten Standards BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) und DMN 1.4 (Decision Model and Notation), sondern fungiert darüber hinaus auch als Zentrale für ein effizientes Prozessmanagement.
Durch die vollumfängliche Integration in nscale kann nscale PAP unter anderem Berechtigungen, Rollen, Layouts und Masken aus der zentralen Informationsplattform übernehmen, der Anschluss von Drittsystemen erfolgt über standardisierte sowie individuelle Schnittstellen. Dank No-code/Low-code-Ansatz und vorkonfigurierter Standard-Workflows sind auch Mitarbeitende ohne tiefergehende Programmierkenntnisse in der Lage, mit nscale PAP intuitiv unternehmensübergreifende, digitale Prozesse zu visualisieren, zu modellieren und zu optimieren – bis hin zur vollständigen Automatisierung.
Einfach arbeiten
Automatisierte digitale Workflows sorgen für einen erheblichen Effizienzgewinn im Geschäfts- und Verwaltungsalltag, indem sie Arbeitsabläufe strukturieren und Bearbeitungszeiten wesentlich reduzieren – bei gleichzeitiger maximaler Fehlerreduktion, Ressourceneffizienz, Transparenz sowie Konformität mit rechtlichen Bestimmungen und Compliance-Vorgaben. Und nicht zuletzt entlasten sie die Mitarbeitenden von zeit- und nervenraubenden Routineaufgaben – damit sie „einfach arbeiten“ können.
