Mehr als E-Rechnung:
Digitalisieren Sie Ihren gesamten Rechnungsprozess.
Von der E-Rechnungspflicht bis zur automatisierten Rechnungsverarbeitung: Mit nscale eHub empfangen, verarbeiten, versenden und archivieren Sie E-Rechnungen rechtskonform – unabhängig von Format oder Übertragungsweg.
E-Rechnungen digital verwalten – vom Rechnungseingang bis zum rechtskonformen Versand
Die Einführung der E-Rechnungspflicht verändert die Rechnungsverarbeitung in Unternehmen nachhaltig. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung wird anschließend schrittweise eingeführt: Übergangsregelungen gelten noch bis Ende 2026 beziehungsweise für bestimmte Unternehmen bis Ende 2027. Ab 2028 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Unternehmen sollten ihre Rechnungsprozesse daher frühzeitig digitalisieren und zukunftssicher aufstellen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Effizienz, Transparenz und die Integration digitaler Prozesse in bestehende IT- und ERP-Systeme.
Mit den Lösungen nscale IM und nscale eHub digitalisieren Sie Ihren gesamten E-Rechnungsprozess – von der automatisierten Verarbeitung eingehender Rechnungen über intelligente Prüf- und Freigabeworkflows bis hin zum rechtskonformen Versand und der revisionssicheren Archivierung. Dabei werden strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ebenso unterstützt wie unterschiedliche Übertragungswege, beispielsweise per Peppol, E-Mail oder EDI.
Statt einzelne Prozessschritte isoliert zu betrachten, bietet nscale eine durchgängige End-to-End-Lösung für den Rechnungseingang und Rechnungsausgang. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung, sondern reduzieren manuelle Aufwände, beschleunigen Freigabeprozesse und schaffen die Grundlage für eine zukunftssichere, digitale Rechnungsverarbeitung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu einer klassischen PDF-Rechnung können die enthaltenen Daten direkt von Softwarelösungen ausgelesen, geprüft und ohne manuelle Dateneingabe weiterverarbeitet werden.
In Deutschland erfüllen insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.1) die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und gelten damit als rechtskonforme E-Rechnungsformate. Unternehmen können diese Formate nutzen, um Rechnungen sicher, standardisiert und effizient mit Geschäftspartnern sowie öffentlichen Auftraggebern auszutauschen.
Der entscheidende Unterschied liegt jedoch nicht im Dateiformat, sondern im Prozess. Eine moderne E-Rechnung bildet die Grundlage für eine vollständig digitale Rechnungsverarbeitung – vom Empfang über die automatische Validierung und den Freigabeworkflow bis hin zur Übergabe an das ERP-System und der revisionssicheren Archivierung. Dadurch lassen sich Bearbeitungszeiten verkürzen, Fehler reduzieren und gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllen.
Der gesamte E-Rechnungsprozess –
vom Eingang bis zum Versand
Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als die Umstellung auf ein neues Rechnungsformat. Erst ein durchgängiger digitaler Prozess sorgt dafür, dass Unternehmen das volle Potenzial elektronischer Rechnungen ausschöpfen. Vom Eingang über die Prüfung bis zum Versand greifen alle Prozessschritte nahtlos ineinander und schaffen die Grundlage für eine effiziente, sichere und gesetzeskonforme Rechnungsverarbeitung.
In der Praxis erreichen E-Rechnungen Unternehmen über unterschiedliche Kanäle – beispielsweise per E-Mail, über das PEPPOL-Netzwerk, per EDI oder direkt aus einem ERP-System. Eine moderne Lösung führt diese Eingangskanäle zentral zusammen, validiert die Rechnungsdaten und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllt werden.
Im nächsten Schritt werden die Rechnungsdaten automatisiert ausgelesen und in den digitalen Rechnungsworkflow übernommen. Bestellabgleiche, Freigaben und Genehmigungsprozesse erfolgen digital und können flexibel an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Rechnungen an das ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem übergeben und anschließend revisionssicher archiviert. Auch der Versand ausgehender E-Rechnungen lässt sich über denselben Prozess standardisiert und rechtskonform abwickeln.
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Digitale Freigabeworkflows für mehr Transparenz und Effizienz
Mit nscale Invoice Management lassen sich Freigabeprozesse individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet – abhängig von Kostenstelle, Betrag oder weiteren definierten Kriterien.
Vertreterregelungen, Eskalationsstufen, Genehmigungsschwellen und das Vier-Augen-Prinzip sorgen für transparente und revisionssichere Freigabeprozesse. Offene Aufgaben können webbasiert und mobil bearbeitet werden. So bleiben Rechnungsprozesse auch bei Abwesenheiten oder standortübergreifender Zusammenarbeit effizient und nachvollziehbar.
Über die reine Rechnungsverarbeitung hinaus profitieren Unternehmen von den Vorteilen eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM). Mit nscale werden nicht nur Rechnungen, sondern auch alle zugehörigen Dokumente und Informationen zentral zusammengeführt.
Ob Bestellung, Lieferschein, Vertrag oder E-Mail – sämtliche rechnungsrelevanten Unterlagen stehen im jeweiligen Vorgang jederzeit digital zur Verfügung. Das erleichtert die Prüfung, beschleunigt Klärfälle und schafft maximale Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess.
Mit nscale Invoice Management und nscale eHub digitalisieren Unternehmen den gesamten Lebenszyklus einer E-Rechnung – vom sicheren Empfang über die automatisierte Verarbeitung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und dem rechtskonformen Versand. Das reduziert manuelle Arbeitsschritte, minimiert Fehlerquellen und schafft effiziente, zukunftssichere Prozesse.
Rechnungseingang automatisieren mit nscale IM
Die manuelle Bearbeitung eingehender Rechnungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Unterschiedliche Formate, verschiedene Eingangskanäle und aufwendige Freigabeprozesse kosten wertvolle Ressourcen. Mit nscale IM automatisieren Sie den gesamten Rechnungseingang und schaffen einen durchgängigen digitalen Workflow – unabhängig davon, ob Rechnungen als XRechnung, ZUGFeRD, PDF oder über andere Kanäle eingehen.
Bereits beim Rechnungseingang werden relevante Informationen automatisch erfasst und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt. Intelligente Prüfmechanismen unterstützen den Abgleich mit Bestellungen, Wareneingängen oder Stammdaten aus dem ERP-System. Auf dieser Grundlage werden Rechnungen regelbasiert an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet und durchlaufen definierte Prüf- und Freigabeworkflows.
Dank konfigurierbarer Prozesse lassen sich Genehmigungsstufen, Vertretungsregelungen, Fristen und Eskalationen flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, wodurch sich Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehlerquellen deutlich reduzieren. Sind alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen, kann die Rechnung direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben und – je nach Prozess – sogar vollständig automatisiert verarbeitet werden.
Mit nscale IM digitalisieren Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung nachhaltig und schaffen die Grundlage für schnellere Abläufe, mehr Transparenz und eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und Finanzbuchhaltung.
E-Rechnungen empfangen, konvertieren und rechtskonform versenden mit nscale eHub
Ein erfolgreicher E-Rechnungsprozess beginnt bereits beim sicheren Austausch der Rechnungsdaten. Unternehmen empfangen und versenden Rechnungen heute über verschiedene Kommunikationswege und in unterschiedlichen Formaten. Damit diese medienbruchfrei verarbeitet werden können, müssen sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und in standardisierte Formate wie UBL, UN/CEFACT CII (CrossIndustry Invoice), Factur-X, FatturaPA und OIOUBL überführt werden.
nscale eHub übernimmt als zentrale Datenaustauschplattform die technische Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Eingehende Rechnungen werden unabhängig vom Übertragungsweg – beispielsweise über Peppol, E-Mail oder andere digitale Schnittstellen – entgegengenommen, validiert und auf Konformität mit der europäischen Norm EN 16931 geprüft. Anschließend können die Daten automatisiert an nachgelagerte Systeme wie nscale IM, ERP- oder Finanzbuchhaltungslösungen übergeben werden.
Auch der Versand elektronischer Rechnungen erfolgt mit nscale eHub sicher und rechtskonform. Rechnungsdaten aus bestehenden ERP-Systemen werden automatisch in zulässige Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD konvertiert und über den gewünschten Kommunikationskanal an Kunden, Geschäftspartner oder öffentliche Auftraggeber übermittelt.
Durch die zentrale Steuerung des Rechnungsaustauschs schaffen Unternehmen einen standardisierten und zukunftssicheren Prozess für den Empfang und Versand elektronischer Rechnungen – unabhängig von Format, Kommunikationsweg oder eingesetzter Systemlandschaft.
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E-Rechnungen einfach managen
Das Wachstumschancengesetz zielt darauf ab, die Wirtschaft in Deutschland zu stärken und Unternehmen dazu zu bewegen, verstärkt in die Zukunftsfähigkeit ihrer Betriebe und des Landes zu investieren. Sie sind seit 2025 dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und auch auszustellen. Mit nscale gelingt das ganz einfach.
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Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen – ein sogenanntes XML-basiertes semantisches Datenmodell – das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert ist. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 02.10.2023 bereits erklärt, dass XRechnung grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die die Anforderung gemäß EN16931 erfüllt.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format für elektronische Rechnungen, das die Integration von strukturierten Daten in PDF-Rechnungen ermöglicht.
Es enthält also weiterhin die gewohnte bildliche Darstellung und wird daher auch als hybrides Format bezeichnet. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 02.10.2023 bereits erklärt, dass ZUGFeRD ab einer Version 2.0.1 grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die die Anforderung gemäß EN 6931 erfüllt.
Was ist PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein offenes, grenzüberschreitendes Netzwerk. Über eine einzige Verbindung erlaubt Peppol Dokumente innerhalb eines gemeinsamen Netzwerks auf standardisierte Weise zwischen verschiedenen, registrierten Geschäftspartnern auszutauschen.
Bisher hat dies in Deutschland vor allem den elektronischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern erleichtert. PEPPOL findet jedoch bereits international Anwendung und ermöglicht auch immer mehr B2B-Unternehmen den sicheren und standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich E-Rechnungen.
Was ist ViDA?
ViDA (VAT in the Digital Age) ist eine Initiative der EU-Kommission zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems. Die Idee: Meldepflichtige Daten sollen schneller und transaktionsgenau übermittelt und überprüft werden können, um Mehrwertsteuerbetrugsfällen vorzubeugen.
Das digitale Reporting soll die bisherigen zusammenfassenden Meldungen ersetzen und zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems beitragen. Die E-Rechnungspflicht in Deutschland dient als vorgezogene Maßnahme, um später die relevanten Daten leichter zentral zu melden bzw. zu erfassen. Voraussichtlich wird die Umsetzung eines Meldesystems auf EU-Ebene 2028 bzw. 2030 soweit sein.
Intelligente Automatisierung für eine effiziente Rechnungsverarbeitung
Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen endet nicht beim elektronischen Rechnungsempfang. Erst durch intelligente Automatisierung lassen sich wiederkehrende Aufgaben reduzieren und Bearbeitungszeiten nachhaltig verkürzen. Moderne Technologien unterstützen Unternehmen dabei, Rechnungen schneller zu prüfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und Freigabeprozesse effizient zu steuern.
Mit nscale IM profitieren Unternehmen von intelligenten Funktionen, die den gesamten Rechnungsworkflow unterstützen. Rechnungsdaten werden automatisch erfasst und validiert, während Plausibilitätsprüfungen sowie der Abgleich mit Bestellungen oder Wareneingängen im Hintergrund erfolgen. Dadurch werden Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und gezielt an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet.
Darüber hinaus unterstützt Künstliche Intelligenz bei der automatischen Kontierung und hilft dabei, Anomalien oder ungewöhnliche Rechnungsinhalte zu identifizieren. Fehlerfreie Rechnungen können – abhängig von den definierten Unternehmensregeln – vollständig automatisiert verarbeitet und ohne manuelle Eingriffe an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Diese sogenannte Dunkelverarbeitung reduziert den Bearbeitungsaufwand erheblich und schafft Freiräume für wertschöpfende Aufgaben.
Durch die Kombination aus Automatisierung, intelligenten Prüfmechanismen und flexiblen Workflows steigern Unternehmen nicht nur ihre Prozesseffizienz, sondern erhöhen gleichzeitig die Qualität und Transparenz ihrer Rechnungsverarbeitung.
Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen
Nach der Prüfung und Freigabe müssen E-Rechnungen gesetzeskonform archiviert werden. Dabei reicht es nicht aus, Rechnungen lediglich digital abzulegen. Elektronische Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden. Gleichzeitig muss das ursprüngliche, strukturierte Rechnungsformat erhalten bleiben, damit die maschinelle Lesbarkeit gewährleistet ist.
Mit nscale erfolgt die revisionssichere Archivierung automatisch als Bestandteil des digitalen Rechnungsprozesses. Neben der E-Rechnung selbst werden auch alle relevanten Informationen wie Prüfprotokolle, Freigaben, Bearbeitungsschritte und Metadaten sicher dokumentiert. So entsteht ein lückenloser Nachweis über den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung.
Durch die GoBD-konforme Archivierung erfüllen Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern profitieren auch von einer schnellen Recherche, transparenten Prozessen und einem sicheren Zugriff auf alle Rechnungsdokumente – jederzeit und standortunabhängig.
Unterstützte E-Rechnungsformate und Übertragungswege
Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, E-Rechnungen in unterschiedlichen Formaten zu empfangen, zu verarbeiten und zu versenden. Damit ein reibungsloser Datenaustausch gelingt, müssen sowohl nationale als auch internationale Standards unterstützt werden. Mit nscale setzen Sie auf eine Lösung, die sich flexibel in bestehende Geschäftsprozesse integriert und den Austausch elektronischer Rechnungen unabhängig vom Format oder Kommunikationsweg ermöglicht.
Zu den unterstützten Formaten gehören unter anderem XRechnung und ZUGFeRD, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Darüber hinaus verarbeitet nscale auch klassische PDF-Rechnungen sowie weitere elektronische Rechnungsformate und führt diese in einem einheitlichen Workflow zusammen.
Für den sicheren Datenaustausch stehen verschiedene Übertragungswege zur Verfügung. Neben dem Versand und Empfang per E-Mail unterstützt nscale auch den Austausch über das Peppol-Netzwerk, EDI-Verbindungen sowie weitere System-zu-System-Schnittstellen. Dadurch lassen sich E-Rechnungen nahtlos mit Kunden, Lieferanten, Behörden und bestehenden ERP-Systemen austauschen.
Unabhängig davon, auf welchem Weg eine Rechnung eingeht oder versendet wird, sorgt nscale für eine standardisierte Verarbeitung und einen durchgängigen digitalen Rechnungsprozess.
Ihre Vorteile mit nscale auf einen Blick
Die Einführung einer E-Rechnungslösung ist weit mehr als die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Mit nscale digitalisieren Sie Ihre gesamte Rechnungsverarbeitung und profitieren von effizienten Prozessen, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und Finanzbuchhaltung vereinfachen.
Mit nscale profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:
- Rechtssicherheit: Erfüllen Sie die Anforderungen der E-Rechnungspflicht sowie geltende Standards wie EN 16931 und GoBD.
- Automatisierte Prozesse: Reduzieren Sie manuelle Arbeitsschritte durch intelligente Workflows und automatisierte Rechnungsverarbeitung.
- Schnellere Freigaben: Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet und transparent bearbeitet.
- Nahtlose Integration: Integrieren Sie nscale problemlos in Ihre bestehende ERP-, Finanzbuchhaltungs- oder DMS-Landschaft.
- Unterstützung aller relevanten Formate: Verarbeiten und versenden Sie E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD sowie über Peppol, E-Mail oder EDI.
- Revisionssichere Archivierung: Archivieren Sie E-Rechnungen gesetzeskonform inklusive aller Bearbeitungs- und Freigabeschritte.
- Zukunftssicherheit: Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf kommende gesetzliche Anforderungen und die fortschreitende Digitalisierung des Rechnungswesens vor.
Mit nscale schaffen Sie eine zentrale Plattform für den gesamten E-Rechnungsprozess – von der ersten eingehenden Rechnung bis zum rechtskonformen Versand. So steigern Sie die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse und schaffen die Grundlage für eine nachhaltige digitale Transformation.
FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das von Computern (maschinenlesbar) automatisch verarbeitet werden kann.
Das bedeutet konkret:
E-Rechnung: strukturierte Datenformate wie XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, EDI/EDIFACT
Keine E-Rechnung: PDF, Papier, eingescannte Dokumente, Bilddateien (sogenannte “Sonstige Rechnungen”)
Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Die E-Rechnung soll:
- Steuerbetrug reduzieren
- digitale Prozesse beschleunigen
- Kosten senken und Umwelt schonen
Der Gesetzgeber setzt damit die EU-Richtlinie 2014/55/EU um und schafft die Grundlage für das kommende E-Reporting-System (Meldesystem für Umsatzsteuer).
Die Einführung der digitalen Rechnung bzw. elektronischen Rechnungsstellung soll nicht nur Steuerbetrug verhindern, sondern auch Prozesse beschleunigen und vereinfachen. Das E-Rechnungsgesetz bildet dabei die rechtliche Grundlage.
Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?
B2G (Business-to-Government):
seit 27.11.2020 Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
B2B (Business-to-Business):
- 2025: Empfangspflicht
- ab 2027/2028: Versandpflicht
Das E-Rechnungsgesetz 2025 regelt die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Es definiert genau, wer eine E-Rechnung erstellen muss und wer eine E-Rechnung empfangen können muss. Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen oder öffentliche Stellen senden, sind künftig gesetzlich dazu verpflichtet. Es gibt jedoch Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, Privatkunden (B2C) und bestimmte Sonderfälle je nach Branche sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung befreit.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Format | Beschreibung |
XRechnung | Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung, auch Business to Business |
ZUGFeRD (Profil EN16931) | Hybridformat: PDF + XML-Daten |
Factur-X | Französische Variante von ZUGFeRD |
EDI/EDIFACT | vor allem in Konzernstrukturen |
Für die E-Rechnung gibt es verschiedene Formate, darunter XRechnung, ZUGFeRD (Profil EN16931), Factur-X und EDI/EDIFACT. Die Frage ‚Welches Format für die E-Rechnung?‘ lässt sich also damit beantworten: Es sind alle Formate zulässig, die der EU-Norm EN16931 entsprechen.
Wie empfängt man eine E-Rechnung?
Sie möchten eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten? Dafür benötigen Sie entweder ein Rechnungsportal, eine ERP-Schnittstelle oder einfach ein spezielles E-Mail-Postfach, das den Empfang elektronischer Rechnungen ermöglicht. Eine digitale Lösung, die für den Empfang einer E-Rechnung geeignet ist, kann strukturierte Daten lesen und in eine für den Menschen lesbare Ersatzdarstellung umwandeln. So können Sie eine E-Rechnung öffnen, lesen und direkt weiterverarbeiten.
Für den Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie also:
- ein Eingangsportal, eine ERP-Schnittstelle oder ein E-Mail Postfach
- Formaterkennung und Konvertierung inkl. einer Ersatzdarstellung für den Menschen
- Prüf- und Freigabe-Workflow
- Archivierung nach GoBD
Was ist Peppol?
Peppol ist ein sicheres internationales Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten.
In Deutschland ist Peppol der bevorzugte Kanal für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern – und wird auch im B2B-Bereich immer wichtiger.
Was sind die Vorteile der E-Rechnung?
- schnellere Bearbeitung
- weniger Fehler
- Kosteneinsparungen bis zu 60 %
- Nachhaltigkeit
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Kann ich aus einem PDF eine E-Rechnung machen?
Ja, aber das ist nicht der optimale Weg.
Unser Ansatz:
Wir empfehlen, möglichst direkt auf den datenbasierten E-Rechnungsprozess umzusteigen.
Ein häufiger Wunsch ist es, eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umzuwandeln. Dies ist zwar möglich, jedoch liegt der Mehrwert der E-Rechnung in der direkten Nutzung strukturierter Daten aus den Quellsystemen.
Welche Software brauche ich für die E-Rechnung?
Das hängt von Ihrem Bedarf ab:
Je nach Unternehmensgröße gibt es verschiedene Lösungen – von Cloud-Portalen über ERP-Integrationen bis hin zu EDI- und Peppol-Schnittstellen. Unsere Lösung unterstützt alle gängigen Programme zur elektronischen Rechnungsstellung.
Kleinunternehmen | Rechnungsportale, Cloud-Dienste |
Mittelstand | ERP-Integration, E-Rechnungs-Plattformen mit Peppol |
Großunternehmen | E-Rechnungsplattformen, EDI-Schnittstellen, Peppol-Anbindung |
Wir bieten eine skalierbare Lösung, die von kleineren Volumina bis zur Massenverarbeitung alles unterstützt.
Was muss eine E-Rechnung enthalten?
Eine E-Rechnung muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. Dazu zählen Pflichtfelder und korrekte Datenformate. Das betrifft sowohl den Inhalt als auch die technische Struktur. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist Voraussetzung dafür, dass eine E-Rechnung korrekt verarbeitet werden kann.
Eine E-Rechnung muss folgendes erfüllen:
- alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben nach §14 UStG (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Steuersatz, Leistungsempfänger etc.)
- im richtigen Datenformat und strukturiert vorliegen (z. B. XML bei XRechnung, Hybrid bei ZUGFeRD)
Wichtig: Es gibt Businessregeln!
Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD folgen der EU-Norm EN 16931. Diese regelt nicht nur den Aufbau, sondern auch:
- Pflicht- und Kannfelder
- Vorgaben für die Datenbefüllung (z. B. Beträge mit Punkt statt Komma, standardisierte Einheiten)
- Steuerschlüssel und Taxonomie
- technische Validierung durch Schema-Checks
Beispiel:
- Eine Rechnungsnummer darf nicht doppelt vorkommen.
- Das Lieferdatum muss im Format JJJJ-MM-TT angegeben werden.
- Der Steuersatz muss in der richtigen XML-Position übergeben werden.
Unsere Lösung prüft alle Businessregeln automatisch:
- Formatvalidierung (z. B. XML-Schema)
- Businessregel-Prüfung (z. B. EN 16931,
- XRechnung-Spezifikationen)
- Fehlerprotokoll & Korrekturhilfe
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist wurde auf 8 Jahre reduziert (Wachstumschancengesetz 2024).
Rechnung ausgestellt:
- bis 31.12.2024: 10 Jahre
- ab 01.01.2025: 8 Jahre
Wichtig: Die E-Rechnung muss in der Ursprungsform archiviert werden (z. B. XML).
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung erstelle oder empfange?
Mögliche Folgen:
- Rechnungen sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt
- Bußgelder oder Steuerprobleme
- Konflikte mit Kunden und Lieferanten
Bitte halten Sie hierzu Rücksprache mit ihrem Steuerberater bzw. der Steuerkanzlei.
Wie starte ich mit der E-Rechnung?
Der Einstieg in die E-Rechnung gelingt am besten schrittweise und strukturiert:
- Analyse der Prozesse und Stammdaten
Ermittlung des aktuellen Stands im Rechnungsprozess und Prüfung der Stammdaten als Grundlage für den elektronischen Austausch. - Festlegen der Ziel-Lösung
Gemeinsame Auswahl der passenden Vorgehensweise – abgestimmt auf die bestehenden Systeme, rechtlichen Vorgaben und Prozessanforderungen. - Technische Umsetzung
Einführung der E-Rechnungslösung und Anbindung an vorhandene Systeme wie ERP oder Buchhaltung. - Schulung und Betrieb
Einweisung der Mitarbeitenden sowie Begleitung im laufenden Betrieb zur Sicherstellung eines effizienten Ablaufs.
Ziel ist ein reibungsloser, gesetzeskonformer und zukunftssicherer Rechnungsprozess.
Wo finde ich weiterführende Informationen zur E-Rechnung?
Für weitergehende Informationen empfehlen wir folgende Quellen:
BMF-Schreiben
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht regelmäßig sogenannte BMF-Schreiben, die alle rechtlichen Details zur E-Rechnung enthalten:
- aktuelle Standards (z. B. Formate, Übertragungswege)
- Übergangsfristen und Ausnahmen
- steuerliche Rahmenbedingungen
👉 BMF-Website – Aktuelle BMF-Schreiben
Ein weiterer Entwurf zu den nächsten Ausbaustufen der E-Rechnung liegt derzeit den Branchenverbänden zur Kommentierung vor und wird voraussichtlich im Laufe des Jahres veröffentlicht.
GoBD-Änderung
Auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) wurden zuletzt aktualisiert und nehmen Bezug auf die E-Rechnung, insbesondere bei:
- Archivierungspflicht elektronischer Rechnungen
- Verfahrensdokumentation und Unveränderbarkeit
- GoBD beim Bundesfinanzministerium
Regionale Informationen
Informationen und praxisnahe Umsetzungshilfen bieten auch:
- die Industrie- und Handelskammern (IHKs) in Ihrer Region
- die jeweiligen Branchenverbände, z. B. Verband elektronische Rechnung (VeR), Bitkom oder Brancheninitiativen
Dort finden Sie häufig Leitfäden, Webinare und Praxisbeispiele zur E-Rechnung.
Unser Tipp:
Nutzen Sie diese Quellen ergänzend zu unserer Beratung – so bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand.
Wichtiger Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass unsere Hinweise keine steuerliche Beratung darstellen. Für eine verbindliche Auskunft wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder das Finanzamt.
Schreiben Sie uns.
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Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
Ceyoniq Technology GmbH
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